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Worauf es bei einer ERP-Software für kleine und Mittelständische Unternehmen (KMU) wirklich ankommt, erfahren Sie hier.
Am ERP-Markt finden sich unzählige unterschiedliche Lösungen, die teilweise auf bestimmte Branchen und auch auf bestimmte Unternehmensgrößen spezialisiert sind. Viele kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung erstmals eine ganzheitliche ERP-Software zu implementieren.
Worauf man dabei achten muss und wie sich die passende Software für das eigene Unternehmen finden lässt, soll Gegenstand dieses Artikels sein. Zuvor werfen wir jedoch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um verstehen zu können, warum es so wichtig ist, die richtige Lösung auszuwählen.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dieses beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen und auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen.
Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. Neben Arbeitsmaterialen und Maschinen, werden also auch finanzielle Mittel, Immobilien, das Personal, Fahrzeuge usw. als Ressourcen verstanden.
Mit einer ERP-Software werden zunächst sämtliche Prozesse des Unternehmens digital abgebildet. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse deutlich verschlanken, zusammenführen und an einigen Stellen durch das System automatisieren. Alle Abteilungen haben Zugriff auf diese und füttern das zentrale System mit ihren Daten. So entsteht eine unternehmensweite Datenbank.
Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich Module für das Personalmanagement, die Finanzverwaltung, die Produktion, das Kundenbeziehungsmanagement, die Lagerverwaltung oder auch für das Dokumentenmanagement an.
Warum die ERP-Software zum Unternehmen passen muss
Darüber hinaus gibt es viele weitere Module. Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module und nicht alle Funktionen die ein Modul mit sich bringt. Andere Unternehmen hingegen benötigen noch viele weitere Funktionen oder müssen diese an die eigenen Prozesse anpassen. Solche Anpassungen bedeuten jedoch immer einen gewissen Mehraufwand und somit auch mehr Kosten.
Deckt jedoch die Software die Prozesse nur unzureichend ab, gehen Einsparungs- und Verbesserungspotentiale verloren. Zudem können unpassende Lösungen sogar gegenteilige Effekte hervorrufen, etwa dann, wenn die Prozesse all zu sehr an die Software angepasst werden müssen und somit der allgemeine Prozessablauf gestört wird.
Daher sollte die ERP-Software schon in ihrer Standardversion gut zum Unternehmen passen. Viele ERP-Anbieter haben sich über die Jahre auf bestimmte Unternehmensgrößen und Branchen spezialisiert. Die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, ist letztlich jedoch eine hoch individuelle Angelegenheit.
Wie finden KMUs eine passende ERP-Software?
Die richtige ERP-Software für KMU zu finden ist nicht immer einfach. Der Markt hat über die Jahre zahlreiche Lösungen hervorgebracht, die allesamt versprechen unternehmerische Prozesse effizienter zu gestalten. Daher sollte man die Suche in keinem Fall überstürzen und ausreichend Zeit für diese einplanen.
Im ersten Schritt sollte eine umfangreiche IST-Analyse durchgeführt werden, bei der offengelegt wird, wie die eigenen Prozesse derzeit gestrickt sind. Daraus gilt es dann konkrete Ziele zu formulieren und diese in einem Lastenheft nieder zu schrieben. Ebenso legt man die Rahmenbedingungen für das Projekt fest und fügt diese dem Lastenheft zu.
Ebenfalls ins Lastenheft gehört eine Auflistung und Priorisierung aller Funktionen, die die gewünschte ERP-Software unbedingt mit sich bringen soll. Das hilft zum einen dabei, bei der Suche nicht den Fokus zu verlieren und zum anderen hilft es den potenziellen Anbietern besser zu verstehen, worauf es Ihnen wirklich ankommt und ob sie diese Anforderungen erfüllen können.
Die eigentliche Suche lässt sich durch einen ERP-Vergleich deutlich vereinfachen. Dazu bieten Vergleichsportale eine gute Übersicht über den ERP-Markt. Hier lassen sich viele Lösungen direkt hinsichtlich Branchen, Unternehmensgrößen und weiteren Kategorien filtern und vergleichen.
Funktionen einer ERP-Software für KUMs
Eine ERP-Software, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert wurde, verfügt in der Regel über mehrere Module, die die wichtigsten Unternehmensbereiche abdecken. Hinzu kommen Module und Funktionen, die speziell für die jeweilige Branche entwickelt wurden. Ein Finanzdienstleister benötigt beispielweise kein Produktions-Modul, dafür jedoch ein tiefergehendes Finanzmodul.
Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf ein paar allgemeine Module werfen, die fast in jedem Unternehmen Verwendung finden.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Mit einem CRM-Modul lassen sich Kundendaten einheitlich verwalten. Für jeden Kunden wir eine Kundenakte angelegt, in der alle Informationen zu diesem gesammelt und zentral gespeichert werden. Darauf haben dann alle Abteilungen Zugriff. Der Kundenservice kann so beispielweise direkt auf aktuelle Bestellungen eines Kunden zugreifen, wenn dieser sich mit einer Frage meldet.
Doch auch Marketing und Vertrieb profitieren von der Zentralisierung der Kundendaten. So lassen sich Kundengruppen deutlich besser auswerten, zusammenfasen und bespielen. Das macht den Vertrieb und auch das Marketing deutlich effizienter und zielführender.
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Mit einem Dokumentenmanagement-System werden alle unternehmensbezogenen Dokumente digitalisiert und in einer klar definierten Ordnerstruktur zentral gespeichert. Alle Abteilungen arbeiten so mit denselben Daten. Das beugt Fehlern vor und macht Prozesse deutlich effizienter.
Human-Resource-Management (HRM)
Mit einem HRM-Modul lassen sich alle Belange rund um das Personal effizienter und smarter planen, steuern und verwalten und das unternehmensweit. Von der Einsatzplanung, über die Urlaubsplanung bis hin zum Bewerbermanagement, umfasst ein HRM-Modul diverse Funktionen, die die alltäglichen Prozesse deutlich beschleunigen und vereinfachen.
