Beeindruckende Vorstellung: Erfolgsfaktoren für einen gelungenen Messeauftritt

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Treffender kann die Aufgabe einer Messeplanung nicht beschrieben werden. Veranstaltungen dieser Art sind der erste persönliche Anlaufpunkt für potenzielle neue Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden. Um einen erfolgreichen Messeauftritt hinzulegen, spielen die Planung, die Gestaltung und die Strukturierung eine zentrale Rolle. Nachfolgend finden Interessierte die wichtigsten Tipps, um den Messetag zu einem vollen Erfolg zu machen.

1. Welches Ziel soll mit der Messe erreicht werden?

Eine Messe zu besuchen, um einfach nur vor Ort zu sein, ist sowohl für Besucher als auch für Aussteller nicht sinnvoll und kostet wertvolle Zeit, die in andere Projekte investiert werden könnte. Sind keine klaren Ziele definiert, kann am Ende auch nicht festgestellt werden, ob der Messeauftritt ein Erfolg war. Im Vorfeld einer Messe müssen sich daher Verantwortliche aus allen Unternehmensbereichen zusammenfinden, um eines oder mehrere klare Ziele zu definieren.

Der Grund dafür, die Zielsetzung abteilungsübergreifend anzugehen, ist simpel: Je nach Unternehmensbereich können die Ansprüche an das Ergebnis einer Messe ganz anders ausfallen. In einem Kickoff-Meeting vor der Messe werden deshalb konkrete Ziele der Messe zwischen allen Abteilungen vereinbart. Diese sollten nicht nur realistisch gesetzt, sondern auch messbar sein und quantifiziert werden. Zusammen mit anderen wichtigen Informationen müssen alle Beteiligten des Messestandes über diese Ziele Bescheid wissen. Ein Beispiel für ein konkretes und messbares Ziel könnte etwa sein: „Wir möchten 500 potenzielle Neukunden gewinnen und deren Daten erfassen“.

2. Ausführliche Planung und Budgetierung

Sind die konkreten Ziele gesteckt, kann es mit der Ablaufplanung und der genauen Budgetierung weitergehen. Schnell werden Messen nämlich durch Personalkosten, Standgebühren, Werbemittel und Transportkosten zu echten Kostenfallen für Unternehmen. Durchschnittswerte zeigen, dass allein die Standgebühren zwischen 200 und 300 Euro pro Quadratmeter liegen.

Unternehmen lagern die Messeplanung häufig aus und beauftragen Messebauer, Logistikunternehmen oder Marketingfirmen mit der Umsetzung eines perfekten Auftritts. Dabei fällt es oft schwer, alle Kosten im Überblick zu behalten, die eine Messe mit sich bringt. Empfehlenswert ist es daher, mehrere verbindliche Kostenvoranschläge und Angebote einzuholen, sowie die Kosten auch in der laufenden Messevorbereitung immer wieder abzufragen.

3. Standgestaltung und erfolgversprechendes Besuchermarketing

Das Standkonzept richtet sich immer nach den vorher definierten Messezielen eines Unternehmens. Ist die Aufgabe beispielsweise, neue Mitarbeiter zu gewinnen, muss das für jeden Besucher klar erkennbar sein. Die Inszenierung der eigenen Produkte oder die Veranschaulichung einer Dienstleistung müssen „Eyecatcher“ sein und Personen bereits aus der Ferne anlocken. Der Messestand muss die Identität des Unternehmens widerspiegeln und alle wichtigen Informationen enthalten, die auch auf einer Website zu finden sind. Das Design orientiert sich an der Corporate Identity des jeweiligen Unternehmens. Informationsmaterial muss unkompliziert bereitliegen. Bestenfalls sind hierauf gleich relevante Ansprechpartner und Webseiten verlinkt und wichtige Telefonnummern angegeben. Ausgelegte Flyer und Werbegeschenke sollen in erster Linie die Markenpräsenz stärken und den gewonnenen Ersteindruck des Messestandes vertiefen.

4. Mitarbeiterbriefings und Kommunikationsstrategien

Alle Mitarbeiter am Stand müssen relevante Informationen kennen und wissen, wie diese vermittelt werden sollen. Dazu gehören Vorgaben zur Anrede eines Interessenten, welcher Mitarbeiter welche Beratungen vornimmt oder wo es besonders wichtig ist, Vorgaben einzuhalten. Gespräche auf der Messe sollten sich stets an der Zielsetzung des Unternehmens orientieren, dürfen dem Besucher allerdings nicht das Gefühl geben, mit kurzen Antworten abgespeist zu werden. Bestenfalls erhalten alle Mitarbeiter bereits vor der Messe ein schriftliches Briefing mit allen Vorgaben, welches unterzeichnet zurückgegeben werden muss. Wichtige Inhalte sind Zeitbudgets pro Besucher, wann Kundendaten gespeichert werden müssen und wie das Ziel bestenfalls erreicht werden kann.

5. Kontakterfassung, Datenspeicherung und Leadmanagement

Alle Gespräche laufen gut, das Produkt des Unternehmens kann überzeugend erklärt und vermittelt werden und den krönenden Abschluss bilden die Kontakterfassung und das anschließende Leadmanagement. Digitale Tools ermöglichen es, Kundendaten blitzschnell aufzunehmen und die genauen Ansprüche sofort vor Ort festzuhalten. Ideal geeignet für die Datenaufnahme sind beispielsweise Tablets, welche den Besuchern überreicht werden können.

Durch die Datenspeicherung wissen Mitarbeiter im Leadmanagement anschließend genau, was sich ein Besucher wünscht und wie in einer weiteren Beratung sowie bei der Angebotserstellung vorzugehen ist. Durch dieses Vorgehen werden Interessenten zu langfristigen Kunden.

Oft vergessen: Analyse und Nachbereitung des Messeauftritts

Die Nachbearbeitung der Messe ist als wichtiger Faktor für den Erfolg späterer Projekte, Zusammenarbeiten und Messen zu sehen. Im Mittelpunkt der Nachbearbeitung stehen die Kontrolle der gesetzten Ziele sowie der direkte Kontakt zum Kunden. Für einen bleibenden Eindruck sorgen Dankesschreiben an wichtige Kunden, die schnelle Zusendung relevanter Unterlagen oder Nachfasstelefonate. Die Ziele sollten mit den vorher gesteckten Erwartungen abgeglichen werden. Hieraus ergeben sich anschließend Anpassungen für kommende, noch erfolgreichere Messeauftritte.