7 Tipps für den effizienten Umgang mit Daten und Dokumenten
Der Jahreswechsel ist traditionell die Zeit, in der Unternehmer Ordnung in ihre Buchhaltung bringen. Aber selbst in vielen etablierten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) herrscht noch Unklarheit darüber, wie der steuerrechtskonforme Umgang mit kaufmännischen Daten und Dokumenten aussieht. Denn seit zum 1.1.2015 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft getreten sind, kommen einige Neuerungen auf die KMU zu.
Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei einem der Marktführer für integrierte Buchhaltungs-, Lohnbuchhaltungs- und Bezahlsysteme Sage (www.sage.de), rät deshalb: „Ich empfehle allen KMU, ihre Buchhaltung jetzt auf den Prüfstand zu stellen und die GoBD sehr ernst zu nehmen.“
Schnellcheck und Info-Paket
Damit sich KMU zu GoBD fit machen können, hat Sage einen Online-Bürokratiecheck erstellt, mit dessen Hilfe sich Unternehmen und Freiberufler schnell und bequem Auskunft über ihre GoBD-Fitness verschaffen können. Zudem hat das Unternehmen die wichtigsten Informationen zum Thema GoBD in dem kostenlosen Leitfaden „Die GoBD im Schnelldurchlauf“ zusammengefasst.
7 Tipps für die praktische Umsetzung der GoBG
Darüber hinaus gibt Sage-Chef Downar 7 Tipps, wie KMU die GoBD rechtskonform umsetzen können:
1. Jetzt informieren
Mancher Kleinunternehmer hat sich bisher noch nicht eingehend mit den zahlreichen Neuerungen beim Thema Buchhaltung und Steuern und insbesondere der GoBD beschäftigt. Doch Nichtwissen schützt nicht vor bösen Überraschungen – etwa im Falle einer Betriebsprüfung. Deshalb sollten sich kurz vor Jahresabschluss wirklich alle KMU, die ihre geschäftlichen Unterlagen nicht in Papier- sondern in digitaler Form archivieren, intensiv mit der Thematik GoBD befassen.
2. Die eigene Buchhaltung überprüfen
Die Vorschriften zum Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten zu kennen, reicht nicht aus – sie müssen auch umgesetzt werden. Ob sie das tun, können viele Handwerksbetriebe, Ärzte, Anwälte und andere Freiberufler und kleine Unternehmen teilweise nur schwer beurteilen. Der Bürokratiecheck von Sage gibt hier wichtige Hilfestellungen für eine Selbsteinschätzung.
3. Zeitnah buchen
Unmittelbare Auswirkungen auf die Buchführung in den Unternehmen haben die GoBD vor allem durch die Einführung eines Zeitlimits bei der Buchung von Eingangsrechnungen. Während die meisten Kleinunternehmen traditionell einmal im Monat buchen, wenn die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist, verlangen die GoBD eine „zeitnahe Erfassung“ innerhalb von acht bis zehn Tagen. Im Folgemonat ist die Buchung festzuschreiben. Anwender einer kaufmännischen Software mit Online-Banking-Integration haben dabei den Vorteil, dass ein großer Teil der Buchungsprozesse automatisch abläuft.
4. Elektronisch archivieren
Die GoBD liefern ein weiteres Argument für die digitale Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen, weil sie digitale Unterlagen den herkömmlichen Papierdokumenten formal gleichstellen. Zwar müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden, doch gescannte Papierdokumente können das Original ersetzen. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Telefonrechnung, die als PDF ankommt, muss auch so aufbewahrt werden, oder sie muss ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden. Wer nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, braucht also ein elektronisches Archiv, das die Anforderungen der GoBD erfüllt.
5. GoBD-zertifizierte Lösung einsetzen
Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Software vor, doch sie definiert Grundsätze für ein elektronisches Archiv. Dazu gehören Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der archivierten Daten und Dokumente. Da die Archivierungspflicht nicht nur für die Buchhaltung gilt, sondern auch für Anwendungen wie zum Beispiel die Warenwirtschaft, das Lohnsysteme oder den E-Mail-Client, sollten Unternehmen darauf achten, dass ihr Archiv nicht nur GoBD-zertifiziert, sondern auch auf die Zusammenarbeit mit ihren Software-Lösungen, wie z.B. Sage 50, Sage Office Line oder Sage Lohn XL abgestimmt ist.
6. Kontrolle behalten
Strebt man ein papierloses, digitales Büro nach GoBD an und wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, so schreiben die GoBD vor, ein internes Kontrollsystem einzurichten, anzuwenden und zu dokumentieren. Dazu gehören Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen ebenso wie Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen. Darüber hinaus sind Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten zu treffen. Was auf den ersten Blick vor allem aufwändig und lästig erscheint, kann sich nicht nur bei einer Betriebsprüfung, sondern auch in rechtlichen Auseinandersetzungen oder auch im Geschäftsalltag als äußerst hilfreich erweisen – wenn es beispielsweise darum geht, in einem Reklamationsfall nachzuvollziehen, wann welche Änderungen an einem Auftrag vorgenommen wurden.
7. Papierberge verringern
Die GoBD erlauben erstmals explizit, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten. Damit können Unternehmen und Freiberufler viel Platz im Büro sparen. Allerdings ist der Prozess der Papiervernichtung ebenso zu dokumentieren wie alle anderen Verfahren im Zusammenhang mit der Buchführung. Dazu müssen Unternehmen eine so genannte Verfahrensdokumentation erstellen, damit Betriebsprüfer die Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können.
Quelle: Sage Software GmbH
