GoBD-konforme Buchführung für Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen
In den letzten Jahren war der Missbrauch manipulierter Kassensoftwares hoch. Laut nordrhein-westfälischem Finanzminister Lutz Lienenkämper liegt der bundesweite Steuerausfall durch Betrugssoftware sowie Falschbuchungen der Gewerbetreiber bei rund zehn Milliarden Euro jährlich. Wird eine solche Software bei einem elektronischen Kassensystem entdeckt, ist ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro fällig, selbst wenn keine Steuerhinterziehung nachgewiesen wurde. Unabhängig von der kriminellen Steuerhinterziehung sind viele Kleinunternehmer jedoch verunsichert, ob ihre Buchführung den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, abgekürzt GoBD, entspricht. Was es zu beachten gilt und wie Sie die Buchhaltung insbesondere für elektronische Kassensysteme GoBD-konform erledigen, erfahren Sie hier.
Welche Regeln sind zu beachten?
Laut den GoBD müssen sämtliche Dokumente eines Unternehmens, die im Rahmen der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden, folgende sieben Kriterien erfüllen:
- Richtigkeit
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Nachprüfbarkeit
- Zeitgerechtheit
- Ordnungsmäßigkeit
- Unveränderbarkeit
Unternehmen, die über ein Kassensystem verfügen, müssen entsprechend dieser Richtlinien bedenken:
- Einnahmen sowie Ausgaben von Bargeld sind täglich aufzuzeichnen
- Kassen, die elektrisch betrieben werden, müssen maschinell auswertbar und revisionssicher sein
Hinweis: Ab Januar 2020 sind außerdem eine Zertifikatspflicht für Kassen, die Belegausgabepflicht sowie Meldepflichten für neu angeschaffte Kassen zu berücksichtigen.
Warum sich eine Buchhaltungssoftware lohnt
Da vor allem die „Unveränderbarkeit von Buchungen oder Aufzeichnungen“ durch herkömmliche Methoden der Buchhaltung nicht mehr gewährleistet ist, empfiehlt es sich, eine spezielle GoDB-konforme Buchhaltungssoftware zu nutzen. Aufzeichnungen, etwa mit Office-Programmen wie Word oder Excel sind nicht zulässig, da diese Dateitypen leicht änderbar sind. Eine Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, alle Vorschriften ohne Probleme einzuhalten. So können Sie Buchungen und Belege unveränderbar abspeichern und vermeiden dadurch, dass Ihre Buchhaltung aufgrund von Fehlern abgelehnt wird.
Ein weiterer Vorteil: Durch ständige Updates sind die Programme stets auf dem aktuellen Stand. Sie müssen sich also keine Sorgen mehr machen, eine Gesetzesänderung zu verpassen.
Einen Praxisleitfaden in Form eines kostenlosen E-Books mit allen relevanten Informationen zum Thema GoDB finden Sie hier.
