Eine Hausverwaltung beschäftigt sich mit einer ganzen Reihe an Aufgaben. Zahlungsvorgänge müssen bearbeitet werden und die Instandhaltung der Gebäude muss durchgeführt werden. Außerdem müssen auch Ein- und Ausgänge im Kundenstamm registriert werden. Neue Mieter ziehen ein, alte Mieter ziehen aus und neue Kunden müssen angeworben werden. Auch kann es sein, dass Teile der Immobilien, die verwaltet werden, verkauft werden. Das funktionierte früher mit Stift und Papier und heute benutzt nahezu jede Hausverwaltung Software, um die täglichen Geschäfte abzuwickeln. Es lohnt sich also einen Blick auf die vielen Anwendungsbereiche zu werfen, die so eine Software hat und darauf zu achten, wie man diese Software richtig anwendet.
Automatisierte E-Mails
Gerne wird heute der Kundenkontakt über E-Mail geregelt. Das ist in vielen Fällen effizienter als der Telefonkontakt und deutlich schneller als ein Brief. Da E-Mails so schnell und günstig versendet werden können, bedeutet das auch, dass viel mehr E-Mails als Briefe verschickt werden. Die große Zahl an E-Mails hat zu dem Versuch geführt, automatisierte E-Mails zu nutzen. Das erste Einsatzgebiet ist die automatisierte Antwort, die dem Kunden verspricht, dass die E-Mail angekommen ist und möglichst bald bearbeitet wird. Das ist recht hilfreich, damit die Kunden wissen, dass ihre E-Mail bei der richtigen Adresse gelandet ist und dass die verwendete E-Mailadresse aktiv ist. Allerdings ist es so, dass man hier auch Fehler machen kann. Es sollte wirklich zu einem zügigen Bearbeiten der eingesendeten E-Mail kommen, sonst fühlt sich der Kunde schnell nicht ordentlich behandelt und Frustration setzt ein.
Kategorisierung von eingehenden E-Mails
Nach der automatisierten Antwort ist es wichtig, dass die eingesendete E-Mail beim richtigen Sachbearbeiter landet. Hier helfen schon zu Beginn die passenden Adressen für die unterschiedlichen Themenbereiche. So wird sichergestellt, dass der Kunde schon wählen kann bei wem seine E-Mail landet. Als nächstes ist es oft verlockend einen automatisierten Dienst der Kategorisierung der Anfragen zu verwenden. Es kann aber praktischer sein, ein Mitarbeiter der Hausverwaltung liest sich durch die E-Mails und kategorisiert sie. Diese Aufgaben werden oft auch nach außen verlagert an freiberuflich operierende „digitale Nomaden“. Hier ist natürlich zu beachten, dass es Fragen der Vertraulichkeit der gesendeten E-Mails gibt. Wer hier Geld sparen will, der kann eingehende E-Mails automatisch übersetzen lassen und dann von den Milliarden Englisch sprechenden Menschen auf dem Globus bearbeiten lassen. Inder arbeiten oft deutlich preiswerter als die meisten Menschen, die Deutsch sprechen. Das sollte für die Kategorisierung der E-Mails reichen, kann aber auch Problem durch nicht ausreichend sorgfältige Arbeit mit sich bringen.
Nachverfolgung von Arbeiten
Ist eine E-Mail erstmal eingegangen und kategorisiert, dann kann man damit beginnen die notwendigen Schritte für die Bearbeitung der E-Mail einzuleiten. Durch eine Software zur Hausverwaltung kann man die Bearbeitung der E-Mail verfolgen. Das geht von der Auftragserteilung an Handwerker über die Terminverabredung bis hin zur Bestätigung der durchgeführten Arbeiten durch die Kunden. Auch hier muss das richtige Maß gefunden werden. Zu viele Verwaltungsaufgaben lenken die Leute ab, die die richtigen Arbeiten durchführen müssen. Das kann wieder zu Frustration bei den Angestellten und den Kunden führen. Wie bei so vielen automatisierten Vorgängen lohnt es sich einen Angestellten, der diesen Vorgang überwacht zu beschäftigen, um die Fehler der Automatisierung zu erlernen und auszubügeln.
Telefondienste
Eine Software zur Hausverwaltung beschäftigt sich auch mit der Annahme von Anrufen. Hier kann durch eine automatische Ansage und ein Menü dafür gesorgt werden, dass der Kunden schnell beim richtigen Sachbearbeiter landet. Allerdings kann ein schlechtes Auswahlmenü auch für Ärger beim Kunden sorgen. Ein geringes Anrufvolumen sollte einfach von einer Dame am Empfang geregelt werden.
Automatisierte Buchhaltung
Ein weiterer Teil der automatischen Hausverwaltungssoftware ist die Buchhaltung. Sollte die Miete nicht zeitgemäß von den Bewohnern gezahlt werden oder sollten sonst andere Rechnungen nicht bezahlt werden, dann kann ein automatisierter Vorgang für Mahnungen eingerichtet werden. Das birgt aber die Gefahr, dass es zu falschen Mahnungen kommt, die dann im System feststecken. Wie bei allen automatisierten Vorgängen gilt auch hier, dass es einen Weg geben sollte für die Angestellten direkt in die Abläufe einzugreifen und laufende Vorgänge abzubrechen oder zu ändern.
Fazit
Eine Software für die Hausverwaltung macht es möglich besser und effektiver zu arbeiten. Die Angestellten können sich mehr auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und verbrauchen weniger Zeit bei der Archivierung von Information. Allerdings kann man diese Software auch falsch verwenden und so die Arbeitsvorgänge durcheinanderbringen. Es lohnt sich bei der Einrichtung einer Software für die Hausverwaltung einen Experten zu beschäftigen, der das System einarbeitet.
