Innovation für den Mittelstand: Cloud-ERP als strategisches Tool für eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung
Das Thema „Effizienz“ gewinnt im Zeitalter der Digitalisierung bei mittelständischen Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Cloud-ERP-Systeme erweisen sich dabei als wegweisendes strategisches Tool, um den Herausforderungen der heutigen Business-Welt gerecht zu werden. Die innovative Technologie ermöglicht eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung, bei der sämtliche Bereiche wie Finanzen, Produktion, Vertrieb und Einkauf nahtlos miteinander verknüpft sind.
Mittelständische Unternehmen setzen immer öfter auf ERP-Systeme aus der Cloud
Unterschiedliche Software-Lösungen für Unternehmen, bei denen sich die Daten in der Cloud befinden, sind bereits seit einigen Jahren auf dem Vormarsch. Nun hat der Trend auch die ERP-Systeme erfasst. Immer mehr mittelständische Unternehmen setzen auf die Cloud-ERP und profitieren dabei von vielen unterschiedlichen Vorteilen.
Einer der wichtigsten Vorteile ist dabei die Skalierbarkeit. Die Cloud-ERP ermöglicht es den Unternehmen, ihre Systemressourcen flexibel an die aktuellen Anforderungen anzupassen. Bei steigendem Bedarf können Unternehmen problemlos zusätzliche Benutzer, Speicherplatz und Funktionen hinzufügen, während bei sinkendem Bedarf Ressourcen unkompliziert wieder reduziert werden können.
Zudem bringt die Cloud-ERP oftmals eine Kostenersparnis für den Mittelstand mit sich. Die Cloud-ERP-Lösungen basieren auf einem Abonnementmodell mit einer monatlichen oder jährlichen Gebühr für die Nutzung der Software. Im Vergleich zu fest installierten Software-Lösungen fallen keine hohen anfänglichen Investitionskosten für die Hardware und die Infrastruktur an. Wartungen und Upgrades werden vom Software-Anbieter übernommen.
Cloud-ERP-Systeme ermöglichen darüber hinaus flexiblen Zugriff auf Daten und Funktionen von überall und zu jeder Zeit. Die Mitarbeiter können bequem von verschiedenen Standorten aus arbeiten und mit unterschiedlichen Endgeräten, vom Home-PC bis zum Smartphone, auf die erforderlichen Informationen zugreifen.
Die positiven Auswirkungen auf unterschiedliche Unternehmensbereiche
Die Vorteile der erweiterten Digitalisierung im Rahmen der Einführung eines neuen Cloud-ERP-Systems sind in der Regel bereits nach kurzer Zeit in verschiedenen Unternehmensbereichen zu erkennen.
Eine moderne und effektive Cloud-ERP für den Mittelstand hilft unter anderem den Finanzabteilungen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und größtenteils zu automatisieren. Finanzdaten können in Echtzeit erfasst, analysiert und geteilt werden. Das führt zu einer besseren finanziellen Transparenz im Unternehmen. Zudem ermöglicht die Cloud-ERP auch die Integration von Buchhaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Budgetplanung. Das steigert zum einen die Effizienz und reduziert zum anderen die Fehleranfälligkeit.
In der Produktion bieten Cloud-ERP-Systeme eine umfassende Sicht auf die gesamte Lieferkette und ermöglichen eine bessere Planung und Steuerung von Produktionsprozessen. Dadurch ist es möglich, Engpässe einfacher zu identifizieren, Produktionszeiten zu verkürzen und letztlich die Produktqualität zu verbessern.
Im Vertrieb können die Mitarbeiter durch Echtzeit-Daten wichtige Kundeninformationen schnell abrufen und Aufträge verfolgen. Das hilft dabei, die Kundenbeziehung zu steigern. Zudem werden in der Cloud-ERP auch Informationen über Kundenpräferenzen, Kaufhistorie und Marketingaktivitäten zentralisiert. Dadurch können nun auch mittelständische Unternehmen personalisierte Angebote erstellen und ihre Vertriebsprozesse weiter optimieren.
Für den Einkauf bedeutet die Cloud-ERP vor allem eine effizientere Beschaffung und Kostenkontrolle. Durch die Echtzeit-Sicht auf den Bestand können Unternehmen Engpässe vermeiden und die Lagerbestände optimieren. Darüber hinaus ermöglichen die Systeme die Überwachung der Leistung und Qualität der Lieferanten. Das bietet eine wichtige Unterstützung bei der Auswahl der besten Lieferanten für bestimmte Produkte bzw. Produktteile.
Integration der Cloud-ERP in die Unternehmensstrategie
Auch wenn Cloud-ERP-Systeme grundsätzlich sehr einfach und übersichtlich aufgebaut sind, ist es erforderlich, die Integration in die Unternehmensstrategie sorgfältig zu planen und umzusetzen.
Der erste wichtige Schritt dafür ist die Definition der Gesamtstrategie für die digitale Transformation. Dazu ist es notwendig, jene Bereiche zu identifizieren, für die eine Cloud-ERP den größten Mehrwert bietet. Das ermöglicht es in weiterer Folge, entsprechende Ziele und Prioritäten zu definieren.
Im Rahmen einer umfassenden Bedarfsanalyse gilt es, die genauen Anforderungen im Unternehmen herauszuarbeiten, um im Anschluss daran ein passendes Cloud-ERP-System auswählen zu können. Die wichtigsten Faktoren in diesem Zusammenhang sind vor allem Funktionalität, Skalierbarkeit, Integration in bestehende Systeme sowie der Datenschutz.
Für die erfolgreiche Integration ist auch der „Faktor Mensch“ zu berücksichtigen. Die Einführung eines Cloud-ERP-Systems erfordert oft eine Veränderung der Arbeitsabläufe und Prozesse. Deshalb sollte die Belegschaft frühzeitig einbezogen werden. Um die Akzeptanz der neuen Technologie zu fördern, ist es wichtig, die Vorteile klar aufzuzeigen und entsprechende Schulungen anzubieten.
Für eine geordnete Umstellung ist es ratsam, das neue System nicht auf einmal, sondern schrittweise zu implementieren. Unternehmen können zunächst einzelne Abteilungen oder Funktionen auswählen und dann Zug um Zug erweitern. So reduziert sich das Risiko von Störungen und Ausfällen während des Geschäftsbetriebs.
Während und nach der Implementierung sollte die IT die Funktion der Cloud-ERP genau überwachen. Um entsprechende Anpassungen vorzunehmen und dadurch den maximalen Nutzen des Systems zu generieren ist es empfehlenswert, das Feedback der involvierten Mitarbeiter entsprechend einzufordern und in weiterer Folge auch zu berücksichtigen.
