Firmenumzug – Worauf sollten Sie achten?

Ein Firmenumzug ist eine komplexe Aufgabe, die gründlich geplant werden sollte. Ob nur ein Büro umgezogen werden soll, oder eine ganze Firma mit Werkstatt und Büro, desto besser man im Vorhinein organisiert, desto reibungsloser wird der Umzug verlaufen.

Frühzeitig mit der Planung beginnen

Bei der Umzugsplanung sollte man sich ausreichend Zeit lassen. Der Mietvertrag im alten Gebäude muss meistens mit einer sechsmonatigen Frist gekündigt werden und diesen Zeitraum sollten Sie auch für die Planung nutzen. Schon frühzeitig sollte man sich auch nach dem geeigneten Umzugsunternehmen umsehen und verschiedene Angebote einholen. Beim Einholen der Angebote ist es wichtig, genaue Angaben zu der benötigten Leistung zu machen. Auf diese Weise erhält man realistische Preise, die man miteinander vergleichen kann.

Projektmanagement für den Umzug

Für den Umzug sollte ein Projektmanager gewählt werden, der für alle Details zuständig ist. In vielen Fällen wird der Projektmanager intern bestimmt. Man hat jedoch auch die Möglichkeit, einen externen Manager speziell für den Umzug zu beschäftigen. Oftmals findet man bei Umzugsunternehmen solche Spezialisten, die solche Aufgaben übernehmen und den gesamten Umzug professionell und reibungslos abwickeln. Solche Profis haben in der Regel viel einschlägige Erfahrung und sind in der Lage, den Umzug so zu organisieren, dass er an einem Wochenende durchgeführt werden kann.

So kann man Arbeitsausfälle vermeiden und die Belegschaft kann am Freitag die Arbeit im alten Gebäude beenden und bereits am Montag an der neuen Location wieder aufnehmen. Die Profis stellen dazu einen genauen Terminplan auf, in den alle zu erbringenden Leistungen aufgelistet sind.

Firmenumzug in Phasen unterteilen

Ein Firmenumzug lässt sich in der Regel in drei Phasen unterteilen. In der ersten Phase geht es um die Vorbereitungsarbeiten. Belegschaft und Kunden müssen über den Umzug und die neue Adresse informiert werden und Telefon- und Internetanschlüsse müssen für das neue Lokal geplant werden. Es muss entschieden werden, welches Mobiliar mit in das neue Lokal genommen werden soll und welche andere Möbel oder Geräte nicht mehr gebraucht und entsprechend verkauft oder entsorgt werden müssen. Außerdem gilt es, die Raumaufteilung im neuen Lokal zu bestimmen, so dass jeder Einrichtungsgegenstand sofort an den vorgesehenen Platz gestellt werden kann.

In der zweiten Phase geht es um den Transport des Mobiliars. Dabei gilt es zu beachten, dass empfindliche Möbel und Geräte sorgfältig verpackt werden, so dass sie beim Transport nicht zu Schaden kommen. In der Regel ist es am besten, wenn man diese Aufgabe durch ein Umzugsunternehmen durchführen lässt. Sie verfügen über professionelles Packmaterial und auch über die nötige Expertise. So kann sich beispielsweise ein Umzug Transport in Berlin sicher und umstandslos durchführen lassen.

In der dritten Phase geht es beim Umzug um das alte Lokal und dessen Übergabe. Oft müssen erst noch Renovierungsarbeiten durchgeführt werden, die sich erst dann durchführen lassen, wenn das Lokal leer ist. Um Übergabe Termine einzuhalten, kann es daher oft nötig sein, mit solchen arbeiten sofort zu beginnen, wenn das Lokal allmählich entleert wird. Ein Projektmanager wird sich auch um diese Aufgabe kümmern und bei Bedarf Handwerker beauftragen und beaufsichtigen, die das Lokal für eine problemlose Übergabe vorbereiten können.