Nicht jedes Startup ist zur Buchhaltung verpflichtet, doch eine gut geführte Buchhaltung ist nicht nur für das Finanzamt und potenzielle Geldgeber von Bedeutung, sondern hilft auch den Gründern selbst, die finanziellen Ströme ihres Unternehmens zu überwachen und optimal zu steuern. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die grundlegenden Anforderungen und Best Practices der Buchhaltung für Startups und Gründer.
Startups und die Buchführungspflicht
Eine gründliche Buchhaltung erfordert Arbeit. Kein Wunder, dass sich Gründer die Frage stellen, ob diese Arbeit überhaupt notwendig ist. Für Kapitalgesellschaften, das Handelsgewerbe und Kaufleute gilt grundsätzlich die Pflicht zur Buchführung, die zahlreichen steuerrechtlichen Regelungen unterworfen ist. Ausgenommen von der Buchführungspflicht sind Freiberufler, land- und forstwirtschaftliche Unternehmen sowie Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende, die bestimmte Umsatz- bzw. Gewinngrenzen nicht überschreiten. Doch auch für Startups, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, kann sich eine Basisbuchhaltung lohnen, um den Überblick über ihre Finanzen zu behalten. Bei wachstumsstarken Startups – insbesondere solchen, die mit Risikokapital arbeiten wollen – benötigt zudem das Management Zugang zu detaillierten Finanzberichten. Die Buchführung ist schließlich nicht nur interessant für den Fiskus und Geldgeber, auch intern spielt sie eine wichtige Rolle, damit Gründer sehen, wo Gelder hinfließen und wie sie optimal eingesetzt werden können.
Zur kaufmännischen Buchführung sind folgende Unternehmensformen verpflichtet:
- Eingetragene Kaufleute
- oHG
- KG
- AG
- GmbH
- UG (haftungsbeschränkt)
Grundlagen kennen
Zunächst müssen die Grundlagen bekannt sein, damit die Buchhaltung korrekt und den offiziellen Anforderungen vom Finanzamt entsprechend durchgeführt werden kann. Startup-Gründer müssen sich über Fristen und Termine informieren, zu denen Vorauszahlungen geleistet und Belege eingereicht werden müssen. Die Basis für die korrekte Buchhaltung bilden die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Klingt kompliziert, doch einmal verinnerlicht, ist deren Anwendung halb so schwer. Bei den GoBD geht es vor allem darum, Belege und Dokumente derart aufzubewahren, dass keine Änderungen und Manipulationen möglich sind. Im Rahmen einer umfassenden Digitalisierung ist eine GoBD-geprüfte Software meist eine einfache Lösung.
EÜR und doppelte Buchführung
Eine ordnungsgemäße Buchführung bedeutet, dass das Startup den Stand seiner Geschäfte und die Vermögenslage wiedergibt. Zum Basiswissen Buchhaltung gehört daher auch die Kenntnis der beiden Hauptarten der Buchhaltung: die doppelte Buchführung (Doppik) und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Startups, die zur Buchführung verpflichtet sind, müssen sich der doppelten Buchführung bedienen. Dabei werden Geschäftsvorfälle auf einem Soll- und einem Haben-Konto doppelt verbucht, chronologisch erfasst und in einem Hauptbuch inhaltlich geordnet. Nebenbücher führen zusätzliche Details auf. Die doppelte Buchführung gilt als komplex und anspruchsvoll, bietet dafür jedoch einen genauen Überblick über die Geschäftsvorgänge, ermöglicht detaillierte Auswertungen und kann die Kreditwürdigkeit bei Banken verbessern, was besonders für wachsende Unternehmen von Vorteil ist.
Die EÜR ist einfacher und gilt für bestimmte Gruppen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Dazu gehören Kleinunternehmer, Freiberufler, Unternehmen mit einem Gewinn oder einem Umsatz unter einer bestimmten Grenze pro Wirtschaftsjahr sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe. Bei der EÜR werden Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge gegenübergestellt. Der Gewinn wird ermittelt und an das Finanzamt gemeldet. Es gilt das Zufluss- und Abflussprinzip, was bedeutet, dass nur tatsächlich gezahlte Rechnungen berücksichtigt werden.
Übrigens: Belege im Rahmen der Buchhaltung müssen zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden.
Selbst machen oder machen lassen?
Startups können ihre Buchhaltung entweder selbst erledigen oder einen Steuerberater damit beauftragen, die Buchhaltung zu übernehmen. Beides hat seine Vor- und Nachteile. In jedem Fall bietet es sich an, zunächst eine individuelle Beratung bei einem Steuerfachmann in Anspruch zu nehmen – alles andere würde bedeuten, am falschen Ende zu sparen. Abhängig von der Art des Unternehmens kann die Buchführung mehr oder weniger komplex sein und es können sich leicht Fehler einschleichen, die unter Umständen teuer werden. Wer sich nach der Beratung zutraut, seine Buchhaltung selbst zu übernehmen, wird damit nicht nur Kosten sparen, sondern auch ein besseres Gefühl für die Unternehmensfinanzen bekommen. Zudem können gute Buchhaltungssysteme und eine passende Softwarelösung den Prozess der Buchführung erleichtern.
Die passende Software
Doch was zeichnet eine gute Softwarelösung aus? Die Anforderungen an die Buchhaltungssoftware können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Daher ist es ratsam, verschiedene Anbieter und die genauen Funktionen ihrer Softwarelösungen zu vergleichen, denn die Software sollte optimal zum Startup passen und über die richtigen Schnittstellen zu externen Anwendungen verfügen. Ein Startup, das Handel treibt, benötigt eine Anbindung an die Warenwirtschaft, die für ein Dienstleistungsunternehmen kaum eine Rolle spielt. Zudem ist eine Softwarelösung, die mit dem Unternehmen wachsen kann und sich erweitern lässt, meist eine gute Idee.
