Warnkenhagen – Für Notes Anwender gibt es eine interessante neue Anwendung. Unternehmen, die ihre Artikelbestände wie Werbematerial und Büromaterial noch mithilfe selbst gestrickter Tools via Excel, Access, Approach oder gar manuell verwalten, finden in der neuen Applikation „Material-Profi – Materialverwaltung und Bestellsoftware“ des Softwarehauses RI-SE Enterprise GmbH eine interessante und äußerst flexible neue Lösung, um die Lagerverwaltung im eigenen Unternehmen zu optimieren.
Die Applikation wurde explizit für die Verwaltung von Büromaterial und optional auch Werbematerial in Unternehmen entwickelt. Die typischen Vorzüge einer Notes Applikation kommen bei dieser Anwendung in vollem Umfang zum Tragen.
Ein frei konfigurierbares Wiedervorlagesystem, detailliert einstellbare Zugriffsberechtigungen, eine vollautomatische Lagerbestandsüberwachung sowie eine äußerst komfortable Bestellfunktion mit Warenkorb für Mitarbeiter sind nur einige der durchaus gelungenen Funktionalitäten dieser intuitiv zu bedienenden Notes Software.
Besonders hervorzuheben ist aus unserer Sicht das integrierte Variantenmodul. Mit diesem neuen Werkzeug lässt sich die Anzahl der gespeicherten Artikel erheblich reduzieren. Wenn früher beispielsweise für jedes Druckermodell im Unternehmen ein eigener Artikel mit dem zugehörigen Toner angelegt werden musste, besteht in der neuen Version die Möglichkeit, einen einzigen Artikel zu erzeugen und die notwendigen Varianten, welche dem Druckermodell entsprechen, einzuarbeiten. Der Mitarbeiter hat beim Bestellprozess dann sehr komfortabel die Möglichkeit zu wählen, welche der Varianten, in diesem Fall also welchen Toner für welches Druckermodell er benötigt.
Ebenfalls äußerst pfiffig gelöst ist die Warenkorbfunktion. Mit dieser gelingt es auf Anhieb auch abteilungsübergreifend Artikel gemeinsam zu bestellen. Die Kollegen der gleichen Organisationseinheit erhalten bei entsprechender Konfiguration jederzeit einen Überblick darüber, welche Produkte sich bereits im Warenkorb befinden und welcher Kollege diese hinzugefügt hat. Hierdurch ist die doppelte Bestellung von Artikeln innerhalb einer Organisationseinheit nahezu ausgeschlossen.
Darüber hinaus wurde ein sehr flexibles elektronisches Freigabeverfahren implementiert. So besteht auf Artikelebene die Möglichkeit festzulegen, ob eine Genehmigung eines Kompetenzträgers vor der Auslieferung des bestellten Artikels notwendig ist. Zahlreiche weitere Funktionalitäten wie Budgetierung, Kostenstellenverwaltung, Datenübernahmemöglichkeit aus alten Notes Anwendungen und ein umfangreiches Lieferanten Modul gehören genauso zum Funktionsumfang.
Eine in den alten Versionen immer wieder vermisste Möglichkeit Artikeln verschiedenen Lagern zuzuordnen und diese Lager gegebenenfalls durch unterschiedliche Lagerverwalter administrieren zu lassen wurde nunmehr auch endlich implementiert. Insbesondere für Unternehmen mit einem Filialnetz die mehrere Materiallager unterhalten ist diese neue Funktion äußerst hilfreich.
Alles in allem macht die Materialverwaltung „Material-Profi für Notes“ als umfängliches Lagerverwaltungsprogramm einen sehr aufgeräumten und dabei dennoch funktionalen Eindruck. Zum Teil recht aufwändig und grafisch ansprechend gestaltete Navigationselemente, die sich zum Teil auch noch ausblenden lassen, sowie eine flexible Konfigurierbarkeit lassen die Arbeit mit dieser Notes Datenbank auch für nicht so versierte Anwender zügig und ohne lange Eingewöhnungsphase von der Hand gehen.
Durch die intuitive Bedienbarkeit der Software ist das Studium der Inline-Dokumentation im Vorfeld normalerweise nicht notwendig, um die Funktionalitäten zu verstehen und nutzen zu können. Mitarbeiter werden innerhalb weniger Minuten völlig eigenständig in der Lage sein, Bestellungen in der Software aufzugeben. Fehlbedienungen und unplausible Eingaben werden effektiv durch entsprechende Routinen abgefangen.
Auf der Webseite des Herstellers findet man einige kurze Videodokumentationen. Als Interessent sollte man diese unbedingt einmal anschauen, um einen kleinen Überblick über den doch recht beachtlichen Funktionsumfang der Software zu erhalten.
Fazit:
Die Materialverwaltung „Material-Profi“ ist eine durchaus beachtenswerte Alternative zu konventionellen Anwendungen für eine Lagerverwaltung und bringt dank der Datenbankfunktionalitäten und Automatismen von Notes eine Menge Vorteile mit sich, die das Material-und Lagermanagement innerhalb eines Unternehmens zum Teil deutlich effizienter von der Hand gehen lassen.
Insbesondere Unternehmen, die bereits eine Notes Infrastruktur aufgebaut haben, für die hausinterne Lagerverwaltung aber noch keine optimale Lösung einsetzen, sollten sich dieses Produkt unbedingt einmal näher anschauen. Der Material-Profi zeigt einmal mehr, dass IBMs Notes deutlich mehr kann als E-Mail und Kalender.
Neben dem Material-Profi finden sich auf der Webseite des Herstellers zahlreiche weitere, zum Teil äußerst interessant klingende Applikationen für Notes. Vorbeischauen lohnt sich in jedem Fall.
