Die Corona Zeit ist zwar überwunden, aber noch lange werden Unternehmen die (wirtschaftlichen) Nachwirkungen spüren. Ein wesentlicher Begleiter für viele Unternehmen während der Pandemie war das Kurzarbeitergeld. Allmählich beginnt die Agentur für Arbeit bzw. ihre örtlichen Zweigstellen mit der Prüfung über die ordentliche Verwendung und Rückzahlung der während der Pandemie ausgezahlten Gelder. Betroffen von dieser Prüfung sind alle Unternehmen und Selbstständige (sofern diese Beschäftigte während der Auszahlungsperiode hatten), die in den letzten Jahren Kurzarbeitergeld empfangen haben. Die nachfolgenden Tipps helfen bei der Vorbereitung, falls eine Prüfung ins Haust steht.
Was wird alles geprüft?
Hauptsächlich prüft die Agentur für Arbeit die Berechnung des Kurzarbeitergeldes. Dabei möchte sie beispielsweise wissen, ob das Soll/Ist-Entgelt korrekt ermittelt wurde. Damit ist ein Vergleich gemeint zwischen der hypothetischen Entlohnung, die eine oder ein ArbeitnehmerIn ohne Kurzarbeitergeld erhalten hätte (Soll-Entgelt) und der tatsächlichen Entlohnung während der Kurzarbeit (Ist-Entgelt). Anhand dieser Differenz wird das Kurzarbeitergeld berechnet. Daher müssen der Agentur für Arbeit die Arbeitszeitkonten aller MitarbeiterInnen vorlegen, die während der Pandemie Kurzarbeitergeld erhalten haben. Hier ist es auch wichtig zu wissen, dass es in der Regel unzulässig ist, während des Erhalts des Kurzarbeitergeldes Überstunden zu leisten.
Diese Unterlagen müssen bereitliegen
Kurzarbeitergeld Antrag: Für die Auszahlung des Kurzarbeitergeldes war es erforderlich, für die MitarbeiterInnen die jeweiligen Anträge auszufüllen. Je nach Umständen müssen diese erneut vorgelegt werden, um zu zeigen, dass damals im Unternehmen alle Bedingungen für das Kurzarbeitergeld erfüllt waren. Da während Corona die Voraussetzungen um Kurzarbeit teils erheblich gelockert wurden, hatte es schon gereicht, wenn mindestens zehn Prozent der ArbeitnehmerInnen einer Abteilung von einem Arbeitsausfall betroffen waren.
ArbeitnehmerInnen Dokumentation: Es muss nachgewiesen werden können, welche MitarbeiterInnen von Kurzarbeit betroffen waren und Kurzarbeitergeld erhalten haben. Dafür sind unbedingt Unterlagen wie Dienstpläne, Lohnabrechnungen und Arbeitszeitkonten bereitzuhalten.
Sozialabrechnungen: Ebenso notwendig ist der Beweis, dass ArbeitgeberInnen während der Kurzarbeit (entsprechend der Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld) alle Sozialabgaben für ihre MitarbeiterInnen korrekt abgeführt haben. Während der Coronazeit wurde die SV-Beiträge vollständig von der Agentur für Arbeit übernommen. Diese Regelung gilt jedoch nicht mehr.
Tipp: Sich mit Berechnung des Kurzarbeitergeldes vertraut machen
Bei der Aufstellung des Soll-/Ist-Entgelts gilt es zu beachten und genau zu bestimmen, was alles zum Soll-Entgelt bzw. zum Ist-Entgelt zählt. Wie sind zum Beispiel Überstunden, Nachtzuschläge oder Einmalzahlungen zu berücksichtigen?
Unterlagen ordentlich halten
Keine Sorge, bevor es zu einer “großen” Überprüfung eines Unternehmens kommt, bei der die Agentur für Arbeit den Betrieb genau unter die Lupe nimmt, fordert sie zunächst die oben aufgeführten Unterlagen und Dokumenten ein. Wenn diese ordentlich geführt und abgelegt sind, ist nichts weiter zu befürchten.
Was tun bei einem Fehler?
Ist dennoch ein Fehler beim Kurzarbeitergeld unterlaufen, muss dieser unverzüglich korrigiert werden. Im Zweifelsfall ist es nötigt, bis ins Jahr 2020 zurückzurechnen und noch einmal alle Anträge dahingehend genau prüfen, ob nicht zu viel Kurzarbeitergeld ausgezahlt wurde. Zu viel gezahltes Kurzarbeitergeld müssen Unternehmen zurückzahlen. Fällt ein Fehler auf, sollten die Verantwortlichen umgehend handeln und kooperativ mit der Agentur für Arbeit sein. Warten bis die Prüfung ansteht, sollten Unternehmen vermeiden und besser bereits vorher alles ausräumen.
Über den Autor:
Thomas Bischof ist Teamleiter Payroll bei der CSS AG, Künzell.
