Microsoft Excel ist ohne Frage das am meisten verwendete Programm zur Arbeitszeiterfassung beziehungsweise zur digitalen Erfassung von Stundenzetteln in Deutschland.
Inzwischen gibt es jedoch eine Reihe von einfachen und günstigen Alternativen.
Aus diesem Grund stellt sich die Frage, inwieweit Excel ein geeignetes Tool ist, um die Arbeitszeit in kleineren Unternehmen zu erfassen.
Preis- Leistungsverhältnis ist sehr gut
Der Preis einer Software ist selbstverständlich ein wichtiges Kriterium, vor allem für kleinere Betriebe. Dokumentiert ein Unternehmen die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter mit Excel, sind damit in der Regel kaum zusätzliche direkte Kosten verbunden. Das Programm Excel ist zwar kostenpflichtig, jedoch wird diese Software von den meisten Unternehmen auch für viele andere Zwecke benötigt, beispielsweise bei der Angebotskalkulation. Die Kosten verteilen sich also auf mehrere Anwendungsbereiche.
Flexibilität ist enorm
Excel ist wohl eine der flexibelsten Softwares für Zahlenberechnungen, die es gibt. Für eine Zeiterfassung kann man Excel somit genau an seine spezifischen Anforderungen anpassen. Die Erstellung detaillierter Arbeitszeitmodelle oder komplexe Mathematische Formeln ist somit überhaupt kein Problem. Im Anschluss müssen Sie nur noch die Arbeitszeiten und Notizen der Mitarbeiter eintragen. Einen Urlaubsplaner kann man passend hierzu ebenfalls erstellen.
Dies ist jedoch nicht der einzige Anwendungsfall von Microsoft Excel. Theoretisch kann man in Excel alles digital festhalten, was im entferntesten in einer Tabelle oder Liste festgehalten werden soll. So hat man alle Informationen in einem Programm und spart sich die Installation einer zusätzlichen Software.
Komplexität steigt mit der Anzahl der Mitarbeiter
Microsoft Excel ist aufgrund seiner Flexibilität sehr wertvoll. Jedoch kennen sich die wenigsten mit den komplizierten Formeln und Abhängigkeiten aus. Deshalb stellen viele Mittelständische und Großbetriebe extra für die Verwaltung von diesem Programm Mitarbeiter ein. Diese sind darauf trainiert und kennen sich bestens aus.
In kleinere Unternehmen lohnt es sich jedoch meistens nicht einen solchen Mitarbeiter einzustellen. Deshalb können an dieser Stelle viele Fehler entstehen. Beispielsweise wird eine Formel für die Gehaltsabrechnung falsch eingegeben oder aus Versehen ein Spalte oder Zeile unwiederbringlich gelöscht. Ein schlecht zu lesender Stundenzettel könnte falsch eingetragen werden, was für öfter vorkommt als man denkt
Zusätzlich steigert sich diese Komplexität parallel zu der Anzahl der Mitarbeiter. Je mehr Mitarbeiter angestellt sind, desto mehr Stundenzettel müssen übertragen werden und somit steigt auch die Wahrscheinlichkeit von Übertragungsfehlern.
Zeitaufwand erhöht sich
Zusätzlich zur Komplexität kommt der zeitliche Aufwand hinzu. Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten jeden Stundenzettel von jedem Mitarbeiter und jedem Arbeitstag einsammeln, entziffern und in Excel eintragen.
In den meisten klein- bis mittelständischen Unternehmen muss hierfür mindestens eine Aushilfskraft eingestellt und bezahlt werden. Das Problem ist, dass sich diese Person zusätzlich gut mit Microsoft Excel auskennen sollte, sonst sind die oben beschriebenen Fehler vorprogrammiert.
Abhängigkeit vom Gerät
Beim Kauf von Excel muss man schon im Voraus wissen, wie viele Lizenzen man braucht. Zusätzlich muss man die Software auf jedem Computer einzeln installieren und einrichten, womit noch einmal ein zusätzlicher Zeitaufwand entsteht. Dadurch entsteht auch eine gewisse Bindung zur Software und Hardware. Das kann vor allem in Zukunft zu Problemen führen, beispielsweise wenn der Lizenzcode verloren geht und man auf dem neuen Laptop kein Excel mehr hat. Cloud-Software hingegen benötigt keine Installation und ist sofort startklar. Das erklärt auch gut, warum diese Art der Software in den vergangenen Jahren enorm an Marktanteil zugenommen hat. Die Gerätebindung fällt dadurch ebenfalls weg.
Fazit
Microsoft Excel ist ohne Frage ein fantastisches Programm, um Arbeitszeit zu planen und zu erfassen. Außerdem kann man so gut wie jede Auswertung über dieses Programm erstellen und im Prinzip sämtliche komplexe Mathematischen Rechnungen lösen. Jedoch muss man sich mit der Software bestens auskennen, um sie auch voll nutzen zu können. Dies ist sehr zeitintensiv und nicht jeder Mitarbeiter, der für das Erfassen von Arbeitszeit zuständig ist beherrscht dieses komplexe Programm zu 100%. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit einer Falscheingabe und der enorme zeitliche Aufwand sehr hoch.
Vor allem kleine Betriebe können auf moderne Cloud-Lösungen wie Crewmeister (https://crewmeister.com/zeiterfassung/) zurückgreifen. Diese sind meist recht günstig und automatisieren den gesamten Prozess von der Erfassung der Mitarbeiter über mobile App oder Browser bis zur Auswertung und Weitergabe an den Steuerberater.
Gleichzeitig bieten solche Lösungen oft sogar eine Standorterfassung für mobil arbeitende Mitarbeiter und viele weitere Zusatzfunktionen an.
