Jeder Unternehmer schreibt seinen Kunden Rechnungen. Während einige auf Word und Excel für die Rechnungserstellung schwören, sieht die GoBD etwas ganz anderes vor. Warum es nicht mehr erlaubt ist, Rechnungen mit Word zu erstellen und was die GoBD besagt, erklärt dieser Artikel.
Was bedeutet GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Das BMF-Schreiben ist somit für jeden Unternehmer von Bedeutung. Die Aufbewahrung ist deshalb so wichtig, da verschiedene Dokumente als steuerliche Beweiszwecke dienen und als solches von den Finanzbehörden auch anerkannt werden.
Wer als Unternehmer somit Rechnung ausstellt, sollte sich mit der GoBD befassen. Viele Rechnungsprogramme haben diese Grundsätze bereits integriert, sodass Unternehmern jede Menge Arbeit gespart wird. Das Rechnung schreiben mit GoBD-konformen Rechnungsprogrammen wie den Testieger von lexoffice und vergleichbaren Programmen stellt somit einen großen Vorteil dar.
Die wichtigsten Prinzipien der GoBD
Die GoBD funktioniert mit gewissen Prinzipien. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Ordnung und Unveränderbarkeit
- Einzelaufzeichnungspflicht
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Für wen ist die GoBD relevant?
Im Gegensatz zur GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) ist die GoBD für weitaus mehr Personen relevant. Nicht nur buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbstständige, die nicht buchführungspflichtig sind, sind davon betroffen. Alle Steuerpflichtigen müssen daher die GoBD erfüllen.
Wer für die Erfüllung zuständig ist, ist in dem BMF-Schreiben klar geregelt: Der Geschäftsführer muss dafür Sorge tragen, dass die GoBD eingehalten wird. Wer seine Rechnungen mit Word oder Excel erstellt, muss sogar mit Strafen rechnen.
So werden GoBD-konforme Rechnungen erstellt
Rechnungen, die mittels Word oder Excel erstellt werden, sind nicht GoBD-konform. Sie entsprechen ganz einfach nicht den Anforderungen. Sie sind leicht veränderbar, was sie ganz klar ausschließt. Vor allem dann, wenn die Rechnungen auf einem gewöhnlichen PC abgelegt werden, auf dem es keine Dokumentation von Veränderungen im Dateisystem gibt, werden die GoBD-Grundsätze nicht eingehalten. Manche versuchen sich zu retten und wandeln die erstellten Rechnungen in eine PDF-Datei um oder legen sie in Papierform ab. Dies hilft in diesem Fall jedoch nicht weiter.
Die einzige Lösung, Rechnungen GoBD-konform zu erstellen, ist somit Business Software. Zwar gibt es keine öffentliche Instanz, die eine allgemeingültige Prüfung durchführt und Programme als GoBD-konform oder nicht GoBD-konform einstuft. Allerdings hilft schon ein klein wenig Recherche, um gute Software zu finden, die dabei hilft, Rechnungen zu erstellen, die allen Kriterien der GoBD gerecht werden.
Wer jedoch weiterhin Word, Excel und Co. nutzen möchte, kann dies tun. Es ist nur wesentlich aufwendiger und umständlicher. Denn die erstellten Rechnungen müssen in ein DMS eingepflegt werden. DMS steht für Dokumenten-Management-System. In diesem System – welches für diesen Zweck übrigens auch GoBD-konform sein muss – werden die Rechnungen abgelegt, sodass sie nicht mehr verändert werden können.
Software für GoBD-konforme Rechnungen nutzen – so funktioniert es
Die einzige Möglichkeit, die weder zu umständlich noch rechtlich anfechtbar ist, ist die Nutzung einer Business Software. Inzwischen gibt es viele Anbieter, die es Nutzern ermöglichen, einfach und schnell Rechnungen zu erstellen, die allen Anforderungen gerecht werden. Doch was sollte man beachten, wenn man sich eine solche Software zulegen möchte?
Zunächst einmal gilt, ein Produkt zu wählen, das einem wirklich die Erstellung GoBD-konformer Rechnungen ermöglicht. Ein wenig Recherche im Netz hilft dabei, herauszufinden, ob eine Software geeignet ist oder nicht.
Des Weiteren ist es sinnvoll, wenn sich die Software einfach handhaben lässt. Benutzerfreundlichkeit ist bei der Rechnungserstellung essenziell. Immerhin handelt es sich dabei nur um eine Nebentätigkeit. Wer schnell mit der Rechnungserstellung ist, hat mehr Zeit für die wirklich wichtigen Tätigkeiten im Unternehmen.
Auch der Preis ist ausschlaggebend. Zwar sollte man nicht das allergünstigste Produkt wählen, da es hier meist zu Abstrichen hinsichtlich Qualität und Funktionen gibt. Allerdings ist es auch nicht Sinn und Zweck, dass hohe Summen für ein Rechnungsprogramm aufgewendet werden. Vor allem für Kleinunternehmer und Selbstständige kann das zum Problem werden. Daher ist es sinnvoll, ein Produkt mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis zu suchen.
Fazit
Eine GoBD-konforme Erstellung der Rechnungen ist für jeden Unternehmer Pflicht. Selbst dann, wenn man nur ein Kleinunternehmen betreibt, ist dies eine der wichtigsten Anforderungen. Bei Nicht-Einhaltung können hohe Strafen drohen. Um dem aus dem Weg zu gehen, empfiehlt sich spezielle Business Software wie von lexoffice. Die Nutzung eines DMS ist meist zu umständlich und nicht gerade zielführend.
