Checkliste für Ihre Messeplanung 2021

Auch im digitalen Zeitalter, in dem das Internet vielfältige Möglichkeiten bietet, Waren und neue Produkte zu präsentieren, haben die klassischen Messen nichts von ihrer Attraktivität verloren. Sie sind nach wie vor beliebte Marktplätze, auf denen sich Menschen treffen, wichtige Kontakte geknüpft und nicht zuletzt auch Geschäfte gemacht werden. Es ist nicht selten die persönliche Begegnung, die am Ende den Ausschlag gibt. Sobald die pandemische Lage es wieder zulässt, werden viele der mehr als 160 Messen, die vor Covid pro Jahr in Deutschland veranstaltet wurden, erneut Produzenten, Händler und Kunden zusammenbringen. Nach Videokonferenzen und Home-Office sehnen sich viele Menschen wieder nach physischen Treffen und echten Gesprächen, die ohne technische Hilfsmittel in der realen Welt geführt werden können. Grund genug, sich schon jetzt mit der Messeplanung für die Post-Pandemiezeit zu beschäftigen. Wenn auch Sie mit Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten erfolgreich an einer solchen Verkaufsveranstaltung oder Gewerbeschau teilnehmen möchten, dann gilt es, einige grundlegende Dinge zu beachten.

Ohne eine gründliche Planung kein Erfolg

Alles beginnt mit einer sorgfältigen Planung. Eine jede Planung bedarf aber eines zuvor definierten Ziels. Stellen Sie sich die Frage, welche Absicht Sie mit der Teilnahme an einer Messe verfolgen. Wollen Sie vor allem die Bekanntheit Ihres Unternehmens steigern? Oder möchten Sie vielleicht Ihr neues Produkt einer breiten Öffentlichkeit vorstellen? Vielleicht suchen Sie aber auch nach einer Veranstaltung, die beste Voraussetzungen bietet, um Ihre Waren direkt vor Ort zu verkaufen? Die unterschiedlichen Messekonzepte ermöglichen es Ihnen, eine Veranstaltung zu finden, die Ihnen beste Voraussetzungen bietet, um Ihre selbst definierten Ziele zu erreichen. Setzen Sie die richtigen Schwerpunkte und entwickeln Sie realistische Vorgaben, die Sie am Ende auch erfüllen können.

Auf der Basis dieser Zielvorgaben gilt es dann, eine Veranstaltung zu finden, die optimale Bedingungen zur Umsetzung Ihrer Pläne bietet. Auch in diesem Stadium der Messevorbereitungen ist es wichtig, sich die richtigen Fragen zu stellen.

• Welche Messen passen zu meinen Produkten?
• Welche Veranstaltungen sprechen meine Zielgruppe an?
• Welche Ausstellungen finden zu einem passenden Zeitpunkt statt?

Das zur Verfügung stehende Budget stets im Blick behalten

Eine gute Übersicht über alle in Deutschland stattfindenden Messen bieten die Seiten messen.de und messeinfo.de. Hier finden Sie alle relevanten Informationen zu den einzelnen Veranstaltungen. Ist eine Messe gefunden, die Ihren Vorgaben gerecht wird, muss geklärt werden, ob das zur Verfügung stehende Budget ausreicht, um an der gewünschten Veranstaltung teilzunehmen. Nicht nur die Standpreise, die sich je nach Veranstaltungsort stark unterscheiden können, sondern auch die weiteren Kosten sollten exakt kalkuliert werden. Hotelpreise spielen dabei ebenso eine wichtige Rolle wie die Kosten für den Messebau oder auch Aufwendungen für Werbeartikel. Klassiker wie gebrandete Kugelschreiber und andere Give-aways dürfen nun mal an keinem Messestand fehlen. Trotz einer sorgfältigen und umfassenden Budgetplanung sind unvorhersehbare Ereignisse, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind, niemals auszuschließen. Deshalb sollte stets auch ein gewisser finanzieller Puffer in die Planung integriert werden, mit dem mögliche Mehrkosten aufgefangen werden können.

Die heiße Phase der Messeplanung

Ist die passende Messe gefunden und die Budgetplanung abgeschlossen, geht es an die konkrete Vorbereitung der Veranstaltung. Eine nach zeitlichen Aspekten geordnete Projektliste hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Auf diese Liste gehören neben individuellen Punkten auch grundlegende Aufgaben, die oberste Priorität haben. Dazu zählen unter anderem

• Buchen der Ausstellungsfläche
• Beauftragung eines Messebauers
• Organisation der Logistik
• Rekrutierung von Messehostessen und Hosts
• Schulung von Mitarbeitern
• Bestellen von Werbeartikeln und Informationsmaterial

Aber auch das Buchen von Hotelzimmern und Shuttleservices von der Unterkunft zum Messegelände gehört zu den Aufgaben, die im Rahmen der Messevorbereitungen nicht vergessen und rechtzeitig erledigt werden sollten. Insbesondere bei stark frequentierten Ausstellungen empfiehlt es sich, auch diese scheinbar nebensächlichen Punkte frühzeitig in Angriff zu nehmen. Wer hier zu spät kommt, läuft Gefahr, nicht mehr bedient werden zu können oder erhöhte Kosten akzeptieren zu müssen.

Professionelle Hilfe für eine optimale Messeplanung

Messen und Ausstellungen werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle in der Beziehung zwischen Produzenten, Händlern und Kunden spielen. Trotz der vielfältigen Angebote im WWW bleibt die direkte Begegnung der Menschen ein wichtiger Faktor im wirtschaftlichen Leben. Eine gründlich vorbereitete Messe, bei der Ort und Zeitpunkt gut gewählt wurden, stellt nach wie vor einen hervorragenden Marktplatz dar, um Produkte zu präsentieren, Kontakte zu knüpfen und ganz klassisch Geschäfte zu machen. Dies gelingt jedoch nur bei einer sorgfältigen Planung und einer professionellen Gestaltung des Messeauftritts. Sich dabei Hilfe von echten Experten zu holen, ist in vielen Fällen die bessere Alternative zur eigenen Organisation.