Datenmanagement: Die richtige Strategie ist bares Geld wert

Mittelstand Nachrichten gibt wertvolle Impulse in seiner Rubrik „Unternehmerwissen„. Heute schreibt Oliver Meinecke über ein Thema, das jedes Unternehmen interessieren sollte: Das Datenmanagement:

Datenmanagement schützt vor Datenchaos im Unternehmen!

Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts. Der Weg von der reinen Erhebung von Informationen bis hin zu verwertbaren und aussagekräftigen Datensammlungen ist allerdings komplex: Daten müssen konsequent sortiert, kombiniert und sinnvoll aufbereitet werden, wenn sie tatsächlich einen Wert haben sollen. Gut gepflegt sind sie für jedes Unternehmen bares Geld wert: Sie beschleunigen die firmeneigene Digitalisierung, erhöhen die Messbarkeit der Prozesse und bilden die Grundlage digitaler Geschäftsmodelle. Firmen, die ihre gesammelten Informationen nicht fachkundig managen, dürfen sich dagegen nicht wundern, wenn sie im Datenchaos versinken – und das kann teuer werden.

Daten sind der Rohstoff der digitalen Wirtschaft

In vielen Unternehmen stößt das Thema Datenpflege auf wenig Gegenliebe. Oftmals findet nur ein Minimum an digitaler Ordnung statt, bei dem lediglich die wichtigsten Daten festgehalten werden. Der Rest findet allenfalls sporadisch Beachtung oder wird gleich ganz ignoriert. Dabei sind Daten der Rohstoff der digitalen Wirtschaft: Als Produktionsfaktor für digitale Güter und Services sind sie ein unverzichtbares Geschäftskapital.

Angesichts dieser zentralen Rolle ist ein starkes, robustes Datenmanagement für Unternehmen überlebenswichtig, und zwar ganz unabhängig von Größe oder Branche des Betriebs. Datenmanagement beschreibt das sichere, effiziente und kostengünstige Erfassen, Speichern und Nutzen von Daten mit dem Ziel, ihre Verwendung dahingehend zu optimieren, dass diese Verwendung als Grundlage für wichtige Entscheidungen und Maßnahmen dienen kann. Eine ausgefeilte Datenmanagementstrategie ist wichtiger denn je, da Firmen zunehmend auf immaterielle Vermögenswerte angewiesen sind. Sie verhindert außerdem das Chaos, das quasi vorprogrammiert ist, wenn Unternehmen Daten zwar horten, aber nicht ordnen.

Datenerfassung findet in jedem Unternehmen statt

Egal, ob es eine Datenmanagementstrategie gibt, oder nicht: In der Materialwirtschaft werden zahllose Produkte angelegt, vom Hauklotz über den Hammer bis hin zur Schraube in jeglicher Größe. Gleichzeitig quillt die Finanzbuchhaltung über vor Belegen und Korrespondenz mit den Kunden, im System sind Ansprechpartner, Verkäufer und Hersteller angelegt – nicht selten sogar doppelt. Hinzu kommen Daten aus den Bereichen Personalwesen, Instandhaltung, Controlling und vieles mehr.

Wenn sich dann noch hunderte Benutzer gleichzeitig auf dem System tummeln, um Daten einzutragen und abzurufen, kommt schnell ein Terabyte zusammen. Die Verwaltung digitaler Unternehmensdaten umfasst eine breite Palette von Aufgaben, Richtlinien, Verfahren und Vorgehensweisen. Das ist sicherlich nervig und zu Beginn auch unübersichtlich. Aber: Sich dieser Herausforderung nicht zu stellen, wird langfristig teuer: Daten horten kostet Geld. Daten später aufzuräumen kostet noch mehr Geld. Falsche Daten zu haben kann sogar fatal sein. Um das zu vermeiden, braucht jedes Unternehmen eine Archivierungspolitik und klare Leitlinien.

Bestimmte Unterlagen und Daten – etwa aus den Bereichen Buchhaltung und Personal – müssen schon von Gesetzes wegen aufgehoben werden. Andere wiederum müssen zwingend gelöscht werden. So sehen es die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vor. Daten, deren Archivierung beziehungsweise Löschung nicht gesetzlich geregelt ist, sollten nicht länger aufgehoben werden, als dies unbedingt nötig ist – es sei denn, es gibt einen triftigen Grund. Weniger ist mehr, lautet hier die Devise.

Datenspeicherung braucht ein System

So, wie man die Buchhaltung nicht im Schuhkarton haben sollte, wenn der Steuerprüfer kommt, sollte man auch seine Datenbanken nicht schlecht sortiert an andere übergeben, wenn diese übernehmen. Besonders schmerzhaft macht sich Datenchaos an neuralgischen Punkten im Unternehmen bemerkbar.

Betriebsübergaben, Verkauf oder Zukauf, ein neuer Standort oder eine unternehmensinterne Umstrukturierung, Krisenzeiten oder der Weggang wichtiger Mitarbeiter offenbaren nicht selten eklatante Fehler im System. Datenmanagement ist damit ein Generationenprojekt. Unternehmen müssen in Sachen Datenmanagement bewusster werden und Bewusstsein schaffen. Firmen, die ihre Daten nicht in Ordnung haben, haben einen klaren Wettbewerbsnachteil. Was nutzt die beste Software mit immer neuen Tools, wenn die Basics – die Daten – fehlen? Wer nicht weiß, wie er eine solide Grundstruktur in sein Datenchaos bringen kann, sollte unbedingt die Hilfe eines Fachmanns in Anspruch nehmen. Der weiß, welche Tools sich besonders gut eignen, um für die nötige Struktur zu sorgen – und auch, was die Mitarbeiter wissen müssen, um diese zu bedienen. Denn: Auch das beste Werkzeug ist nur so gut wie derjenige, der es benutzt.

Autoreninfo

Oliver Meinecke ist IT-Projektmanager mit dem Schwerpunkt SAP und technische Komponenten. Er gilt als einer der führenden Experten im Umgang mit dem SAP Solution Manager und als Profi rund um die Themen Digitalisierung, IT-Intelligenz, IT-Aktualität, IT-Effizienz, Optimierung der Infrastruktur und Homeoffice. Seine Auftraggeber sind mittelständische Unternehmen und Konzerne, die komplexe, dezentrale Projekte mit internationalen und interkulturell besetzten Projektteams steuern und erfolgreich abschließen möchten. Oliver Meinecke trimmt Strukturen auf maximale Effizienz, indem er Prozesse, Datenbestände und IT-Strukturen radikal vereinfacht und reduziert. Dabei ist er ein herausragender Kommunikator, der IT und Menschen technisch und praktisch verbindet. Sein Ziel: Unternehmen in ihrer IT-Struktur autark, weniger krisenanfällig und selbstbestimmt machen, sie zu IT-Leadership-Exzellenz führen. Sein IT-Wissen gibt Oliver Meinecke regelmäßig in Podcasts, Whitepapern und Fachpublikationen weiter.

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