E-Rechnungspflicht für KMU: Chancen, Risiken und rechtliche Rahmenbedingungen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit Sicherheit einen Wendepunkt dar, denn von der Effizienzsteigerung bis zu möglichen Herausforderungen bringt die Umstellung auf elektronische Rechnungen zahlreiche Veränderungen mit sich. Wir beleuchten die verschiedenen Aspekte der E-Rechnungspflicht und zeigen, wie KMU diese Transformation erfolgreich meistern können und worauf sie dabei achten müssen.

Die E-Rechnungspflicht ist grundsätzlich ein Gewinn für KMU

Unternehmer sind es gewohnt, sich auf das halbvolle Glas zu konzentrieren. Bei der E-Rechnungspflicht ist sogar noch mehr drin, denn die Vorteile liegen hier auf der Hand. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen spart nicht nur Kosten für Papier, Drucker und Porto, sondern auch wertvolle Zeit. Ausdruck, Kuvertierung und Laufwege zu Briefkästen – all das entfällt. Zudem funktioniert die Zustellung der Rechnungen innerhalb weniger Sekunden und begünstigt damit auch eine schnellere Zahlung.

Ein weiterer Pluspunkt ist der geringere Bedarf an Lager- und Archivierungsplatz. Der Einstieg in digitale Geschäftsprozesse ist zudem mit geringen Investitionskosten verbunden und erleichtert dadurch kleinen und mittleren Unternehmen den Weg zur Digitalisierung erheblich.

Herausforderungen und Risiken: Ein steiniger Weg zur Digitalisierung?

Der Umstieg auf die E-Rechnungspflicht ist mit Sicherheit kein Kindergeburtstag, aber bei strukturierter Vorgehensweise auch keine Raketenwissenschaft. Dennoch gibt es einige Herausforderungen, die bedacht werden müssen. Da ist zuallererst das Thema Datenschutz: Elektronische Rechnungen enthalten sensible Informationen, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Hier bieten sich kaufmännische Komplettlösungen an, die alle datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigen und dank regelmäßiger Updates stets auf dem neuesten Stand sind.

Neben dem Datenschutz gibt es technologische Hürden, denn die Integration der E-Rechnung in bestehende Systeme erfordert oftmals fachkundiges Know-how. Nicht zu vernachlässigen ist zudem der Schulungsbedarf der Mitarbeiter, denn nur wenn alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und bei der Umstellung mitziehen, kann diese auch reibungslos verlaufen.

Rechtliche und steuerliche Aspekte: Was KMU wissen müssen

Steuerlich unterscheidet sich die E-Rechnung nicht von einer herkömmlichen Rechnung und für das Finanzamt ist das Format in dieser Hinsicht irrelevant. Wichtig ist jedoch, die gesetzlichen Rahmenbedingungen genau zu kennen. Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht ist die E-Rechnungsverordnung des Bundes, die die EU-Richtlinie für elektronische Rechnungen umsetzt. Diese Richtlinie legt wesentliche Vorgaben für die Anwendung elektronischer Rechnungen fest.

Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025 und ist auf das B2B-Business begrenzt. Wer also beispielsweise handgefertigte Kaffeetassen an Privatpersonen verkauft, muss dafür keine E-Rechnung ausstellen. Zudem gibt es Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen nutzen. Für Umsätze ab 2027 dürfen all jene, deren Vorjahresumsatz 800.000 Euro nicht überschreitet, noch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen verwenden. Ab 2028 sind die Übergangsregelungen hinfällig. Daher empfehlen Experten, möglichst rasch auf die E-Rechnung umzusteigen, um von deren Vorteilen zu profitieren.

Technische Implementierung: So gelingt der Umstieg

Die technische Implementierung der E-Rechnung ist mit einer strukturierten Vorgehensweise gut zu bewältigen. Jedes Unternehmen hat dabei unterschiedliche Voraussetzungen, doch die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung bildet eine solide Basis für einen Projektplan:

• Schritt 1 – Bedarfsanalyse durchführen: Ermitteln, welche technischen und personellen Ressourcen benötigt werden
• Schritt 2 – Software auswählen: Geeignete E-Rechnungslösungen recherchieren und evaluieren, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und kostenlose Testphasen nutzen
• Schritt 3 – Systeme integrieren: Die ausgewählte Software in die bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren
• Schritt 4 – Mitarbeiterschulung organisieren: Schulungen durchführen, um das Personal mit den neuen Prozessen und Systemen vertraut zu machen
• Schritt 5 – Testphase einplanen: Eine Testphase einplanen, um die neuen Prozesse und Systeme zu prüfen und mögliche Probleme zu identifizieren
• Schritt 6 – Live-Betrieb starten: Nach erfolgreicher Testphase die E-Rechnungslösung in den Live-Betrieb überführen

Finanzielle Auswirkungen: Kosten und Einsparpotenziale

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt sowohl Anfangsinvestitionen als auch laufende Kosten mit sich. Ein Beispiel: Ein KMU, das 200 Rechnungen pro Monat erstellt, investiert zunächst 500 bis 2.000 Euro in Software und Schulungen. Die laufenden Kosten für Software-Lizenzen und Wartung belaufen sich auf 20 bis 100 Euro pro Monat.

Langfristig ergeben sich jedoch erhebliche Einsparungen. Ohne E-Rechnung entstehen Kosten für Papier, Druck, Porto und Archivierung, die sich auf etwa zwei Euro pro Rechnung summieren. Hinzu kommen Arbeitszeiten für die manuelle Bearbeitung, etwa zehn Minuten pro Rechnung, was bei einem Stundenlohn von 20 Euro weitere 667 Euro monatlich ausmacht.

Mit E-Rechnungen sinken diese Kosten auf etwa 0,50 Euro pro Rechnung, was nur noch 100 Euro pro Monat bedeutet. Die Arbeitszeit reduziert sich auf zwei Minuten pro Rechnung, was bei gleichem Stundenlohn nur noch 133 Euro monatlich ergibt. Insgesamt führt das zu einer monatlichen Reduktion von 834 Euro und einer jährlichen Einsparung von 10.008 Euro.