Von der analogen Verwaltung zum digitalen Vorreiter: So gelingt der Wandel im Mittelstand

Der Mittelstand steht vor einer großen Herausforderung: Noch immer gibt es eine Vielzahl von  Unternehmen, die jahrzehntelang auf bewährte analoge Strukturen gesetzt haben. Nun ist allerdings ein Zeitpunkt gekommen, an dem sie sich endlich den immer höheren Anforderungen der digitalen Transformation stellen müssen. 

Dies ist nicht nur notwendig, um im Wettbewerb zu bestehen. Es ist ebenfalls wichtig, um den eigenen Mitarbeitern zeitgemäße und effiziente Arbeitsprozesse zu ermöglichen. Der Übergang von der analogen zur digitalen Verwaltung muss jedoch nicht unbedingt ein steiniger Weg sein. Mit Hilfe einer durchdachten Strategie und den richtigen Tools lässt sich dieser Wandel erfolgreich gestalten.

Der erste Schritt: Bewusstsein schaffen

Die Digitalisierung ist keine kurzfristige Entwicklung. Bei ihr handelt es sich um einen tiefgreifenden Wandel, der die gesamte Unternehmensstruktur betrifft. 

Der erste und wichtigste Schritt besteht deswegen darin, innerhalb des Unternehmens ein Bewusstsein für die Notwendigkeit dieser Transformation zu schaffen. Auch heute wird die Digitalisierung oft noch als eine technische Herausforderung wahrgenommen, die vor allem die IT-Abteilung betrifft. Doch in Wirklichkeit fordert sie alle Abteilungen – von der Buchhaltung über das Marketing bis hin zur Personalabteilung.

Die Führungskräfte sollten daher frühzeitig damit beginnen, die Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen und aufzuklären. Nur wenn das gesamte Team die Vorteile der digitalen Arbeitsweise versteht, können Vorbehalte langfristig abgebaut und der Wandel aktiv gestaltet werden.

Prozesse hinterfragen und optimieren

Bevor es an die Umsetzung der Digitalisierung geht, sind Unternehmen gut beraten, ihre analogen Prozesse einmal genau unter die Lupe nehmen. Welche Abläufe funktionieren schon heute gut? Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial? 

Oftmals sind die bestehenden Arbeitsprozesse über Jahre hinweg gewachsen und haben sich in ihrer analogen Form bewährt. Doch in der digitalen Welt bieten sich nahezu täglich neue Möglichkeiten, um Abläufe noch weiter zu optimieren und effizienter zu gestalten. Beispielsweise lassen sich viele manuelle Aufgaben – wie zum Beispiel das Erfassen von Belegen oder die Verwaltung von Dokumenten – durch digitale Lösungen automatisieren. 

Ein Aspekt, der dabei nicht unterschätzt werden darf, ist allerdings die Informationssicherheit. In der modernen digitalen Welt spielt der Schutz sensibler Daten eine zentrale Rolle. Deshalb ist es unerlässlich, frühzeitig ein passendes Informationssicherheitsmanagementsystem zu implementieren, das den Umgang mit digitalen Daten zuverlässig absichert, ohne dabei die Arbeitsabläufe unnötig zu verkomplizieren. Die entsprechenden Systeme sorgen dafür, dass Unternehmens- und Kundendaten jederzeit geschützt sind und geben allen Beteiligten die Sicherheit, dass ihre Informationen in guten Händen sind.

Die richtigen Tools und Technologien auswählen

Sobald die bestehenden Prozesse hinterfragt und optimiert wurden, geht es an die Auswahl der passenden digitalen Tools und Technologien. Hierbei sollten Unternehmen in erster Linie darauf achten, dass die ausgewählten Lösungen genau zu ihren Bedürfnissen passen. 

Eine häufige Falle besteht darin, in zu viele verschiedene Systeme zu investieren, die am Ende nicht miteinander kompatibel sind oder den Arbeitsalltag unnötig komplizieren, anstatt ihn zu vereinfachen. Der Fokus liegt daher idealerweise auf einer integrierten Lösung, die möglichst viele Aufgaben abdeckt und gleichzeitig einfach zu bedienen ist.

Gerade für KMUs gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Softwarelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Von Buchhaltungstools über Projektmanagement-Plattformen bis hin zu CRM-Systemen − die Auswahl ist groß. Die gewählten Systeme sollten jedoch vor allem flexibel genug sein, um mit dem Unternehmen zu wachsen und sich an neue Herausforderungen anzupassen.

Die Mitarbeiter in den Prozess einbeziehen

Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung liegt nicht in der Technologie selbst. Vielmehr ist es der Umgang der Mitarbeiter mit den neuen Systemen. Menschen sind Gewohnheitstiere – und viele Mitarbeitende haben sich über Jahre hinweg schlichtweg an die analogen Arbeitsprozesse gewöhnt. Umso wichtiger ist es, sie aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen und ihnen dabei die Vorteile der neuen Arbeitsweise zu verdeutlichen.

Schulungen und regelmäßige Feedbackrunden stellen dafür zentrale Werkzeuge dar. Gleichzeitig sollten Erfolge der Digitalisierung gefeiert werden, um das Team zu motivieren und den Wandel auch über einen längeren Zeitraum positiv zu begleiten.