Das erste Seminar – was muss man als Veranstalter alles berücksichtigen?

Ob ein Seminar erfolgreich abgehalten wurde, hängt nicht einzig und allein vom guten Vortragen eines Themas mit unterstützenden Folien am Projektor ab. Es gehört wesentlich mehr dazu. Von der Organisation eines passenden Ortes und Raumes, bis hin zum Catering, den Gegebenheiten an sich und vieles mehr. Als Veranstalter muss – und sollte – man sich schon sehr genau überlegen, was das Seminar ausmacht und wie es beim Publikum ankommen soll. Wer sich früh genug intensiv genug vorbereitet, kann sich demnach sicher sein, dass dieses Seminar garantiert ein Erfolg werden wird. Unvorbereitet und gedankenlos ein Seminar geben zu wollen, in der Hoffnung, dass das Publikum mit tosendem Applaus begeistert jedem Thema zustimmt, ist nicht nur waghalsig, sondern kann auch unter Umständen den eigenen Hals kosten.

Der Ort des Geschehens steht im Mittelpunkt

Bei jedem Seminar und unabhängig welches Thema und welche Branche thematisiert wird, ist der Ort des Geschehens entscheidend für die Resonanz und manchmal auch sogar für den nachhaltigen Erfolg. Passende Seminarräume mieten ist nicht ganz einfach und sollte dementsprechend sorgsam geplant und organisiert werden.

Hierzu reicht es nicht aus, dass die Location an sich gut zu erreichen ist und womöglich noch sehr zentral liegt. Der Raum an sich muss passend zum Event sein. Passend zum Thema sein und den Zuhörern genügend Spielraum und Platz bieten können. Die Klimatisierung des Raumes muss optimal funktionieren. Wer im Sommer ein Seminar veranstaltet und der jeweilige Raum sich nur durch Zugluft mittels offener Fenster durchlüften lässt, kassiert schon direkt Minuspunkte. Liegt der Raum auch noch nah an einer sehr belebten Straße, umso schlimmer. Viele Restaurants, Hotelanlagen und andere Anbieter großer Räume stellen sie für Seminare zur Verfügung.

Die Auswahl, welcher Raum nun der passende ist, sollte demnach gut überdacht werden. Abhängig von der zu erwartenden Besucherzahl und dem Drumherum als solches ist es grundsätzlich ratsam, lieber groß als klein zu denken und auch so zu handeln. Liegt die Anmietung des jeweiligen Raumes im Budget, sollte man das auch tun und lieber etwas mehr ausgeben, als am Ende zwar gespart zu haben, aber mit einem sehr schlechten Ergebnis nach Hause fahren zu müssen.

Fürs leibliche Wohl muss gesorgt sein

Ein Seminar abhalten zu wollen, ohne Snacks und Co anzubieten, ist dem Untergang schon von vornherein geweiht. In der Regel beginnt ein Seminar am Morgen oder Mittag eines Tages und zieht sich je nach dem über zwei oder drei Tage. Ein Tagesseminar fängt morgens an und endet am späten Nachmittag. Nun stelle man sich selbst vor, dass man währenddessen nur mit ein paar Schnittchen am Morgen zufriedengestellt werden soll. Eine Katastrophe! Der Magen spielt verrückt, der viele Kaffee tut sein Übriges und am Ende, und das ist meist schon der Mittag, gibt schließlich auch der Geist auf. Das Zuhören und Konzentrieren fällt schwer und versagt. Wer Hunger verspürt, kann nicht produktiv sein und denken. Also ist es wichtig, dass die Besucher des Seminars auch großzügig verkostet werden. Nur so ist ein positives Empfinden und auch handeln eines jeden Teilnehmers überhaupt erst möglich.