Mit zunehmender Mitarbeiterzahl und räumlicher Ausdehnung steht jede Organisation vor neuen Herausforderungen. Im einfachsten Beispiel, wenn ein familiengeführtes Unternehmen seinen ersten externen Mitarbeiter einstellt, sieht es sich mit Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung seiner Kultur, der Kommunikation (z. B. könnte der externe Mitarbeiter anfangs die Dynamik und den Kommunikationsstil der Familie nicht verstehen), der Berichtsstruktur und mehr konfrontiert.
Wenn eine Organisation mehrere Geschäftsstandorte hinzufügt, werden die Herausforderungen noch schwieriger zu bewältigen. Während die geografische Expansion durch die Eröffnung mehrerer Büros Teil des natürlichen Wachstumsprozesses einer Organisation sein kann, sollte diese Expansion sorgfältig geplant und mit einem klaren Blick auf die bevorstehenden Herausforderungen umgesetzt werden. Ein Desk Sharing App kann dabei helfen, die Organisation und Nutzung dieser Ressourcen effizient zu verwalten.
Bevor wir zu den Herausforderungen und Lösungen übergehen, wollen wir kurz die Vorteile von mehreren Büros betrachten.
4 Gründe, warum Organisationen neue Büros eröffnen könnten
Es gibt einige typische Gründe, warum ein Unternehmen sich entscheiden könnte, mehrere Büros zu haben. Diese Gründe sind fast immer mit den übergeordneten strategischen Zielen und der Reife der Organisation verbunden und können Folgendes umfassen:
Besseren Zugang zu Talenten: Die Eröffnung von Büros an mehreren Standorten kann einem Unternehmen ermöglichen, mehr Talente aus vielfältigeren Talentpools anzuziehen. Es ist kein Zufall, dass viele Technologie- und Biotechnologieunternehmen in der Nähe bedeutender Forschungsuniversitäten wie dem MIT, Harvard und Stanford angesiedelt sind.
Markterweiterung: Mehrere Bürostandorte können einem Unternehmen ermöglichen, seinen Marktbereich zu erweitern, um eine breitere Basis von Kunden und Lieferanten zu erreichen. Regionale Vertriebsbüros haben beispielsweise traditionell Organisationen ermöglicht, mehr Aufmerksamkeit auf Käufer innerhalb dieser Region zu richten.
Besseren Kundensupport-Service: Die Nähe zu Kundenbüros ermöglicht persönlichere Interaktionen, Kundenzufriedenheit, schnellere Service-/Support-Reaktionszeiten und ein tieferes Verständnis der Kundenbedürfnisse vor Ort.
Potenzielle Kosteneinsparungen: In bestimmten Situationen gibt die Eröffnung eines neuen Büros einer Organisation Zugang zu niedrigeren Arbeits- und/oder Immobilienkosten, was zu Gesamtkosteneinsparungen für ein expandierendes Unternehmen beitragen kann.
Bewährte Methoden für das Management mehrerer Büros
Trotz der vielen oben beschriebenen Herausforderungen können Organisationen mehrere Büros effektiv verwalten, indem sie:
- Effektive Kommunikationsstrategien definieren und befolgen,
- In Arbeitsplatztechnologielösungen investieren und diese nutzen, und
- Eine Kultur und Praktiken fördern, die Zusammenarbeit und Inklusion ermöglichen.
Obwohl es keine festen Regeln gibt, die für das effektive Management mehrerer Büros gelten, sollten Sie einige bewährte Methoden sorgfältig in Betracht ziehen:
- Klare Ziele und Funktionen definieren
Welche strategischen Geschäftsvorteile erwarten Sie von der Eröffnung des neuen Standorts? Welche Arbeiten sollen im neuen Büro stattfinden und welche Personen oder Abteilungen werden diese Arbeit ausführen? Schließlich, was muss zur Unterstützung Ihrer strategischen Ziele und Ihrer Mitarbeiter eingeführt werden?
Wenn Ihre neuen Büros beispielsweise eine hybride Arbeitsumgebung mit flexiblen Arbeitsplätzen sind, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu Raumreservierungssoftware haben, mit der sie Platz reservieren können. Die Bürogestaltung hängt von der physischen Raumausstattung und den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter ab. Ein Lagerhaus benötigt beispielsweise wahrscheinlich nicht so viel buchbaren Büro- und Besprechungsraum wie ein globales Hauptquartier, aber es würde viel mehr Lagerplatz benötigen.
Wenn Sie mehrere Büros haben, ist es unerlässlich, dass jeder an jedem Standort seine Rolle und wie sie ins Gesamtbild dessen passen, was Ihre Organisation tut, versteht – warum, wann und wie. Dies erfordert, dass die Führungskräfte spezifische Ziele für jedes Büro festlegen, mit konkreten Zeitrahmen, wann jedes Ziel erreicht werden muss.
Wie bei jedem wichtigen Projekt erfordert auch der Umzug in ein neues Büro einen gut durchdachten Aktionsplan.
- Standardisierung von Prozessen über mehrere Teams hinweg
Sie müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn Sie einen Fahrplan für effektives Büromanagement erstellen. Nutzen Sie die Prozesse, Systeme und technischen Arbeitsplatzwerkzeuge, die für Ihre Mitarbeiter in Ihren bestehenden Büros funktionieren, um den Umzug in neue Büros zu unterstützen.
Natürlich müssen Sie mit dem neuen physischen Raum und seinen Möglichkeiten/Beschränkungen arbeiten, aber nutzen Sie Ihre bestehenden Prozesse, Systeme und Technologien als Ausgangspunkt, den Sie bei Bedarf anpassen können.
- Unterstützung der Unternehmenskultur
Die Unternehmenskultur definiert, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit ausführen – sie ist nichts, was Sie auf ein Wandposter oder Ihre Firmenwebsite schreiben können. Kultur ist nicht das, was die Leute sagen, was sie tun, sondern was sie tatsächlich tun. Die Förderung einer starken Unternehmenskultur ist für jedes Ihrer Büros unerlässlich, egal wo sie sich befinden.
Sie können dies durch die Erstellung von Richtlinien tun, ja, aber noch wichtiger ist klare, konsistente Kommunikation („das ist, was wir hier tun und was wir nicht tun“), die Geschichten, die Führungskräfte und Mitarbeiter einander erzählen, das Beispiel, das die Menschen setzen, wen Sie einstellen (und entlassen) und mehr. Die Ausrichtung von Veranstaltungen, sei es für geschäftliche Zwecke oder zum sozialen Miteinander, in jedem Büro kann dazu beitragen, die Kultur aufzubauen, ebenso wie Schulungen und Anreize.
Erfolgreiches Management von Büros beginnt mit Unspot
Die Führung eines erfolgreichen Unternehmens besteht größtenteils darin, Möglichkeiten zu finden, Herausforderungen auf dem Weg mit praktischen, kosteneffizienten Lösungen anzugehen, und sich mit den Marktbedingungen weiterzuentwickeln. Die Verwaltung mehrerer Standorte ist nicht anders. Wir hoffen, dass wir Ihnen geholfen haben, die Chancen und Herausforderungen besser zu verstehen, sowie bewährte Methoden, um die Herausforderungen anzugehen und Mehrwert aufzubauen.
