Erfolgreiche Events veranstalten: So geht’s!

Für die Organisation eines wirklich erfolgreichen Events, kommt es vor allem auf drei grundlegende Faktoren an, nämlich auf Gespür, Grips und das berühmte Quäntchen Glück. 

Das Glück lässt sich dabei jedoch natürlich kaum erzwingen, anders kann es allerdings bei den anderen beiden Kriterien aussehen. Ganz unabhängig davon, ob es sich um eine Schulung, eine Fachmesse, ein Festival oder eine Tagung handelt – es lassen sich im Bereich der Organisation von Veranstaltungen einige wichtige, grundlegende Regeln ausmachen. Wenn diese beachtet werden, lässt sich das Ziel eines erfolgreichen Events, das noch lange positiv im Gedächtnis behalten wird, durchaus meistern. 

Wertvolle Unterstützung bieten in diesem Zusammenhang selbstverständlich auch spezialisierte Dienstleister, wie etwa die SLS Mediatecgroup. Welche Tipps generell zu beachten sind, um den Erfolg eines Events sicherzustellen, zeigt der folgende Beitrag. 

Schritt für Schritt vorgehen

Am Anfang jedes erfolgreichen Events steht eine Idee. Wird im ersten Schritt somit nicht definiert, welches grundlegende Ziel mit der Veranstaltung verfolgt wird, sind Details, wie die Anzahl der Teilnehmer, der Ort oder der zeitliche Rahmen vollkommen unbedeutsam. 

Anhand dessen wird deutlich, dass es in hohem Maße darauf ankommt, Schritt für Schritt vorzugehen. Das Ziel des Events bestimmt schließlich immer die weiteren Details. 

Die Details festlegen

Sobald das Ziel beziehungsweise das Thema der Veranstaltung feststeht, beginnt die Zeit der organisatorischen Details. Es geht so darum, einen Termin zu finden und eine geeignete Örtlichkeit zu recherchieren und zu buchen. Allerdings ist auch dafür wiederum eine gewisse Vorarbeit nötig, nämlich in Form der Definition der Zielgruppe des Events. 

Wird so zum Beispiel eine Bildungsmesse geplant, ist es kaum sinnvoll, diese innerhalb der Sommerferien stattfinden zu lassen. Sobald sowohl die möglichen Locations als auch das Datum der Veranstaltung zumindest eingegrenzt wurden, sind diese Details kurzfristig auch zu fixieren. 

Den passenden Speaker auswählen

Als erfolgreich zeigt sich ein Kongress nicht zwangsläufig, nur, weil er ein spannendes Thema behandelt. Eine mindestens ebenso große Bedeutung kommt auch der Einladung von interessanten Speakern zu. Es geht demnach darum, genau die richtigen Messeverkäufer, Seminarleiter oder Referenten für das Event zu finden und zu verpflichten. 

Die eigenen Erfahrungswerte stellen in diesem Zusammenhang oft eine besonders große Hilfe dar, sodass es empfehlenswert ist, Speaker zu buchen, die bereits persönlich erlebt wurden. Videos auf YouTube unterstützen die passende Auswahl von Personen ebenfalls. 

Wichtig ist im Rahmen der Eventorganisation, stets im Hinterkopf zu behalten, dass ein Großteil der Gäste nicht in erster Linie aufgrund des Themas der Veranstaltung beiwohnt, sondern aufgrund interessanter Speaker. 

Die professionelle Kommunikation

Besonders Veranstaltungsplaner können auf eine professionelle Kommunikation nach außen nicht verzichten. Ratsam zeigt es sich daher, dass Event so früh wie möglich öffentlich zu bewerben. 

Dafür sind wiederum Kanäle auszuwählen, über welche die gewünschte Zielgruppe besonders effektiv erreicht werden kann. Heutzutage spielen in dieser Hinsicht auch die sozialen Medien eine nicht zu vernachlässigende Rolle. 

Eine eigene Webseite ist so für eine Veranstaltung nicht mehr zwingend nötig – auf Facebook kann für die Veranstaltung schließlich bereits mit wenigen Klicks eine eigene Seite angelegt werden. Um sicherzustellen, dass so viele Menschen wie nur möglich von dem Event erfahren, ist es ebenfalls sinnvoll, die Zielgruppe zum Teilen der Veranstaltung zu animieren.