Warum Zeitmanagement nichts bringt…

… und trotzdem so elementar ist.

MiNa-Kolumne mit Mehrwert für Unternehmer

(Seinen Podcast finden Sie hier: https://goo.gl/mQRgQk)

Ich stelle mal eine Behauptung auf: Jeder Selbstständige ist gut darin, die eigene Zeit zu managen. Die allermeisten schaffen es wunderbar Ihren Arbeitstag zu strukturiert, Aufträge abzuarbeiten und Kunden zufriedenzustellen. Sonst würde das mit der Selbstständigkeit doch nicht funktionieren, oder? Meiner Erfahrung nach ist das zumindest so. Und trotzdem ist Zeitmanagement immer wieder ein großes Defizit-Thema. „Ich habe ein katastrophales Zeitmanagement“ oder „Ich bin schlecht darin meine Zeit zu managen“ sind exemplarische Aussagen, die ich zu hören bekomme.

Zugegeben: Mir ging es lange Zeit nicht anders. Viele Jahre war ich der Meinung, dass ich ein schlechtes Zeitmanagement habe. Dass ich es einfach nicht schaffe meinen Tag vernünftig zu strukturieren und zu planen. Heute sehe ich das etwas differenzierte. Und das hat nichts damit zu tun, dass ich mittlerweile ein besseres Zeitmanagement habe – aber dazu später mehr.

Vor einigen Wochen hatte ich einen Klienten im Coaching, der zu mir kam mit der Aussage: „Wir müssen uns unbedingt mal mein Zeitmanagement anschauen. Das bekomme ich überhaupt nicht auf die Reihe“. Im ersten Moment dachte ich, dass das genau das richtige Thema für mich ist, weil ich ja DER Zeitmanagement-Profi bin. Naja.

Als der Klient mir gegenübersaß, ließ ich mir erstmal sehr detailliert erzählen, wie er seinen Tag plant und organisiert. Angefangen vom Aufstehen am Morgen, über die Strukturierung des Bürotages, die Planung der privaten Aktivitäten mit der Familie bis hin zum abendlichen zu Bett gehen. Was soll ich sagen? Ich war ernsthaft überrascht und begeistert. Das, was ich da an Planung zu hören bekam, war wunderbar strukturiert, sauber priorisiert und sogar mit ausreichend Pausenzeiten versehen. Das war eine Planung, von der ich noch einiges lernen konnte. Und doch hatte dieser Klient eine Herausforderung mit seinem Zeitmanagement. Denn deshalb war er ja zu mir gekommen. Irgendwas an dem, wie er seine Zeit managte setzte ihn unter Druck und ließ ihn die Gelassenheit verlieren. Der Grund für diese Herausforderung zeigte sich, als wir uns im weiteren Verlauf anschauten, wie der zuvor geplante Tag dann in Wirklichkeit ablief.

In den Schilderungen des Klienten konnte ich als Beobachter von außen, neben der beschriebenen wunderbaren planerischen Struktur, ein scheinbar immer widerkehrendes Muster erkennen. Ein Muster, dass mich innerlich im ersten Moment zum Schmunzeln brachte: War es doch ein Muster, dass mir so wunderbar vertraut war. Denn es war genau mein Muster, das mir, früher mehr als heute, den Tagesplan über den Haufen warf. Die Geschichte war eigentlich ganz einfach: Der Plan des Klienten lief anfangs wunderbar. Und zwar genau so lange, bis auf der Agenda eine Aufgabe stand, die schlicht emotional unangenehm war. Und genau bei dieser Aufgabe fing der Plan des Klienten an, aus den Fugen zu geraten. Denn diese Aufgabe, die einen so unangenehmen Charakter hatte umging er, in dem er noch ein paar andere „wichtige“ Kleinigkeiten vorher erledigen musste. Dann allerdings würde er die geplante Aufgabe sofort in Angriff nehmen.

Sie können sich sicher vorstellen, was dann passierte: Er fand immer mehr dieser wichtigen Kleinigkeiten, die vorgeschoben werden konnten. Und irgendwann war dann der Tag soweit fortgeschritten, dass es sich ohnehin nicht mehr lohnte, diese Aufgabe anzugehen. Prima. Das große Dilemma an der Angelegenheit war, dass die nachfolgenden Aufgaben oft auch gleich mitgeschoben wurden. Und so am Ende des Tages gefühlt nichts erledigt war.

Sind wir mal ehrlich: Im Alltag gibt es – nicht nur bei Selbstständigen – gute Themen und es gibt Themen, die einfach weniger gut sind. Weil sie beispielsweise, wie oben angedeutet, eine emotionale Herausforderung darstellen: Wichtige Telefonate mit der Bank. Ein Gespräch mit einem zuletzt etwas unzufriedenen Kunden. Telefonakquise. Kritisches Mitarbeitergespräch. Ausarbeitung eines Angebotes, für ein vollkommenes Neuland-Thema. Diese Liste ließe ich noch um einige Punkte erweitern. Vielleicht kennen Sie aus Ihrem Alltag hier auch das eine oder andere Thema.

Und genau hier schließt sich der Bogen zu unserem heutigen Thema: Zeitmanagement bringt nichts. Lassen Sie es mich anders sagen. Zeitmanagement allein bringt nichts. Zugegeben: Es ist elementar wichtig zu wissen, wie ein Tag sinnvoll strukturiert und geplant werden kann. Doch von diesem Wissen und dem Aufstellen des Plans allein sind die Aufgaben noch nicht erledigt. Wenn Sie sich damit besser fühlen, dann informieren Sie sich bei einem der vielen Zeitmanagement-Gurus, kaufen seine Bücher oder nehmen an einem angebotenen Zeitmanagement-Seminar teil. Doch ich glaube das kann nicht alles sein. Denn in den meisten Fällen mangelt es nicht am Wissen. Und genau deshalb ist die Lösung des Zeitmanagement-Problems oft nicht auf der Wissens-Ebene zu finden.

Wie kann jetzt also eine Lösung aussehen?

Wenn Sie es bisher geschafft haben, einen Plan zu machen und Ihren Tag zu strukturieren, dann machen Sie das erstmal genauso weiter. Denn ich glaube daran, dass Sie aktuell Ihr bestes Sie in Sachen Zeitmanagement sind, das Sie aktuell sein können. Und daran dürfen auch Sie glauben!

Wenn Sie künftig im Tagesverlauf allerdings feststellen, dass es da eine Aufgabe gibt, die sie anfangen zu schieben, dann setzen Sie sich bitte ein klares Stop-Signal. Hören Sie auf diese Aufgabe wie den Schnee vor der Schaufel herzuschieben. Machen Sie einen Stop und nehmen Sie sich im ersten Schritt mal damit an, dass diese Aufgabe irgendwas beinhaltet, was Ihnen persönlich im Moment schwerfällt. Und das ist in Ordnung!

Mit dieser Erkenntnis können sich jetzt neue Optionen für Sie ergeben: Sie können sich bewusstmachen, was genau an dieser Aufgabe Ihnen so schwerfällt und schauen, wie Sie anders damit umgehen können. Sie können, wenn möglich diese Aufgabe auch an jemanden delegieren. Oder aber sie streichen diese Aufgabe einfach ohne Erledigung, weil Sie feststellen, dass sie nicht so wichtig war.

Sie können aber auch etwas ganz Verrücktes machen: Einem Termin bei Ihrem Coach ausmachen mit den Worten: „Wir müssen uns unbedingt mal mein Zeitmanagement anschauen. Das bekomme ich überhaupt nicht auf die Reihe“…

In diesem Sinne, Ihr

Christian Holzhausen – Anstifter zu mehr Gelassenheit.