Arbeitszeiterfassung: Warum die Excel Tabelle Schnee von gestern ist

Mittlerweile ist genaue Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben und unerlässlich zur Überprüfung der eigenen Produktivität. Als Führungskraft und Mitarbeiter:in müssen Sie Ihre Anwesenheit sowie Aufgaben – und Projektbezogene Zeiten erfassen – so kontrollieren Sie ihre Budgets und überblicken Ihren Fortschritt.

Oft wird als Default-Zeiterfassung Excel gewählt. Das kann zwar gut funktionieren, bleibt jedoch häufig hinter besseren Alternativen zurück…

Excel funktioniert in bestimmten Fällen

Excel ist naheliegend weil es in den meisten Betrieben vorhanden – also kostengünstig ist. Meist werden Arbeitszeiten genau genommen nicht in Excel erfasst, sondern von nebenbei geführten Stundenzetteln eingetragen und per Excel gespeichert. Die benötigten, auf die Arbeitsweisen und das Unternehmen zugeschnittenen Excel-Vorlagen werden oft von versierten Mitarbeiter:innen erstellt. Team-Mitglieder werden geschult und tragen manuell Ihre Arbeitszeiten ein – welche dann von der Personalabteilung übertragen und abgerechnet werden.

Im Internet findet man zudem viele kostenlose Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung – diese sind allerdings oft überraschend unpassend an eigene Bedürfnisse angepasst und müssen abgeändert werden. Was an Anschaffungskosten gespart wird fällt häufig beim erstellen, anpassen und übertragen der Tabellen an Personalkosten an. Aus der intuitiven Lösung Excel wird plötzlich ein mehrstufiger Prozess, den nur bestimmtes Personal durchblickt – und der ordentlich Zeit verschlingt.

Arbeitsschritte bei der Zeiterfassung mit Excel

1. Erstellen oder Anpassen der Vorlage durch fähiges Personal
2. Eintragen der Arbeitszeiten durch Mitarbeiter:innen
3. Verschicken der Tabellen an die Buchhaltung
4. Rückfragen und Korrekturen mit einzelnen Mitarbeiter:innen abstimmen
5. Ergebnisse in die Rechnung übertragen

Erfasste Arbeitszeiten können geschätzt oder gerundet werden. Über die Monate entstehen so teils massive Ungenauigkeiten. Wie genau die Arbeitszeiten erfasst werden und ob sie im Nachhinein bearbeitet werden ist für Arbeitgeber nicht nachvollziehbar.

Korrekturen oder Änderungen bleiben bei Excel nämlich verborgen. In kleinen, vertrauten, Excelversierten Kreisen kann Zeiterfassung so durchaus funktionieren – bedeutet allerdings auch hier einen gewissen Arbeitsaufwand. Auch das Einhalten des Datenschutzes (z.B. durch das manuelle Speichern und Löschen von Daten) muss per Hand geschehen.

Excel bleibt meist unflexibel

Für zunehmend viele Unternehmen werden flexible Arbeitszeitgestaltungen zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor. Schwankende Auslastungen oder starke Kundenorientierung erfordern zwar einen wirtschaftlichen Ansatz, doch Unternehmen werden gleichzeitig oft attraktiver umso eigenständiger Mitarbeiter:innen sich ihre Arbeitszeiten selbst einteilen können.

Eine Vielzahl an Arbeitsmodellen, unterschiedliche Mengen an Arbeitszeiten, individuelle Strukturen und persönliche Regulierungen lassen sich durch Arbeitszeiterfassung mit Excel schwer überblicken und verwalten. Der manuelle Aufwand wird schlichtweg sehr teuer.

Excel bleibt statisch und inkompatibel

Bei ernsthafter Auseinandersetzung mit diesen Themen stoßen Sie als Verantwortlicher eines Teams so schnell an harte Grenzen – denken Sie an die teils komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben für Mitarbeiterzeiterfassung. Wollen Sie Terminals am Arbeitsplatz für die Zeiterfassung nutzen? Mit Excel bleibt das stets unmöglich.

Andere Systeme haben Schnittstellen, mit denen Ihre Daten direkt zur Personalverwaltung oder Lohnabrechnung übertragen werden können. Da dies bei Excel fehlt verzögert sich der Abrechnungsablauf und wird teurer. Außerdem kann nur ein Nutzer auf eine Tabelle zugreifen, für eine Übersicht oder Kontrolle muss also erst eine E-Mail verschickt werden – die morgen wieder überholt ist.

Die Zeiterfassung mittels Software spart Zeit und ist einfach zu bedienen

Eine Software zur Zeiterfassung wird nutzerspezifisch über Mac, PC, Smartphone, Tablet oder jeden Browser bedient. Sie tragen alles über eine vorgefertigte Maske ein und können kostensenkende Funktionen der Software nutzen. Gute Zeiterfassungssoftware bietet so oft einen deutlichen Mehrwert.

Der Verwaltungsaufwand reduziert sich erheblich – und ist gesetzeskonform

Eine Software überprüft die Kompatibilität Ihrer Einträge und macht Sie auf Fehler beim Eintragen der Arbeitszeit oder das Vergessen von Ein – und Ausbuchen aufmerksam. Die Stundenabrechnung erfolgt automatisch auf Basis der Voreinstellungen der Software. Fehler, Korrekturen, Rücksprachen und Auswertung der Daten – alles manuelle Arbeitsschritte bei Excel – entfallen so vollkommen.

Zudem können Sie die Zugangsberechtigungen auf bestimmte Daten skalieren. Einige Mitarbeiter:innen brauchen nunmal Zugang zu bestimmten Blättern um Projektfortschritte einsehen und Budgets aktuell berechnen zu können. Ob Stundenzettel oder Projektplanungen – alle Entwicklungen sind bei Bedarf transparent und von ausgewählten Leuten immer genau einsehbar.

Optimaler Überblick und Transparenz – ein komplettes System

Korrekturen können zudem jederzeit vorgenommen werden und sind dazu noch nachvollziehbar: Wer hat wann was geändert, was wurde überschrieben? Die richtige Software speichert alle Änderungen und Eintragungen und erspart so gegebenenfalls viele Diskussionen.

Im Gegensatz zur Zeiterfassung bei Excel bleibt eine Software wie TimeTrack flexibel für betriebliche Änderungen. Neue Arbeitszeitvereinbarungen, die Umstellung auf Homeoffice, Urlaubsregelungen oder gesetzliche Vorgaben werden einfach vom System übernommen und erlauben Ihnen eine übersichtliche Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle.

Bei dynamischen Übergängen zwischen Projekten und Kunden können Sie Ihre Arbeitszeiten zudem über eine Stoppuhrfunktion erfassen. Bei Projektwechsel oder dem Beenden eines Arbeitsschrittes aktivieren Sie die Uhr – und bald wird die Arbeitszeit sekundengenau erfasst, das manuelle Eintragen Ihrer Arbeitszeiten wird zur Notlösung degradiert.

Kollaborieren Sie auch aus der Ferne

Gleichzeitig können die Daten mehrerer Mitarbeiter:innen in Teams zusammengetragen oder nach Projekten geordnet werden. So dient die Software Ihnen sowohl als Freelancer als auch als Unternehmen mit Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt.

Sie bekommen relevante Faktoren wie Überstunden, Arbeitszeiten und Fehlzeiten auf Knopfdruck einfach angezeigt – ohne erst auf die Abrechnung am Ende des Monats warten zu müssen. So werden außerdem die Leistungen von besonders Starken Mitarbeiter:innen sofort erkannt und andernorts können Schwächen besser (und sofort) gefördert werden.

Schließlich werden die Datentransfers für die Personalverrechnung per Schnittstelle automatisch an die bezüglichen Mitarbeiter:innen weitergeleitet.

Die Vorteile im Überblick:

• Genaue, korrekte und unmittelbare Zeiterfassung
• Zeitdokumentation flexibel zur Arbeitssituation – ob mit Mac, PC, Smartphone, Tablet oder Terminal
• Automatische und übertragbare Stundenabrechnungen und Auswertungen
• Aktuelle KPIs zur Unternehmenssteuerung
• Überprüfte gesetzliche und Unternehmensspezifische Vorgaben
• Automatische Weiterleitung an die Buchhaltung
• Reduzierte Kosten durch weniger Personalaufwand und Administration
• Projekt- und Zeiterfassung nach Aufgabe, Projekt und Kunden
• Von überall aktuell einsehbar

Auch wenn die Arbeitszeiterfassung Excel auf den ersten Blick kostengünstig und für Ihr Zeitmanagement im Unternehmen ausreichend erscheint, ist diese Art der Zeiterfassung aufwändig, fehleranfällig und intransparent. Korrekturen und Rückfragen kosten Zeit, das manuelle Eintragen der Arbeitszeiten in Excel ist veraltet.

Mit TimeTrack können Sie Arbeits- und Projektzeiten einfach und vor Ort digital erfassen. Die Daten werden von der Software überprüft und können nahtlos übertragen oder exportiert werden. Somit schließen Sie Fehler und Ungenauigkeiten nahezu aus.