Um heute auch im HR-Bereich möglichst effizient zu arbeiten und dabei die Mitarbeiter*innen nicht lediglich zu kontrollieren, sondern sich um sie zu kümmern und durch gezieltes Management weiterzuentwickeln, suchen immer mehr Unternehmen nach umfassenden Lösungen, die das gesamte Management von Mitarbeiter*innen inklusive On- und Offboarding, Time-Tracking und Gehaltsabrechnung übernimmt.
Allerdings sind gerade KMUs auf dem aktuellen Markt für Personalverwaltungs-Software eher unterversorgt, denn die meisten Anbieter fokussieren sich vor allem darauf, attraktive Lösungen für große Konzerne zu entwickeln. Solche anspruchsvollen und oft sehr komplexen Anwendungen sind und bleiben für kleine und mittlere Unternehmen häufig zu umfassend – und unbezahlbar.
HR-Tech für KMUs
Es braucht also kompakte und effiziente Lösungen, wenn es darum geht, für KMUs und Start-Ups HR-Prozesse zu automatisieren, wichtige Informationen an die Mitarbeiter*innen weiterzugeben und so fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen.
Factorial HR, ein 2016 gegründetes Unternehmen im Bereich Personalmanagement bzw. ein Startup mit inzwischen erreichtem Unicorn-Status – also mit einer Finanzierung von über 1 Milliarde US-Dollar – aus Barcelona, hat die gleichnamige „All-in-one“-Personalmanagement-Software Factorial entwickelt. Sie ersetzt die bisher sehr zeitaufwendige manuelle Verwaltung und ermöglicht übersichtliche Einblicke in wesentliche Personalverwaltungs-Prozesse. So kann sie Unternehmen dabei unterstützen, einen horizontalen & stärker mitarbeiterorientierten Ansatz zu verfolgen und gleichzeitig ihr Geschäft zu skalieren.
„Das Personalmanagement hat in allen Branchen einen tiefgreifenden Wandel durchlaufen– vom Fokus auf Personalkontrolle hin zu der primären Funktion, ihre Mitarbeitenden zu befähigen und zu fordern. Wenn dies richtig gemacht wird, führt es zu einer zentralen Stärke von KMUs: einer engmaschigen, menschenzentrierten Kultur, die viele Arbeitskräfte suchen,” so Jordi Romero, einer der drei Gründer und Factorial-CEO.
Verwaltungsaufwand optimieren, Talente fördern – Was HR-Managementsoftware leistet
Eine solche effiziente HR-Software kann in der Fertigung ebenso eingesetzt werden wie in der Technologie, Beratung, Kommunikation, Telearbeit oder im Gesundheitswesen. Jede dieser Branchen hat unterschiedliche Anforderungen und heutige HR-Software ist imstande, den jeweiligen Nutzer*innen mehr Flexibilität hinsichtlich ihrer Aufgaben zu gewährleisten.
Strategische Vorteile durch Reduzierungen des Verwaltungsaufwands
Zeiterfassungs-Apps, Tools für die Schichtplanung in Produktion oder Gesundheitswesen, automatisiertes Berichtswesen oder Projekt- und Dokumentenmanagement unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und steigern zudem die Produktivität des gesamten Unternehmens. Um Strukturen und Verantwortlichkeiten sichtbarer zu machen und sensible Bereich zu schützen, kann eine moderne HR-Software automatisiert Organigramme erzeugen und stellt auf Wunsch ein Berechtigungssystem zur Verfügung, über welches sich Zugriffsrechte steuern lassen.
Zur Verwaltungsoptimierung gehören auch automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Überwachung der Ausgaben (z. B. der Spesen) sowie die Möglichkeit, Unterlagen und Dokumente mithilfe einer elektronischen Signatur rechtssicher zu unterzeichnen.
Modernes HR-Management eröffnet optimierte Talentförderung
Eine moderne HR-Software sollte nicht nur die Kontrolle der Mitarbeiter*innen und die Optimierung der Verwaltungsprozesse gewährleisten, sondern auch der Förderung des Personals dienen. Das bedeutet, dass sich die Entwicklung der Performance und Profile von Mitarbeiter*innen mithilfe der Software eingängig verfolgen und steuern lässt. Sie ist in der Lage, das Employer-Branding eines Unternehmens zu optimieren und offene Stellen auf entsprechenden Jobportalen zu platzieren.
Zudem organisiert sie in der Vermittlung das gesamte Bewerber*innen-Management, verwaltet die Kandidat*innen-Daten und versendet automatisiert Antworten nach getroffenen Personalentscheidungen. Zu den Features moderner HR-Softwarelösungen gehören auch On- und Offboarding-Prozesse sowie ein Management-System für Schulungen, Fort- und Weiterbildungen.
Die Personalverwaltung der Zukunft ist digital
Selbst kleine Unternehmen besitzen heute zum Teil so komplexe Organisationsstrukturen, dass sich diese ohne Zuhilfenahme innovativer Technologien nur sehr schwierig überblicken und steuern lassen. Zudem haben das Internet und die fortschreitende Digitalisierung dazu geführt, dass Geschäftsprozesse heute wesentlich schneller ablaufen, als noch vor 30 oder 40 Jahren. Durch den Einsatz von Technik muss man eine Niederlassung am anderen Ende der Welt nicht mehr persönlich aufsuchen, um ihre Produktivität und die Qualität der dort Beschäftigten einzusehen.
Moderne HR-Softwarelösungen lassen sich inzwischen über sogenannte APIs (Schnittstellen) in bereits bestehende IT-Strukturen integrieren, ohne dass die laufenden Prozesse unterbrochen werden müssen. Dadurch erweisen sich solche HR-Managementsysteme auch in der Einrichtung als extrem nutzerfreundlich.
Ein weiterer Vorteil Technologie-basierter und weitgehend automatisierter Prozesse liegt im relativ niedrigen finanziellen Aufwand. Die Entwickler von HR-Softwares bieten meist verschiedene Modelle und Anwendungsbereiche an: benötigt ein Unternehmen ein individuell zusammengestelltes HR-Managementsystem, kann ein solches erstellt und genau auf die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt werden. Auch dies wäre ohne einen hohen Grad an Automatisierung und ohne die Errungenschaften der Digitalisierung in dieser Form gar nicht möglich. Deshalb werden auch mittelständische und aufstrebende Unternehmen und Organisationen zukünftig nicht mehr aus kostengründen auf HR-Management-Software verzichten müssen.
