Die meisten Geschäftsführer sehen in der Buchführung nicht mehr als ein lästiges Übel. Um eine korrekte Bilanz beim Finanzamt vorzuweisen und sich maximale Steuervorteile zu sichern, müssen sie sämtliche Transaktionen genauestens dokumentieren und verwalten. Dafür haben die wenigsten Arbeitgeber Zeit oder das nötige Fachwissen. Aber an wen können Sie die Verantwortung für solche Aufgaben übertragen, ohne dabei Ihr Budget zu überlasten oder ein Sicherheitsrisiko einzugehen? Auf diese Frage gibt es mehrere mögliche Antworten. Welche davon am besten zu den individuellen Zielsetzungen und Anforderungen Ihres Betriebs passt, können Sie hier herausfinden.
Lösung 1: Online-Software
Wer zusätzliche Ausgaben für einen externen Steuerberater umgehen möchte, kann auf einen Cloud-Service zurückgreifen. Dabei nutzen Sie eine Online-Software, die Sie nicht extra auf Ihrem Rechner installieren müssen. Auch wenn Sie weiterhin verantwortlich für die Buchhaltung bleiben, so nimmt Ihnen die automatische Datenverwaltung jedoch viele Fleißarbeiten ab. Zu den deutlichsten Vorteilen einer solchen Lösung zählen:
- Zeitersparnis
- Weniger Personalkosten
- Unabhängigkeit von Drittanbietern
- Gratis Ansprechpartner bei Fragen und Problemen
Was Sie im Einzelnen beachten sollten, wenn Sie beispielsweise Ihre Lohnabrechnungen online durchführen, können Sie auch in einem fachspezifischen Ratgeber ausführlich nachlesen.
Lösung 2: Offline-Software
Viele Unternehmer hegen nach wie vor Zweifel, ob sie Ihre Daten auf einem öffentlichen Netzwerk sicher ablegen können. Für alle, denen Schlagzeilen über geheime Überwachung und Hackerangriffe schlaflose Nächte bereiten, bieten Offline-Programme eine Alternative zur Cloud. Damit können Sie gezielt kontrollieren, wer auf Ihre Daten zugreift. Dieser Pluspunkt geht allerdings mit einem beachtlichen Arbeitsaufwand einher. Ähnlich wie bei Cloud-Anbietern müssen Sie sich selbst um Ihr Rechnungswesen kümmern. Dazu kommen zwei erhebliche Einschränkungen:
- Keine automatischen Updates: Sie müssen sich in regelmäßigen Abständen über gesetzliche oder technische Änderungen informieren, damit Ihr Rechnungswesen stets auf dem neuesten Stand bleibt.
- Kein Support-Team: Bei Schwierigkeiten können Sie sich nicht einfach eine kostenlose Beratung von Ihrem Anbieter einholen.
Aus diesen Gründen eignet sich eine Offline-Lösung nur für erfahrene Geschäftsführer, die genügend Vorkenntnisse mitbringen und nicht davor zurückscheuen, einen beträchtlichen Teil ihrer verfügbaren Stunden in die Finanzbuchhaltung zu investieren.
Lösung 3: Outsourcing
Wenn Ihnen sowohl Zeit als auch nötige Kompetenzen fehlen, bleibt immer noch die Möglichkeit, Ihre Buchführung komplett an einen außenstehenden Experten abzugeben. Dieser übernimmt folgende Aufgaben:
- Geschäftsvorfälle verbuchen
- Betriebseinnahmen und –ausgaben dokumentieren
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen bearbeiten
- Monats- und Jahresbilanzen erstellen
- Transaktionen mit Kunden und Lieferanten verwalten
- Steuererklärungen verfassen
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen ausstellen
Mithilfe einer solchen Unterstützung können Sie sich voll und ganz auf das Kerngeschäft Ihres Betriebes konzentrieren. Außerdem haben Sie die Gewissheit, dass ein professioneller Steuerberater genauestens darauf achtet, aktuelle Richtlinien und Gesetze einzuhalten. Dafür müssen Sie aber auch bei dieser Lösung einige Nachteile in Kauf nehmen, und zwar:
- Abhängigkeit: Zum Einen binden Sie sich an langfristige Verträge, zum Anderen sind Sie auf die fachlichen Kompetenzen von Drittanbietern angewiesen.
- Kontrollverlust: Ebenso wie bei einer Cloud-Software können Sie auch durch Outsourcing nicht mehr hundertprozentig steuern, wer Einblicke in Ihre Daten erhält.
- Umständliche Kommunikation: Eine externe Buchhaltung läuft nur dann erfolgreich, wenn die zuständigen Fachkräfte exakt über Ihre persönlichen Anforderungen und Wünsche Bescheid wissen. Das erfordert zeitaufwendige Korrespondenzen und Meetings, wobei sich etwaige Missverständnisse nicht immer vermeiden lassen.
Auswahlkriterien auf einen Blick
Egal für welche Lösung Sie sich letztendlich entscheiden – folgende Faktoren sollten Sie in jedem Fall berücksichtigen:
- Preis-Leistungsverhältnis: Zwar darf Sie ein externer Service nicht in Unkosten stürzen – gleichzeitig deuten auffällig niedrige Preise allerdings auf einen reduzierten Leistungsumfang bzw. mangelnde Qualität hin.
- Sicherheit: Sie müssen dafür sorgen, dass sämtliche Rechnungen, Belege und sonstige vertrauliche Informationen zu jeder Zeit vor unbefugten Zugriffen geschützt bleiben. Deshalb sollte Ihr Dienstleister das Zertifikat ISO 27001 für höchste IT-Sicherheitsstandards vorweisen.
- Flexibilität: Der technische Fortschritt wird auch in Zukunft die Wirtschaftswelt unaufhörlich verändern. Stellen Sie also sicher, dass die Software oder der Steuerberater Ihres Vertrauens bereit ist, sich immer wieder auf neue Technologien und damit verbundene Herausforderungen einzustellen.
