Klassische Stempel – nützlich und wichtig für Unternehmen

Die digitale Versendung von Schreiben, Dokumenten und Co. sorgt für immer weniger Papier in unserer Berufswelt. Komplett auf Ausdrucke können wir jedoch nicht verzichten. Notarielle Vereinbarungen, Erbscheine, Sozialversicherungsbescheinigungen und vieles mehr benötigen wir weiterhin im Original. Bei den meisten amtlichen Schriftstücken sind Stempel ebenso wie die Unterschrift vorgesehen. Aber auch, wenn es keine Verpflichtung für Unternehmen zum Einsatz der kleinen praktischen Produkte gibt, stellen sie ein nützliches Hilfsmittel dar.

Einsatz von Firmenstempeln in Büros

Firmenstempel machen in jedem Fall einen seriösen Eindruck, sowohl auf Geschäftspartner als auch Kunden. Mit ihnen lassen sich leicht bedeutende Informationen unkompliziert auf Papier bringen, darunter

• Name des Unternehmens,
• Rechtsform der Firma,
• Adresse,
• Kontaktdaten,
• Steuernummer und
• Bankverbindung.

Die Auswahl an Stempeln ist groß: Die traditionelle hölzerne Variante mit extra Stempelkissen steht noch heute im Angebot. Hinzu kommen zahlreiche moderne Produkte aus Metall oder Plastik mit integrierter Farbe. Ein individuelles Design lässt sich online schnell und unkompliziert anfertigen.

Beispielsweise bei easystempel wählt man einfach das ausgewählte Modell aus, lädt die Wunschdatei hoch oder gestaltet per PC ein personalisiertes Motiv. Nach Auftragsvergabe beginnt die Produktion, der gewünschte Stempel kommt selbstverständlich fertig montiert zur Auslieferung. Werden Website, das Briefpapier, Umschläge, Flyer und Firmenstempel gleich gestaltet, passt alles optisch perfekt zusammen. Unternehmen profitieren von einem hohen Wiedererkennungswert.

Beispiel für die rechtliche Bindung eines Firmenstempels

In § 126 BGB sind die Bestimmungen für die Schriftform einer Urkunde oder eines Vertrages definiert. Dort findet sich die Vorschrift, dass für die Rechtsverbindlichkeit generell die handschriftliche Unterschrift entscheidend ist. Unter anderem bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung gibt es häufig mehrere Geschäftsführer, die jeweils unterschriftsberechtigt sind. Leistet nur einer von ihnen seine Unterschrift, kann der Firmenstempel ausschlaggebend sein. Er bezeichnet, dass der Betreffende im Namen des Unternehmens handelt und die Unterschrift damit rechtsverbindlich ist.

Dass die Schriftformerfordernis auf diesem Weg erfüllt ist, wurde auch durch ein Urteil des Bundesgerichtshof aus dem Jahr 2013 bestätigt. Im vorliegenden Fall handelte es sich um einen Mietvertrag für Gewerberäumlichkeiten. Der BGH bestätigte, dass der Firmenstempel in Verbindung mit der Unterschrift den Unterzeichnenden als unterschriftsberechtigt ausweist.

Vorsichtsmaßnahmen beim Umgang mit Stempeln

Firmenstempel sollten zum Schutz des eigenen Unternehmens möglichst verschlossen aufbewahrt werden – dadurch kann die illegale Nutzung leicht vermieden werden. Haben alle Mitarbeiter Zugriff darauf, besteht das Risiko, dass sie sich als unterschriftsberechtigt ausgeben. So können sie eigenverantwortlich rechtsverbindliche Verträge abschließen, auch wenn der Chef sie gar nicht dazu befugt hat.

Die Vorgabe eines Angestellten, zur Unterschrift berechtigt zu sein, zusammen mit der Bestätigung durch den Firmenstempelaufdruck, wird rechtlich als Anscheinsvollmacht bezeichnet. Dabei handelt es sich um Identitätsmissbrauch, der unter Umständen strafrechtlich geahndet werden kann.

Vor Gericht spielt es eine Rolle, ob die Gelegenheit zur unerlaubten Nutzung des Firmenstempels gegeben war. Deshalb sollten die Verantwortlichen dafür sorgen, dass ausschließlich vertretungs- und unterschriftsberechtigte Mitarbeiter Zugang dazu haben. Bestenfalls erhalten zudem die befugten Angestellten explizite Anweisungen, für welche Handlungen sie den Stempel einsetzen dürfen. Es kann sinnvoll sein, die Bestimmungen in schriftlicher Form festzuhalten.

Weitere nützliche Stempel für den Büroalltag

In vielen Büros wird außerdem nicht auf Eingangs- oder Erledigungsstempel verzichtet. Sie sind vor allem für den Posteingang und Dokumente ein nützliches Hilfsmittel. Der Stempelaufdruck sorgt für Transparenz bei der Bearbeitung von Schriftverkehr. So können auch nach einem längeren Zeitablauf die einzelnen Schritte nachvollzogen werden. Bestenfalls enthalten die Stempel nicht nur das Datum oder den Erledigungsvermerk, sondern darüber hinaus das Kennzeichen für die Abteilung oder den Namen des Sachbearbeiters.

Über eine besondere Bedeutung verfügen Posteingangsstempel bei Rechtsanwälten, Notaren und behördlichen Institutionen. Mit dem Eingang verschiedener Dokumente beginnen Fristen zu laufen, die dringend einzuhalten sind. Wird das Datum des Erhalts in Zweifel gezogen, dient der Eingangsstempel als Beweismittel.