Das Produktivitäts-Paradoxon: Gute Arbeitsumgebung kein Garant für produktives Arbeiten

Rosenheim – Produktive Arbeitsumgebungen schaffen nicht automatisch produktive Mitarbeiter: Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie von Jabra und Lindberg International. Unter dem Titel „Produktivität in Büroumgebungen – Herausforderungen im Jahr 2015“ untersuchte der Audioexperte gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen, welchen Anforderungen Knowledge Worker ausgesetzt sind und wie es um deren produktive Zusammenarbeit und Konzentration steht. Befragt wurden 2.449 Teilnehmer zwischen 18 und 65 Jahren aus zehn Ländern.

Unternehmen wissen um die Bedeutung einer produktiven Arbeitsumgebung. Sie investieren in Zeit und in passende Arbeitsmittel, damit hochqualifizierte Büromitarbeiter effizient zusammenarbeiten sowie fokussiert und konzentriert ihre Aufgaben erledigen können.

Wie eine aktuelle Studie von Jabra und Lindberg International unter 2.449 Teilnehmern aus zehn Ländern nun aufzeigt, ist die Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung kein Garant für produktives Arbeiten: Vielmehr kämpfen Knowledge Worker täglich mit vielfältigen Ablenkungen, verbringen zu viel Zeit in unproduktiven Meetings und quälen sich mit ineffizienter Technik, die ursprünglich für effizienteres Arbeiten entwickelt wurde. So geben 36 Prozent der Befragten an, Büromeetings mindere ihre Produktivität und 46 Prozent bewerten den Lärmpegel im Büro als größte Ablenkung. Und auch wenn sich 28 Prozent von zu vielen E-Mails gestört fühlen, würden 78 Prozent eher eine E-Mail schicken um ein Problem zu lösen, als zu telefonieren.

Die Studie zeigt auch, dass ein Großteil der Mitarbeiter die Produktivität von gemeinschaftlichen Arbeitsräumen in Frage stellt: Obgleich diese von Unternehmen geschaffen wurden, um die Effizienz zu steigern und 34 Prozent der Befragten in Großraumbüros arbeiten, bewerten 35 Prozent diese Arbeitsform als die am wenigsten produktivste Umgebung.

Ineffiziente Meetings
Die Studie deckt auch die Schwierigkeiten von Knowledge Workern auf, ihre Zeit effektiv zur Zusammenarbeit zu nutzen. Über die Hälfte der Befragten (51%) stimmt der Aussage zu, Meetings ohne definierte Vorgaben oder klare Agenda seien verschwendete Zeit. 31 Prozent führen mangelnde Entscheidungsfindung an, weitere 31 Prozent bemängeln die fehlende Nach- und 26 Prozent die Vorbereitung und wiederum 25 Prozent stören zu spät kommende Kollegen.

Bei Telefonkonferenzen zählt mangelnde Audioqualität zum störendsten Aspekt effektiver Zusammenarbeit: So passiert es häufig, dass Gesprächspartner sich nicht gut verstehen und verständigen können, dass Hintergrundgeräusche das Telefonat stören oder es Verbindungsschwierigkeiten gibt. Hinzu kommen technische Probleme, etwa ob die Freisprechlösung einwandfrei funktioniert oder ob alle Teilnehmer den Organisator verstehen können. Am Beispiel von Meetings und Telefonkonferenzen zeigt sich das Produktivitäts-Paradoxon deutlich: Trotz auftretender Probleme möchte die Mehrheit der Knowledge Worker an Meetings teilnehmen, weil sie diese als Produktivitätsgewinn für das Unternehmen betrachten, selbst wenn 36 Prozent angeben, Meetings verringerten ihre eigene Produktivität.

Auch die am Schreibtisch verbrachte Zeit ist entscheidend für leistungsfähiges Arbeiten: Mit mehr als 66 Prozent verbringen Mitarbeiter den Großteil ihrer Arbeitszeit am Arbeitsplatz und damit sechs Mal mehr als in Meetings. Damit ist der Schreibtisch der Platz, an dem Knowledge Worker ihre Produktivität steigern können – oder aber unproduktiv werden. Wie die Studie belegt, sehen sich Mitarbeiter täglich mit bis zu 17 unterschiedlichen Ablenkungen konfrontiert, von denen viele von Kollegen verursacht werden. Mit 46 Prozent sind Störungen durch Lärm die häufigsten, gefolgt von Arbeitsunterbrechungen durch Kollegen mit 43 Prozent und zu viele E-Mails mit 28 Prozent. Zugleich können sich auch Umweltfaktoren wie Temperatur, Luftqualität oder Privatsphäre auf die Produktivität auswirken. Das Überdenken des Schreibtisches als Bereich für konzentriertes Arbeiten könnte die Mehrheit der negativen Faktoren und Ablenkungen beseitigen und so produktives Arbeiten ermöglichen.

„Produktivität ist entscheidend für Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen“, unterstreicht Holger Reisinger, Senior Vice President bei Jabra Business. „Alle zur Verfügung stehenden Ressourcen sollten bestmöglich genutzt werden, um den größtmöglichen Erfolg für das Unternehmen zu erzielen. Prozesse, Abläufe und Arbeitsmittel können bei der Umsetzung eine wichtige Rolle spielen. Viele Unternehmen haben Arbeitsplätze geschaffen, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Zugleich haben sie in Technologien investiert, um Mitarbeiter bei Meetings oder in Telefonkonferenzen zusammenzubringen. Dieser Ansatz bringt jedoch nicht zwangsläufig den erwarteten Mehrwert. Um die Mitarbeiterproduktivität den ganzen Arbeitstag sicherzustellen, müssen Unternehmen die Bedürfnisse von Knowledge Workern neu bewerten. Nur so erreichen sie ihre wirtschaftlichen Ziele.“

Die Technologie ist entscheidend
Die Studie hebt auch hervor, inwieweit mangelnde Produktivität am Arbeitsplatz Unternehmen daran hindert, Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden. Ablenkungen im Büro beeinflussen die Work-Life-Balance signifikant. Ein Großteil der Beschäftigten kämpft damit, Aufgaben während des Arbeitstags zu erfüllen. 36 Prozent erledigen Arbeitsaufträge auch außerhalb der Arbeitszeiten und zu Hause, um sicherzustellen, dass die Arbeit vor dem nächsten Tag erledigt ist.

Um Meetings zu vereinfachen, kommen häufig Arbeitsmittel wie Smartboards, Freisprechlösungen, Projektmanagement- bzw. Mind-Mapping- und Brainstorming-Software zum Einsatz. Die Implementierung dieser Tools erweist sich jedoch häufig als kontraproduktiv für die Produktivität: So ist es oft zeitaufwändig, Telefonkonferenzen aufzusetzen. Die dabei benötigte Zeit und Investition ist enorm: 25 Prozent der Meetings verzögern sich aufgrund technischer Probleme und/oder Nutzerfehler. Dadurch gehen im Schnitt 2,7 Minuten von jedem Meeting verloren. Je nach Anzahl der Anwesenden können die Kosten für das Unternehmen ausufern. Während 71 Prozent der Meetings an einem Ort stattfinden, nehmen 29 Prozent der Mitarbeiter von verschiedenen Standorten teil. Technologien zur Zusammenarbeit sind daher entscheidend. Allerdings: Fünf von zehn Knowledge Workern sind frustriert, weil sich Technologien nicht intuitiv bedienen lassen.

„Unternehmen müssen eine Balance zwischen Zusammenarbeit und Konzentration schaffen“, folgert Reisinger. „Bislang haben sie großartige Schritte unternommen, damit Mitarbeiter durch Zusammenarbeit mehr erreichen. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass Mitarbeiter keine Zeit mit ineffizienten Technologien verlieren. Andererseits verschwenden Unternehmen jedes Mal Ressourcen, wenn Mitarbeiter Probleme beim Aufsetzen einer Telefonkonferenz oder eines Meetings haben. Diese Herausforderung bleibt und Unternehmen müssen sich überlegen, wie sich Mitarbeiterproduktivität während des konzentrierten Arbeitens erzielen lässt. Flexible Arbeitsplätze, die sich den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter, ihren Aufgaben und Funktionen anpassen, sind unabdingbar für die neuen Wege des Arbeitens. Dieser Entwicklung müssen Unternehmen Rechnung tragen.“

Über die Studie „Produktivität in Büroumgebungen – Herausforderungen im Jahr 2015“
Für die Studie „Produktivität in Büroumgebungen“ befragte Jabra im Rahmen ihrer New Ways of Working-Initiative im Mai 2015 2.449 Mitarbeiter im Alter von 18-65 Jahren aus den Vereinigten Staaten, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Russland, Japan, China, Dänemark, Schweden und Norwegen.

Quelle: epr – elsaesser public relations