Geschäftsreisen im Wandel: Warum Flexibilität zur Kostenfalle werden können

Dienstreisen gehören für viele mittelständische Unternehmen weiterhin zum Tagesgeschäft. Früher waren für diese meist langfristige Planungen nötig. Es galten feste Reiserichtlinien, die bei den zentralisierten Buchungen eingehalten wurden. 

In den letzten Jahren hat sich in diesem Bereich jedoch ein deutlicher Wandel vollzogen: Flexibilität ist zu einer der wichtigsten Anforderung geworden – sowohl auf Seiten der Unternehmen als auch bei den Mitarbeitenden selbst. Die Gründe dafür gestalten sich vielfältig. Unter anderem bestehen sie in veränderten Arbeitsmodellen, kurzfristigeren Kundenterminen, Messen oder Events, aber auch in der stärkeren Integration von Remote-Arbeit im Vertrieb und in der Projektarbeit.

Diese Flexibilisierung bringt natürlich einige Vorteile – sie ermöglicht Agilität, verkürzt die Entscheidungswege und erlaubt schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen. Allerdings hat sie auch Schattenseiten, die bislang in vielen Unternehmen noch übersehen werden. 

Mit der neuen Beweglichkeit steigen nämlich nicht selten auch die versteckten Kosten im Hintergrund – vor allem dann, wenn keine unternehmensweite Strategie für Reisebuchungen und spezielle Abos existiert.

Der unsichtbare Kostenfaktor: Abo-Modelle und dezentrale Buchungen

Ein wachsender Teil der Reisekosten entsteht heute nicht mehr nur durch Flüge, Hotels oder Mietwagen selbst. Es sind auch spezielle Dienstleistungen rund um die Reiseorganisation. Immer mehr Plattformen bieten beispielsweise Zusatzleistungen im Abo-Modell an, wie eine bevorzugte Kundenbetreuung, günstigere Preise oder kurzfristige Umbuchungsmöglichkeiten. Was für private Einzelpersonen attraktiv erscheinen mag, entwickelt sich für Unternehmen nicht selten zu einem ernsthaften Problem.

Anders als bei der Zusammenarbeit mit zentralen Reisedienstleistern oder der Abwicklung über Firmenkonten erfolgen viele dieser Buchungen heute dezentral. Das bedeutet, die Mitarbeitenden buchen über ihre privaten Accounts oder Kreditkarten − und schließen dabei in einigen Fällen auch kostenpflichtige Zusatzpakete ab. Diese laufenden Abonnements geraten leicht aus dem Blick, da sie selten offiziell über die Buchhaltung laufen. Insbesondere bei einer wachsenden Reisetätigkeit im Außendienst summieren sich diese Kleinausgaben am Jahresende zu signifikanten Beträgen.

Ein Beispiel: Einige Mitarbeitende nutzen Plattformen wie Opodo und entscheiden sich dort für ein sogenanntes Prime-Modell. Die Mitgliedschaft verlängert sich automatisch und bleibt häufig sogar ungenutzt, insbesondere wenn sich die Reiserichtlinien im Unternehmen ändern oder die Anzahl an Geschäftsreisen generell reduziert wird. Wird dann versäumt, Opodo Prime zu kündigen, laufen die Kosten im Hintergrund weiter – ohne Mehrwert für das Unternehmen oder den Mitarbeitenden.

Reale Auswirkungen auf den Mittelstand

Für viele Mittelständler sind die Reisekosten nach wie vor eine relevante Ausgabenposition. Meist liegen sie in einer Größenordnung von fünf bis zehn Prozent der Betriebskosten. Abhängig sind die genauen Zahlen jedoch von der Branche und dem Geschäftsmodell. 

Laut einer Studie des Verbandes Deutsches Reisemanagement e.V. beliefen sich die durchschnittlichen Gesamtkosten pro Geschäftsreise im Jahr 2023 auf 328 Euro, bei internationaler Reisetätigkeit liegen sie noch deutlich höher. Besonders betroffen sind von diesen hohen Kosten Unternehmen aus den Bereichen Maschinenbau, Beratung, Bau und IT-Dienstleistungen.

Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten, wie sie derzeit vor dem Hintergrund von Lieferkettenproblemen, hohen Energiekosten oder geopolitischen Spannungen auftreten, lohnt sich ein kritischer Blick auf alle laufenden Kosten. Große Unternehmen können dafür meist auf eigene Reiserichtlinien und spezielle Dienstleister setzen. In kleinen und mittelständischen Betrieben fehlt dagegen in der Regel eine strukturierte Buchungs- und Abrechnungsstrategie. Die Folge: Unnötige Abos bleiben aktiv, Reisedienstleister werden doppelt genutzt und die Budgets nicht ausgeschöpft oder überschritten.

Intransparenz und Schattenbudgets: Schwachstelle Kontrolle

Ein weiteres Problem ergibt sich aus den sogenannten Schattenbudgets. Bei diesen handelt es sich um Ausgaben, die nicht über die offiziellen Systeme der Finanzabteilung laufen. 

Laut einer Befragung des IT-Dienstleisters SAP Concur nutzen rund 38 Prozent der Mitarbeitenden in kleinen Unternehmen regelmäßig privat gebuchte Tools oder Services – einschließlich Reiseplattformen. Das führt nicht nur zu einer problematischen Intransparenz, sondern auch zu steuerlichen Problemen und einer erschwerten Budgetplanung.

Eine Mitarbeitende bucht beispielsweise spontan einen Flug über eine Plattform. Sie nutzt dabei einen privaten Account mit aktivierter Mitgliedschaft und reicht später nur die Ticketkosten ein. Die laufenden Gebühren für das Abo tauchen in keiner Firmenrechnung offiziell auf, werden aber dennoch aus Unternehmensmitteln finanziert, etwa in Form von Spesen oder Rückvergütungen.

Was Unternehmen tun können: Kontrolle, Struktur und klare Prozesse

Die gute Nachricht: Unternehmen können bei diesem Problem aktiv gegensteuern – und das mit relativ einfachen, aber wirkungsvollen Maßnahmen. 

Der wichtigste Schritt besteht in der Etablierung einer klaren Reiserichtlinie, die sowohl zentrale Buchungen als auch die Nutzung externer Services regelt. Die Mitarbeitenden sollten dafür sensibilisiert werden, welche Plattformen verwendet werden dürfen, wie sie abgerechnet werden und welche Leistungen auf Unternehmenskosten generell zulässig sind.

Zudem ist es empfehlenswert, regelmäßige Abonnement-Audits durchzuführen. Dabei gilt es Fragen zu klären, wie: Welche Mitgliedschaften laufen aktuell? Wer hat Zugriff? Gibt es doppelte Dienste oder ungenutzte Angebote? Solche Prüfungen helfen sowohl dabei, die Kosten zu senken als auch steuerliche Stolperfallen zu vermeiden.

Digitale Tools können diesen Prozess unterstützen, indem sie Module zur Verwaltung von Ausgaben, Abos und Genehmigungsprozessen bereitstellen. Auch für KMU lassen sich diese Lösungen sinnvoll skalieren.

Flexibilität bleibt wichtig – aber mit Kontrolle

Selbstverständlich möchte niemand zurück zu einem starren Reisemanagement. Die Pandemie hat gezeigt, dass Flexibilität in der Arbeitswelt essentiell ist. Das gilt heute auch für die Mobilität. Kundenbesuche, spontane Geschäftsabschlüsse oder internationale Netzwerkarbeit erfordern schnelle und unkomplizierte Lösungen.

Dennoch darf die Flexibilität nicht zur Kostenfalle werden. Es ist Aufgabe der Unternehmensführung, die Balance zwischen Beweglichkeit und Budgetkontrolle zu wahren. Eine transparente Reisestrategie, klare Verantwortlichkeiten und ein kritischer Blick auf laufende Kosten sind dafür unerlässlich.

Zudem lohnt es sich, die Notwendigkeit einzelner Reisen grundsätzlich zu hinterfragen. Nicht jeder Vor-Ort-Termin ist geschäftskritisch – viele Anliegen lassen sich ebenso effizient per Videokonferenz klären. Mittelständische Unternehmen, die klare Kriterien für Reiseentscheidungen definieren, senken dann nicht nur ihre Kosten − sie optimieren auch die zeitlichen Ressourcen ihrer Mitarbeitenden und reduzieren den CO₂-Fußabdruck spürbar.

Unsichtbare Kosten sichtbar machen

Die wachsende Zahl an Abo-Modellen im Bereich Geschäftsreisen stellt für den Mittelstand eine neue Herausforderung dar – nicht unbedingt wegen der Höhe der Einzelausgaben, sondern vor allem wegen ihrer Intransparenz und der breiten Streuung. 

Einige der Reiseplattformen bieten durchaus sinnvolle Leistungen. Ohne einen festen strategischen Rahmen und eine regelmäßige Kontrolle können solche Services jedoch leicht zu einer versteckten Kostenquelle werden.

Legt ein Unternehmen Wert auf Effizienz und nachhaltiges Wachstum, sollte es also auch bei scheinbar kleinen Ausgaben genauer hinsehen. Die größten Lecks entstehen in der Regel nicht durch große Anschaffungen, sondern durch viele kleine, übersehene Zahlungen.