Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber effektiv umsetzen
Die Temperaturen sinken und es werden immer mehr Mitarbeiter krank. Damit eine Krankmeldung von Arbeitnehmern reibungslos abläuft, wurde Anfang 2023 die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verpflichtend. Für Arbeitgeber bedeutet dies unter Umständen eine technische Herausforderung, insbesondere bei einer hohen Zahl an Mitarbeitern. Eine effektive Lösung bietet die automatisierte Übermittlung der eAU mit einer Zeiterfassungssoftware.
Zur elektronischen Krankschreibung
Die elektronische Krankschreibung ist seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend. Wollten sich Arbeitnehmer zuvor krankschreiben lassen, mussten sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform eigenständig an die Krankenkasse und den Arbeitgeber übermitteln. Die Umstellung zur elektronischen Krankschreibung sieht vor, dass Arztpraxen die Krankmeldung elektronisch an die gesetzliche Krankenkasse weiterleiten. Arbeitgeber müssen diese dann von der Krankenkasse aus über einen Server abrufen. Es besteht für Arbeitnehmer aber weiterhin die Pflicht, gesundheitsbedingte Arbeitsausfälle an den Arbeitgeber zu kommunizieren. Seit dem 7. Dezember 2023 gibt es außerdem wieder die Möglichkeit der telefonischen Krankschreibung für Arbeitnehmer.
Die Regelungen entstanden aus der Motivation heraus, Arbeitnehmer und gesetzliche Krankenkassen zu entlasten, fordern allerdings nun von Arbeitgebern eine verstärkte Digitalisierung. Im Falle von Privatversicherten bleibt das alte System erhalten. Die Bescheinigungen werden demnach in Papierform von Arbeitnehmern an Krankenversicherung und den Arbeitgeber weitergegeben.
Herausforderung eAU für Arbeitgeber
Arbeitgeber sind entsprechend den Regelungen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dazu verpflichtet, die Krankmeldung von den Krankenkassen abzurufen. Doch wie funktioniert das?
Zunächst erfolgt die Meldung des Arbeitnehmers über seinen Krankheitsfall beim Arbeitgeber. Um die Bescheinigung dann abzurufen, verfügen die Krankenkassen über einen Kommunikationsserver. An diesen wird vom Arbeitgeber eine Anfrage gestellt. Nachdem die Anfrage beim Server eingegangen ist, stellt die jeweilige Krankenkasse die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Daraufhin erhält der Arbeitgeber eine Benachrichtigung und die Krankmeldung kann eingesehen werden.
Hier wird recht schnell deutlich: Je höher die Zahl an Mitarbeitern und je größer die Menge an Krankmeldungen, desto mehr organisatorischer Aufwand entsteht. Eine manuelle Abfrage durch den Arbeitgeber bei den Krankenkassen ist auf Dauer schlichtweg nicht geeignet, um Arbeitsprozesse effektiv fortführen zu können.
Automatisierung mit Zeiterfassungssoftware
Um das Problem der händischen Abfrage im Zusammenhang mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu umgehen, gibt es mittlerweile automatisierte Lösungen. Oftmals sind diese beispielsweise im Rahmen moderner Zeiterfassungssoftware inkludiert. Verfügt diese über eine ITSG-zertifizierte Schnittstelle zum Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherungen, kann die eAU automatisch abgerufen werden. ITSG ist die Abkürzung für die informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung. Derartige Software bietet eine effektive Lösung für Unternehmen aller Art, um die Abläufe rund um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu beschleunigen.
Befinden sich Arbeitgeber auf der Suche nach einer solchen Softwarelösung, sollten sie nicht nur auf die ITSG-zertifizierte Schnittstelle zu den Servern der Krankenversicherung achten. Ein digitales Arbeitsumfeld ist optimalerweise nicht nur zweckerfüllend, sondern auch anderweitig effizient. Die intuitive und einfache Bedienbarkeit von diversen Endgeräten wie Smartphones, PCs oder Tablets ist ein essentieller Bestandteil von professioneller Zeiterfassungssoftware mit eAU-Lösung. Zudem ermöglicht die Verwendung im besten Fall eine einfache Urlaubsverwaltung, schnelle Personaldatenpflege und zielführende Auswertungsfunktionen.
