Freiberufler gibt es mittlerweile in nahezu allen Branchen. Die Hürden in die Selbstständigkeit sind in Deutschland relativ gering. Wer sein eigenes Dienstleistungsunternehmen gegründet hat, sollte sich aber bereits von Beginn an Gedanken über die Buchhaltung machen. Unwissen und Fehler können im Worst Case teuer enden. Denn das Finanzamt ist auch bei Gründern nicht nachsichtig.
Grundsätzliche Anforderungen an die Buchführung kennen
Freelancer sollten sich direkt nach der Unternehmensgründung mit der Buchhaltung auseinandersetzen. Denn Fehler werden vom Finanzamt nicht verziehen und Unwissen schützt vor Strafe und Nachzahlungen nicht. Oft fehlt jedoch vor allem in der Gründungsphase die Zeit, sich mit Steuergesetzen und Fristen für Abgaben auseinanderzusetzen. Daher ist es auch für Kleinunternehmer empfehlenswert, die Dienste einer Steuerkanzlei in Anspruch zu nehmen. Egal, ob Freelancer in Berlin oder in Oldenburg Steuerberater suchen. Da der Bedarf an Experten enorm ist, findet sich in der näheren Umgebung stets eine passende Kanzlei. So sind Unternehmer von Beginn an in guten Händen und müssen sich keine Sorgen um die Buchhaltung machen. Dennoch schadet es nicht, sich auch selbst mit der Thematik auseinanderzusetzen. Bei der Buchhaltung geht es grundsätzlich um vier wichtige Punkte:
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Manipulationsschutz
Selbst kleine Unternehmen und Freelancer sind nicht vor einer Finanzprüfung gefeit. Wenn man mit einem Wirtschaftsprüfer Bekanntschaft macht, sollten die vier Eckpunkte der Buchhaltung unbedingt erfüllt werden. Dann geht die Prüfung ohne Probleme über die Bühne. Besonders wichtig sind Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und Vollständigkeit. Daher darf es grundsätzlich keine Buchung ohne Beleg geben. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen durch eine entsprechende Rechnung belegt werden können. Geht die Rechnung für das Parkticket am Flughafen verloren, darf auch ein Eigenbeleg ausgestellt werden. Bei kleineren Summen und in Einzelfällen wird es vom Finanzamt keine Rückfragen geben. Wird der Eigenbeleg aber für große Summen oder regelmäßig ausgestellt, kann dies durchaus zu Problemen führen. Dann kann es im Worst Case zu einer Strafzahlung und/oder einer Anzeige kommen. Bei der Buchhaltung spielt auch der Manipulationsschutz eine wichtige Rolle. Daher braucht es zusätzlich zu einer Kopie auch stets den Originalbeleg. Zudem müssen alle Rechnungen immer vollständig und fortlaufend nummeriert sein.
Belege sammeln und digitalisieren
Bereits ab dem ersten Tag der Selbstständigkeit müssen alle Belege gesammelt werden. Freelancer sollten sich hierbei auch direkt Gedanken um die Aufbewahrung machen. Denn Rechnungsbelege im Zusammenhang mit einer Geschäftstätigkeit müssen in Deutschland 10 Jahre gesammelt werden. Ein gängiger Anfängerfehler ist, dass Belege nicht gescannt werden. Kassenbons verblassen aber bereits nach zwei bis drei Jahren und sind dann unleserlich. Vor allem bei größeren Summen kann es dann wieder problematisch werden, wenn der Beleg unleserlich ist. Grundsätzlich sollte die Buchhaltung auch für Freiberufler möglichst digitalisiert werden. Dafür kann eine Excel-Tabelle samt Ordnern erstellt oder alternativ auf kostenpflichtige Software von Drittanbietern zurückgegriffen werden.
Einfache Buchführung ist meist ausreichend
Damit das leidige Steuerthema einfacher und weniger zeitintensiv wird, können viele Freelancer auf die einfache Buchführung zurückgreifen. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gegenübergestellt. Freiberufler dürfen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung unabhängig von ihrem Umsatz und Gewinn nutzen. Handelt es sich um Gewerbetreibende, darf der Umsatz nicht über 600.000 Euro oder der Gewinn nicht über 60.000 Euro steigen. Im Vergleich zur Bilanz mit Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist die EÜR relativ simpel. Wer genau arbeitet und Einnahmen sowie Ausgaben direkt vermerkt, kann kaum etwas falsch machen. Dann muss nur noch auf die Abgabefrist geachtet werden. Die einfache Buchführung ist bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt einzureichen. So bleibt genügend Zeit, um das vergangene Geschäftsjahr aufzuarbeiten.
