Auch in Home-Office-Zeiten sind Dienstreisen in manchen Branchen unerlässlich. Die persönliche Begegnung und das Gespräch unter vier Augen kann oft durch keine noch so gute Videokonferenz ersetzt werden.
Dienstreise-Profis wissen bereits, wie sie sich das Leben auf Tour erleichtern. Für diejenigen, die zum ersten Mal eine Dienstreise antreten, haben wir die wichtigsten 5 Tipps zusammengestellt, um das Reisen komfortabel zu gestalten.
Gute Planung ist das A und O
Natürlich gehört auf einer Dienstreise etwas Adrenalin dazu. Aber wer nicht abgehetzt oder gar zu spät zu seinem Termin erscheinen will, sollte im Voraus einige Planungsarbeit berücksichtigen. Folgende Tipps haben sich dabei bewährt:
Tipp 1: Frühzeitig Dienstreise planen
Es gibt im Geschäftsleben immer wieder spontan auftretende Gelegenheiten, aber tatsächlich auch viele Reiseanlässe, die sich sehr gut im Voraus planen lassen. Wer bereits weiß, zu welchen Messeveranstaltungen das persönliche Erscheinen erforderlich ist, sollte so früh wie möglich alles planen. Je näher der tatsächliche Termin rückt, desto spärlicher werden die Hotelzimmer und sie werden natürlich auch teurer. Als Frühbucher profitiert man in der Regel von günstigeren Preisen und hat zudem frühzeitig die Hände frei für weitere Aufgaben.
Tipp 2: Reichlich Zeitpuffer für Flugreisen
Für Dienstreisen, die in ferne Länder führen und per Flugzeug bewältigt werden müssen, gilt es, einen möglichst großzügigen Zeitpuffer einzuplanen. Denn am Flughafen sind stundenlange Wartezeiten üblich. Die Zeitplanung muss dabei bereits die Anreise berücksichtigen. Am Flughafen parken in Frankfurt, Düsseldorf oder München, klingt zwar praktisch, wer aber am Anreisetag mit Stau zu kämpfen hat, verpasst unter Umständen doch noch seinen Flieger. Entweder werden hier gleich mehrere Stunden Zeit zusätzlich eingeplant, oder es fällt die Entscheidung auf eine Anreise zum Flughafen per Bahn. Die Bahn hat zwar auch mit Verspätungsproblemen zu kämpfen, bietet aber in aller Regel schnelle Weiterfahrmöglichkeiten als Alternative an.
Tipp 3: Packliste nutzen
Wer ohnehin ein großer Fan von Checklisten ist, wird diesen Tipp gerne beherzigen. Man legt eine detaillierte Packliste mit allen wichtigen Dokumenten und persönlichen Gegenständen an, die für die Dienstreise benötigt werden. Dabei spielt es eine Rolle, ob die Unterbringung im Hotel oder in einem Apartment erfolgt, welche Gegebenheiten vor Ort vorherrschen und natürlich, wie lange die Dienstreise dauert.
Auf der Packliste sollten selbstverständlich alle für den Termin wichtigen Dokumente festgehalten sein, damit in der Aufregung nichts verloren geht. Eine Packliste kann heute mit einer entsprechenden App erstellt werden. Wer sich allerdings optimal absichern möchte, kann sie zusätzlich auf Papier niederschreiben, damit ein leerer Akku der Planungssicherheit nicht im Weg stehen kann.
Tipp 4: Wartezeiten gestalten
Auf Reisen sind Wartezeiten ganz normal, egal, ob man sich für Flugzeug, Bahn oder Auto entscheidet. Wer bei Dienstreisen mit allzu langen Wartezeiten konfrontiert ist, kann diese produktiv nutzen, anstatt einfach nur die Stunden abzusitzen. Möglicherweise gibt es E-Mails, die beantwortet werden müssen. Oder es gibt Aufgaben, mit denen man das Büro am heimischen Standort unterstützen kann.
Nicht zuletzt ist es auch eine produktive Zeitnutzung, wenn man relevante Websites oder Blogs liest und sich über Podcasts themenspezifisch informiert. So kommen nicht selten interessante und innovative Ideen zustande, die dann wiederum für frischen Wind beim Geschäftstermin sorgen können.
Tipp 5: Kontaktliste analog dabei haben
Trotz sorgfältigster Planung hat man den Anschlusszug oder den Flieger verpasst oder das Auto hat unvorhergesehen einen Motorschaden erlitten? Auch auf Dienstreisen ist man vor solchen Eventualitäten nicht geweiht. Wer frühzeitig Bescheid gibt und das Treffen verschiebt, behält ein professionelles Gesicht. Dienstreisende, die hier auf Nummer Sicher gehen möchten, nehmen eine Liste mit den wichtigsten Kontakten in analoger Form mit. Ganz altmodisch auf Papier können auch Akkuprobleme den wichtigen Telefonaten keinen Strich durch die Rechnung machen.
