Unternehmen aller Branchen müssen ständig darauf bedacht sein, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Denn nur so ist es auf lange Sicht möglich, effizient zu agieren, Kosten im Griff zu behalten, Kundenzentrierung zu gewährleisten und im Wettbewerb zu bestehen. Um Prozesse zu verbessern, ist jedoch die Unterstützung einer geeigneten Software erforderlich. An dieser Stelle kommt ERP ins Spiel. Was verbirgt sich hinter diesem Begriff? Und welche Verbesserungen bringt eine ERP-Lösung konkret mit sich? Dieser Artikel liefert kompakte Antworten.
Was sind ERP-Systeme?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Damit sind die Planung und das Management von Unternehmensressourcen (Kapital, Material und Mitarbeiter) gemeint. Die wichtigste Aufgabe ist die Schaffung einer einheitlichen Datengrundlage für alle Unternehmensbereiche. Zudem bildet ERP sämtliche Geschäftsprozesse in einem zentralen System ab, wodurch sich die Zusammenarbeit der Beteiligten erheblich verbessert. Neben der Prozessoptimierung stellen ERP-Lösungen außerdem verschiedenste Analysen und Berichte zur Verfügung, um eine fakten- und datenbasierte Steuerung des Unternehmens zu ermöglichen.
Die Vorteile von ERP-Systemen
Unternehmen, die ERP-Software einsetzen, realisieren einen teils erheblichen Mehrwert. Dieser hängt einerseits mit der Optimierung der Prozesse, andererseits jedoch auch mit der hervorragenden Informationsversorgung zusammen, die ERP mit sich bringt.
Die drei größten Vorteile einer professionellen Business-Lösung sind:
- Verbesserung der Effizienz
- Kostensenkung
- Bessere Entscheidungsfindung
Im Folgenden werden diese Aspekte näher beschrieben.
Verbesserung der Effizienz
Ein besonders bedeutsamer Vorteil ist die Effizienzsteigerung, die mit ERP-Software einhergeht. Erreicht wird diese zunächst einmal dadurch, dass alle Unternehmensbereiche gemeinsam in nur einer Lösung arbeiten. Somit erübrigen sich manuelle Datenübernahmen zwischen verschiedenen Systemen und auch doppelte Datenerfassungen. Weiterhin sind moderne IT-Systeme dieser Art in der Lage, zahlreiche Schritte in den Prozessen zu automatisieren. Dies macht die Abläufe zusätzlich effizient und entlastet die Mitarbeiter. Zudem können die Prozesse dadurch schneller durchlaufen werden, was letztlich auch der Kundenzufriedenheit zugute kommt.
Kostensenkung
Die Optimierung von Geschäftsprozessen geht selbstverständlich auch mit Kostensenkungen einher. Denn je weniger Mitarbeiterressourcen notwendig sind, um administrative Aufgaben zu betreuen, desto geringer fällt der finanzielle Personalaufwand aus. Außerdem führen ERP-Systeme die Anwender sicher durch Workflows, wodurch sich Fehler deutlich reduzieren lassen. Auch dies senkt selbstverständlich die Kosten.
Auch folgende ERP-Features tragen zur Kostenreduzierung bei:
- Reduzierte Lagerbestände durch bessere Materialbedarfsplanung (Material Requirements Planning)
- Zielgerichteter Einkauf durch systemgestützte Bezugsquellensteuerung
- Bessere Steuerung von Produktionsressourcen und -prozessen
- Optimierter Kundenservice, dadurch weniger Reklamationen
Bessere Entscheidungsfindung
Ein weiterer klarer Vorteil von ERP-Systemen besteht darin, dass sie für ein hohes Maß an Datentransparenz sorgen. Durch diese Eigenschaften optimieren sie die Entscheidungsfindung. So sind Mitarbeiter und Führungskräfte beispielsweise in der Lage, den Status von Prozessen und einzelnen Vorgängen stets in Echtzeit einzusehen. So können kurzfristige operative Entscheidungen besser getroffen werden. Doch auch im taktischen und strategischen Bereich bietet ein ERP-System mit seinen Analysemöglichkeiten viele Optionen und Vorteile. Einige Beispiele sind:
- Verkaufsanalysen: Betrachtung von Artikeln, Artikelgruppen, Kunden, Kundengruppen, Umsätzen und Margen
- ABC-Analyse in der Materialwirtschaft: Identifizierung wichtiger und unwichtiger Artikel zur Optimierung der Lagerhaltung
- Finanzanalysen: Einblicke in den Cashflow und den Liquiditätsbedarf
- Analysen zur Produktion: Reports zu wichtigen Kennzahlen wie Effektivität und Produktivität
Fazit
Insgesamt wird deutlich, dass ERP-Systeme entscheidend dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Kollaboration im Unternehmen zu stärken und Informationstransparenz zu schaffen. Hieraus resultieren wiederum Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und bessere Geschäftsentscheidungen. Zum Tragen kommen diese Vorteile insbesondere dann, wenn eine Lösung eingesetzt wird, die zum Unternehmen passt. So benötigen KMU beispielsweise keine überdimensionierte Lösung, sondern ein ERP-System für den Mittelstand, das zudem den Besonderheiten ihrer Branche entspricht. Wer hier die richtige Entscheidung trifft, stellt sicher, dass die Software ihr volles Potenzial entfaltet.
