Jedes Unternehmen muss sich irgendwann mit der Frage auseinandersetzen, wie die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter erfasst und ausgewertet werden sollen. Nicht nur für die Entgeltabrechnung spielen die Zeiten eine wichtige Rolle, auch werden dadurch viele rechtliche Vorschriften aus dem Arbeitsrecht sichergestellt. Wir erklären Ihnen im Folgenden, worauf Sie bei der Zeiterfassung achten sollten und wie Sie Zeit und Kosten mit einer digitalen Lösung sparen können.
Vorteile einer digitalen Zeiterfassung für Mitarbeiter
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Durch die digitale Zeiterfassung der Mitarbeiter haben Sie jederzeit einen Überblick über alle Arbeitszeiten und können auch Abwesenheiten sowie Urlaub einfach kontrollieren und verwalten. Das sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und Sie eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen können. Zudem werden dadurch alle damit zusammenhängenden Prozesse optimiert, was auf lange Sicht einiges an Kosten sparen kann.
5 Möglichkeiten zur Zeiterfassung
Wir stellen Ihnen fünf verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie eine optimale Zeiterfassung auf digitaler Ebene erstellen. Diese Systeme können dann einfach in den eigenen Arbeitsalltag integriert werden:
Automatische Zeiterfassung über den Dienstplan
Wenn Sie innerhalb eines Online-Tools einen Dienstplan erstellt haben, können darüber auch die Stundenkonten automatisch gefüllt werden. Ist ein Mitarbeiter für eine bestimmte Schicht eingeteilt, dann erstellt das System automatisch eine Plan-Zeiterfassung und verrechnet diese mit dem Stundenkonto. Sobald die Plan-Zeit in der Vergangenheit liegt, wird sie als Ist-Zeit verrechnet, inklusive der voreingestellten Pausen.
Zwar können etwaige Überstunden auch noch nachträglich hinzugefügt werden, insgesamt ist die Zeiterfassung über einen digitalen Dienstplan aber eher unflexibel und starr. Es bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, alle Stunden ungefähr zu planen und festzuhalten. Wer flexibler und präziser agieren möchte, für den eignen sich eher andere Lösungen.
Zeiterfassung via Browser-Stempeluhr
Durch eine Browser-Stempeluhr können sich alle Mitarbeiter einfach per Klick ein- und ausstempeln. Auch Pausenzeiten können darüber angegeben werden. Natürlich können auch diese Zeiten noch im Nachhinein angepasst werden, falls man mal vergisst sich auszustempeln.
Auf diese Art erzielen Sie eine sekundengenauer Zeiterfassung. Zusätzlich werden alle Daten in Echtzeit synchronisiert und sind digital verfügbar. Das reduziert den Verwaltungsaufwand enorm. Hat ein Mitarbeiter jedoch keine Internetverbindung, dann kann die Arbeitszeit nicht durch diese Methode festgehalten werden. Die Lösung eignet sich also vor allem für Unternehmen mit Desktop- oder Home-Office-Arbeitsplätzen, bei denen eine dauerhafte Internetverbindung gewährleistet sind.
Zeiterfassung via stationären Terminal
Hiermit ist eine Stempeluhr-App gemeint, welche Sie auf ein zentrales Tablet oder ein anderes mobiles Endgerät herunterladen. Anschließend dient das Gerät als zentrales Zeiterfassungsterminal vor Ort. Alle Mitarbeiter können sich darüber einstempeln, inklusive der Pausenzeiten. Durch eine Verifizierung via Unterschrift oder Pin können Sie zudem garantieren, dass auch wirklich der Mitarbeiter selbst stempelt.
Wenn eine Internetverbindung vorhanden ist, werden die erfassten Arbeitszeiten über das stationäre Gerät automatisch synchronisiert und in Echtzeit ausgewertet. Durch diese Daten können dann auch die Abrechnungen automatisch vorbereitet werden. Zur Zeiterfassung wird jedoch keine Internetverbindung benötigt. Wenn diese nicht vorhanden ist, kann die Erfassung trotzdem weitergeführt werden. Alle Daten werden lokal gespeichert und können nicht verloren gehen. Ein stationärer Terminal ist also die sicherste und zentralste Lösung zur Zeiterfassung.
Zeiterfassung mit der Stempeluhr-App
Durch die App wird, wie bereits gesagt, jedes mobile Endgerät zu einer mobilen Stempeluhr. Neben dem Modus für mehrere Mitarbeiter gibt es auch den Single User Mode. Dieser ist für die Zeiterfassung von nur einem Mitarbeiter gedacht. So eignet sich die App auch für Freelancer oder Mitarbeiter im Außendienst.
Zeiterfassungs-API
Wenn bereits ein bestehendes System zur Zeiterfassung existiert, dann können Sie trotzdem Programmierschnittstellen nutzen, mit denen die Erfassung der Arbeitszeit in die eigenen Systeme integriert werden kann. So können Sie Ihre Arbeitszeit durch einen Bot gleich über Slack, Teams oder eine andere gängige Software loggen. Dazu schreiben Sie lediglich eine Nachricht in den Chat und der Bot führt die Handlung automatisch aus.
Die digitale Zeiterfassung hat nicht nur viele Vorteile, Sie können auch ein maßgeschneidertes System für die eigenen Bedürfnisse in den Arbeitsalltag integrieren. Das macht die Erfassung der Arbeitszeit einfach und Sie sparen einiges an Zeit und Kosten.
