Um Prozesse in Unternehmen sowie die Ressourcenplanung leichter und effizienter verwalten und organisieren zu können, kommen ERP-Systeme zum Einsatz. Diese lassen sich in verschiedenen Bereichen einsetzen und bieten für mittelständische und große Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier ein Überblick, was ERP-System sind und welche Vorteile diese haben.
Was ist ERP?
ERP ist die Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“ und allgemein eine recht komplexe Software zur umfassenden Unternehmensverwaltung, die sich aus den unterschiedlichsten Modulen zusammensetzen kann. Zum Einsatz kommt sie etwa für Aufgaben (z. B. Finanz- und Lohnbuchhaltung, Projektmanagement, Logistik), in denen Ressourcen geplant, gesteuert und optimiert werden müssen. In vielen Betrieben wird ERP nur teilweise genutzt, in anderen wiederum ist die Software in jeder Abteilung in Gebrauch, weil Unternehmen die zahlreichen Vorteile bereits erkannt und ein ERP-System erfolgreich integriert haben.
Alle arbeiten in einer Datenbank
Ein ERP System bietet einen ganz wichtigen Vorteil: nämlich, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens auf die gleichen Daten einer Datenbank zugreifen und damit arbeiten können. Die gemeinsame Datenbasis ist Grundlage für effizientes Arbeiten in einem mittleren und größeren Betrieb. Informationen regelmäßig von A nach B zu senden, fällt damit weg. Jeder kann auf die Daten über das ERP-System zugreifen, was den Informationsfluss und die allgemeine Kommunikation unter Arbeitnehmern und der Führungsetage enorm verbessert, doppelte und unnötige Arbeiten verhindert und alle Prozesse somit schneller und effizienter und natürlich auch kostensparender macht.
Tipp: Manager behalten mit einem ERP-System besser den Überblick über alles, was im Unternehmen stattfindet. Eine Hosting-Lösung in einer Cloud macht die Daten in Echtzeit verfügbar, nichts kann mehr verloren gehen, wenn das hauseigene IT-System mal einen Ausfall hat.
Transparent und einheitlich
Durch ein ERP-System arbeiten mehrere Abteilungen aus den unterschiedlichen Bereichen in Unternehmen optimal zusammen. Alle wichtigen Informationen sind für jeden transparent einsehbar, sodass auch bereichsübergreifendes Arbeiten ohne langwierige Kommunikation möglich ist. Zudem lassen sich Informationen und Prozesse leichter bereichsübergreifend auswerten.
Optimierung für noch mehr Effizienz
Sind alle Unternehmensbereiche über eine Datenbank gut miteinander vernetzt und tauschen sich regelmäßig aus, lassen sich mittel- und langfristig Abläufe weiter optimieren, um sie noch effizienter zu gestalten. Im Idealfall werden alle Prozesse schon vor der Einführung einer ERP-Software genauer unter die Lupe genommen und auf mögliche Schwachstellen und einen eventuellen Optimierungsbedarf analysiert. Da in der ERP-Lösung alle Arbeitsschritte genau dokumentiert werden, lassen sich Anforderungen an mehr Effizienz meist sehr schnell definieren.
Unterstützt perfektes Teamwork
Über eine ERP-Lösung arbeiten mehrere Teams problemlos zusammen. Dokumente können für Teams gleichzeitig freigeschaltet werden, sodass jeder daran arbeiten kann. Natürlich ist der Datenzugriff auf Dokumente nur betriebsintern möglich. Die elektronische Zusammenarbeit funktioniert sehr gut, wenn es um das Management von Projekten geht, die teamübergreifend laufen. Projektmanager haben damit auch mittlere und große Projekte stets gut im Blick.
Tipp: Genau definierte Zugriffsrechte sind wichtig, damit keine (sensiblen) Daten in die Hände unbefugter Dritter gelangen.
Daten leichter auswertbar
Um die Prozesse in Unternehmen zu verstehen und nach außen oder innen präsentieren zu können, etwa für Banken und Investoren sowie andere Abteilungen im Unternehmen, lassen sich viele Daten der ERP-Lösung leicht in Form von Berichten auswerten. Etwa aktuelle Umsatzzahlen, die Gewinne der letzten Jahre oder anderen Kennzahlen, die für andere interessant sein können. Über ein ERP-System lassen sich Daten auf verschiedene Art zusammenstellen und auswerten, auch ganz individuelle Berichte sind damit leicht zu erstellen.
Weniger Fehler
Wenn weniger Papier und einzelne Dateien per Mail hin und her gehen, entstehen auch weniger Fehler. Durch das gemeinsame Arbeiten in einer Datenbank passieren allgemein weniger Fehler durch Doppelungen und falsche Übertragungen. Auch falsche Berechnungen sind damit selten, weil Abrechnungsdaten zum Erstellen von Rechnungen oder Angeboten automatisch mit Daten aus der Datenbank befüllt werden. Unternehmen können sich besser darauf verlassen, dass die Zahlen aus dem Reporting und Controlling stimmen und sich keine Flüchtigkeitsfehler einschleichen.
Zeit sparen
Natürlich geht es in Unternehmen immer darum, Zeit und damit Geld einzusparen. Da ERP-Systeme sehr schnell und effizient arbeiten und zwischen Mitarbeitern viel Kommunikations- und Arbeitsaufwand sparen, fällt dieser Faktor stark ins Gewicht. Daten lassen sich zügig finden und bearbeiten, viele Prozesse laufen automatisiert und unterstützen die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens für mehr Produktivität.
Zeit ist Geld
Jede Minute und Stunde, die durch den Einsatz einer ERP-Lösung in Unternehmen gespart werden kann, ist entscheidend. Denn diese summieren sich bei vielen Mitarbeitern oft auf eine beträchtliche Summe – Zeit, die für andere Tätigkeiten genutzt werden kann. Mitarbeiter werden effizienter und kosten dadurch weniger, wenn sie keine unnötige Zeit mehr mit Aufgaben vergeuden, die sich über ein ERP-System viel schneller oder automatisiert abwickeln lassen. Der Verwaltungsaufwand ist geringer, Lieferungen und Dienstleistungen sind schneller erbracht und dank optimierter Lagerhaltung und Personalplanung profitiert das ganze Unternehmen.
Projekte pünktlich erledigen
Gerade bei sehr langen Projekten, in denen mehrere Teams abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, kann der Ablauf zwischendurch stocken (z.B. durch fehlende Abstimmung, Missverständnisse, Urlaub und Krankzeiten), wichtige Termine werden eventuell nicht eingehalten. Über ein ERP-System fällt die Planung und das Controlling bei Projekten leichter, Termine bis zur Fertigstellung lassen sich zuverlässiger einhalten.
Keine langweiligen Routineaufgaben mehr
Nichts ist langweiliger und demotivierender, als ständig die gleichen und wenig anspruchsvollen Arbeiten ausführen. Viele typische (langweilige) Routineaufgaben, die Mitarbeiter nur mühsam und ohne Elan erledigen, funktionieren dank einer ERP-Lösung deutlich schneller oder sogar ganz automatisiert. Arbeitsprozesse laufen schneller und Mitarbeiten bleiben langfristig zufriedener.
Individuell und skalierbar
Es gibt verschiedene Module, die in ein ERP-System integriert werden können. Nicht jedes macht für alle Unternehmen Sinn. Je größer ein Unternehmen wird, desto komplexer wird meist auch die ERP-Lösung. Dank der guten Skalierbarkeit wächst das ERP-System im besten Fall kontinuierlich mit, um den Anforderungen jederzeit gerecht zu werden und sich an die Unternehmensgröße oder andere Veränderungen anzupassen. Mit dem Funktionsumfang und der Anzahl an Modulen sowie Nutzern, die gleichzeitig mit der ERP-Lösung arbeiten, wächst im Idealfall auch die Performance des Systems mit – cloudbasierte ERP-Systeme sind dabei besonders flexibel und kostensparend.
Tipp: Unternehmen sollten regelmäßig das ERP-System aktualisieren und den benötigten Funktionsumfang prüfen lassen. In sehr großen Unternehmen sollte sich damit ein eigenes Team befassen, um die ERP-Lösung sicher und stabil zu betreiben, Fehler zeitnah zu beheben, Updates regelmäßig einzuspielen sowie Backups zu überwachen.
