Digitalisierung in der Energiebeschaffung

Hamburg, 19. August 2019. Die professionelle Energiebeschaffung sowie das Energiedatenmanagement haben sich im Zuge der Digitalisierung stark gewandelt. Was früher unmöglich schien oder nur mit viel Aufwand erledigt werden konnte, ist heute mit Cloud-Lösungen in stärkerer Eigenregie professionell möglich. enPORTAL, einer der führenden B2B-Portalbetreiber für den effizienten Energieeinkauf online, hat zusammengefasst, welche Prozesse sich für Einkäufer aus den Bereichen Industrie, Handel, Kliniken und Gewerbe verändert haben und was heute zum Standard zählt. Mit zehn typischen Arbeitsschritten wird erläutert, welche Chancen die Digitalisierung bietet und welche konkreten Vorteile Energieeinkäufer für sich nutzen können, um Energiekosten zu senken.

• Vorteile von Onlineprozessen beim Energieeinkauf

• Chancen zur Kostenreduktion für Strom und Gas

• Optimierungspotenziale für interne Einkaufsprozesse

Diese zehn Arbeitsschritte haben sich für Einkäufer verändert

1) Beschaffungsprozesse managen: Mehr Transparenz und Selbstbestimmung durch viele Energieeinkäufer empfinden ihre Strom- und Gasbeschaffung noch heute als lästig, mühsam und langwierig. Entweder wenden sie dafür mehrere Arbeitstage auf oder geben diese Aufgabe an Energieberater oder Einkaufsgemeinschaften ab. Digitale Prozesse machen es möglich, dass Entscheider diesen wichtigen Kostenpart im Unternehmen wieder stärker in Eigenregie führen. Digitale Werkzeuge bzw. Online-Lösungen sorgen dafür, dass die Energiebeschaffung professionell sowie effizienter und transparenter umgesetzt werden kann. „Beschaffungsprozesse lassen sich online vollständig standardisieren, sodass Einkäufer alle Schritte nachvollziehen und weiterhin selbst bestimmen können. Der Einkauf ist wie früher, nur um ein Vielfaches effizienter“, sagt Clemens Graf von Wedel, Geschäftsführer von enPORTAL.

2) Energiedaten verwalten: Ohne Excel in der Cloud durch das Energiedatenmanagement ist heute vollständig in der Cloud möglich. Alle Abnahmestellen, Verbräuche, Kosten und Verträge sind jederzeit abrufbar und aktualisieren sich selbstständig. Einkäufer brauchen keine Excel-Tabellen mehr zu pflegen oder Daten für Ausschreibungen zusammenzutragen – das alles erledigen Onlinelösungen wie das B2BPortal von enPORTAL. „In unserem Onlineportal aktualisieren sich alle Energiedaten automatisch und werden von einem persönlichen Kundenbetreuer geprüft. Das bedeutet für Einkäufer, dass sie jederzeit von jedem Ort Zugriff auf den aktuellen Status Quo ihres Energieverbrauchs haben“, so Rainer Otto, Geschäftsführer von enPORTAL. Dies ist vor allem für Einkäufer aus dem Handel oder für die Wohnungswirtschaft relevant, die unzählige Abnahmestellen kontrollieren und den Überblick über alle Standorte behalten müssen.

3) Börsenkurse sichten: Permanente Marktbeobachtung durch viele Einkäufer haben Mühe, die Börsenkurse für Strom und Gas regelmäßig zu sichten bzw. bekommen fallende Preise gegebenenfalls erst mit, wenn es zu spät ist. Dank digitaler Prozesse kann dies nicht mehr passieren: Automatische Benachrichtigungen bei WunschZielwerten erleichtern die Marktbeobachtung und unterstützen die Wirtschaftsplanung. „Nur wer den Kurs an der EEX permanent scannt, kann von günstigen Einkaufschancen profitieren. Automatisierte Börsenkurs-Updates zählen seit der Digitalisierung zum Standard im Energieeinkauf“, sagt Clemens Graf von Wedel. Der Einkäufer kann im Portal je nach Abnahmestelle oder für die gesamten Mengen individuelle Grenzwerte eingeben und erhält eine E-Mail, wenn die Börsenkurse an der EEX diese Werte unter- oder überschreiten. So behält der Einkauf die Kontrolle und kann schnell reagieren, sollten sich Chancen der Einsparung ergeben.

4) Energiepreisprognose vornehmen: Wirtschaftsplanung in Echtzeit, denn „wann ist ein guter Einkaufszeitpunkt?“ – das ist eine Frage, die sich Energieeinkäufer permanent stellen. Dies ist auch berechtigt, denn bei großen Energiemengen führen bereits kleinste Cent-Unterschiede zu immensen Mehrkosten. Ein Vorteil digitaler Prozesse ist, dass sich zukünftige Energiekosten auswerten und auf einen Blick prüfen lassen. Voraussetzung dafür ist die Kopplung der Energiedaten mit den Börsenkursen und einem realistischen Aufschlag vonseiten der Versorger. Doch auch diese Lösungen gibt es mittlerweile. So lassen sich zukünftige Energiekosten schnell ausrechnen, was bei der Wirtschaftsplanung hilft. „Mit einer intelligenten Energiepreisprognose sehen Einkäufer jederzeit, wie viel Energiekosten eine aktuelle Ausschreibung bringen würde. So fällt die Entscheidung für eine Marktabfrage leichter, da bereits im Vorfeld klar ist, welche Preise zu erwarten sind“, sagt Rainer Otto.

5) Energieversorger kontaktieren: Online-Marktplätze schaffen durch Wettbewerb, während zu Offline-Zeiten gerade einmal eine Handvoll Versorger bei Ausschreibungen angefragt wurden, lassen sich über Online-Marktplätze unzählige Versorger gleichzeitig anfragen. Das, was offline schlichtweg unmöglich war, ist online per Klick realisierbar: Die Nutzung des großen Wettbewerbs im Energiemarkt. Das ist eine der größten Veränderungen, die sich im Zuge der Digitalisierung in der Energiebeschaffung ergeben haben. „Heute können hunderte von Energieversorgern gleichzeitig und unmittelbar über eine Ausschreibung informiert werden. Erst im digitalen Zeitalter lässt sich der Wettbewerb im Energiemarkt richtig nutzen. Energieeinkäufer können allein durch eine breitere Marktabfrage sofort Energiekosten reduzieren“, sagt Clemens Graf von Wedel. Einkäufer profitieren bei einem starken Wettbewerb vom besten Strom- und Gaspreis zum Zeitpunkt des Einkaufs. Das spart in Summe viel Zeit und Arbeitsaufwand, vor allem aber Energiekosten.

6) Ausschreibungen durchführen: In Stunden erledigt, wenn alle Energiedaten online vorliegen und so aufbereitet sind, dass sie einer Vielzahl von Versorgern zur Angebotsabgabe übermittelt werden können, dauert eine onlinebasierte Ausschreibung nur wenige Stunden. Der gesamte Prozess ist nicht mit dem gleichen Zeit- und Personalaufwand von früher verbunden. Während händische Ausschreibungen mehrere Arbeitstage in Anspruch nahmen, benötigen onlineaffine Einkäufer nur einen Online-Marktplatz und ein paar Stunden Zeit. Per Klick kann die Preisabfrage an Versorger übermittelt werden, sodass eine persönliche Kontaktaufnahme zu jedem einzelnen Versorger komplett entfällt. Alle interessierten Versorger geben über eine Angebotsmaske ein Preisangebot ab, welches sich anschließend in einem Bieterspiegel wiederfindet. „Online-Ausschreibungen sind heute so weit standardisiert, dass alle Schritte von der Marktabfrage bis zum Energieliefervertrag per Klick umgesetzt werden können und schnell erledigt sind“, sagt Rainer Otto.

7) Energiepreise vergleichen: Bieterspiegel schafft Transparenz zu Offline-Zeiten mussten Preisangebote von Versorgern erst mühsam miteinander verglichen werden. Je mehr Versorger angefragt wurden, was bei dem großen Wettbewerb im Energiemarkt sinnvoll erscheint, desto länger dauerte der Auswertungsprozess. Digitale Prozesse ermöglichen, dass Lieferangebote sofort nach Ausschreibungsende in einem Bieterspiegel gesichtet werden können. Weitere Preisbestandteile wie Netzentgelte, Abgaben, Steuern und Toleranzbänder lassen sich mit abbilden und verknüpfen. Den Vergleich übernimmt ein System, was bedeutet, dass versteckte Kosten im Kleingedruckten nicht mehr möglich sind. Der Einkäufer sichtet nur noch die Preise und prüft im Detail, welcher Lieferant die besten Lieferbedingungen bietet. Die Entscheidung für den Wunschversorger kann dank digitaler Prozesse innerhalb kürzester Zeit erfolgen. „Im Zeitalter der Digitalisierung lassen sich Seite 4 Preisangebote von einer Vielzahl von Versorgern sofort miteinander vergleichen. Auf einen Blick ist erkenn-bar, welcher Lieferant der günstigste ist. Das sorgt für Transparenz, Fairness und Kontrolle“, sagt Clemens Graf von Wedel.

8) Risikoaufschläge minimieren: Von kurzen Fristen profitieren Strom, Gas sowie Börsenprodukte und unterliegen mitunter starken Schwankungen. Je länger sich Energieversorger an ein Preisangebot binden müssen, desto höher fallen die Risikoaufschläge aus. Bedeutet im Umkehrschluss: Je kürzer die Entscheidungsfristen, desto günstiger der Preis. Dank digitaler Prozesse benötigen Einkäufer einen Bruchteil der Zeit von früher. Im besten Fall sind es nur Minuten. „Unsere Kunden entscheiden sich innerhalb von maximal zwei Stunden für ihren Lieferanten, sodass auch Versorger besser planen und börsennähere Preise anbieten können. Zukünftig werden Energieliefermengen in Echtzeit gekauft, sodass die Aufschläge fast Börsenpreis-Niveau haben“, sagt Rainer Otto.

9) Energielieferverträge abschließen: Rechtssicher per Klick zu Beginn der Online-Energiebeschaffung ließ sich zwar die Ausschreibung online umsetzen, doch der Vertrag musste noch händisch geschlossen werden. Der Liefervertrag wurde dazu ausgedruckt, unterschrieben und per Post zurück an den Lieferanten gesendet. Dieser Ablauf ist bei vielen Einkäufern heute noch der Fall. Dieser aufwendige Prozess muss dank digitaler Fortschritte nicht mehr sein. So hat enPORTAL bereits 2013 damit angefangen, den Vertragsschluss per Klick zu ermöglichen. Den beiden Geschäftsführern war klar, dass der Beschaffungsprozess von Strom und Gas erst dann effizient genug ist, wenn auch dieser letzte Schritt digitalisiert ist. „Als wir den Online-Vertragsschluss 2013 umgesetzt haben, waren unsere Industrie- und Gewerbekunden sowie die Versorger erst skeptisch, haben aber schnell die Vorteile erkannt. Heute ist der Vertragsschluss per Klick im Beschaffungsprozess ein Standard und nicht mehr wegzudenken“, sagt Rainer Otto.

10) Kündigungsfristen einhalten: Automatische Benachrichtigung Handelsunternehmen bzw. Filialisten kennen das Problem zu gut. Sie haben unterschiedliche Standorte, die sie aufgrund unterschiedlicher Verbrauchsstrukturen einzeln ausschreiben und für die jeweils eigene Energielieferverträge abgeschlossen wurden. Diese enden nicht immer zum gleichen Zeitpunkt, sodass sie sich gut organisieren müssen, um keine Kündigungsfristen zu verpassen. Dies mithilfe von Excel-Tabellen oder Termineinträgen zu kontrollieren, bedarf viel Aufwand. Da heute alle Lieferverträge in der Cloud gebündelt vorliegen können, behalten Einkäufer leicht den Überblick und werden automatisch benachrichtigt, wenn die nächste Kündigung des Liefervertrages ansteht. „Wer die Chancen der Digitalisierung im Bereich der Energiebeschaffung und beim Datenmanagement nicht nutzt, verschenkt viel Zeit und Geld“, resümiert Clemens Graf von Wedel.

Quelle: enPORTAL GmbH