Mehr Effizienz im Büro dank Word-Vorlagen

Jeder, der im Bereich Verwaltung, Marketing, Verkauf oder Kundensupport tätig ist, kennt das. Unter den mehreren Dutzend Anfragen und Anliegen von Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern gibt es eine Handvoll verschiedener Szenarien, die sich immer wieder wiederholen. Nun kann man entweder die Antworten eines jedes einzelnen Anliegens immer wieder aufs Neue formulieren und entsprechend formatieren, oder man verwendet eine gute Word-Vorlage, auf die man immer wieder zurückgreift, um den ganzen Prozess zu beschleunigen. Wer die Wahl hat, hat die Qual…

Einfache Beispiele

Vielleicht betrachten wir der Einfachheit halber eine Person, die im Bereich Verwaltung (beispielsweise im Office Management) arbeitet. Auf diesem Schreibtisch / dem Emailkonto landen allerlei Anfragen von Firmenkunden, Lieferanten und Interessenten. Nehmen wir an, diese Person sei zudem für etwaige Versandangelegenheiten verantwortlich. Stellen wir uns deshalb die Frage, was dieser Office Manager besonders häufig zu tun haben wird und welche Dokumente er am häufigsten erstellen wird.

Auftragserfassung

Die Verkaufsabteilung hat es geschafft, einen Kunden für ein Produkt zu begeistern. Es wurde bestellt. Nun braucht es eine Bestellbestätigung. Damit wird der Ball zum Office Manager gespielt. Dieser ist gefragt, den Bestellungseingang zu bestätigen. Eine professionelle Vorlage mit Briefkopf und allen relevanten Feldern (wie Anschrift des Kunden, bestellten Artikeln, Kosten, usw. würde die Arbeit nicht nur erleichtern, sondern gäbe dem Ganzen zudem ein einheitliches Bild, weil jede Auftragsbestätigung über die Jahre hinweg gleich aussieht.

Lieferscheine

Damit die Ware versendet werden kann, braucht es einen Lieferschein. Es lohnt sich, eine Vorlage zu haben, die der Auftragsbestätigung stark ähnelt, die aber die entsprechend notwendigen Felder inkludiert. Auch dabei kann der Profi, beispielsweise ein Grafikdesigner behilflich sein.

Andere Versanddokumente

Wird ein Artikel innereuropäisch versendet, gibt es keinen Grenzübertritt der Ware. Wenn die Ware aber aus der EU in ein Drittland oder von einem Drittland in die EU geht, braucht es Dokumente, die eine korrekte Verzollung garantieren. Hat der Office Manager eine gute Word-Vorlage, muss er sie nur noch mit den benötigten Informationen befüllen, anstatt dieses jedes Mal neu zu generieren.

Rechnungen

Jeder Auftrag endet, wenn die Lieferung erfolgt ist und die Rechnung versendet wird. Auch die Rechnung sollte aus einem Guss sein und strukturell und optisch zu den übrigen Vorlagen passen.

Fazit

Es gibt unzählige Fälle, wo Word-Vorlagen eine spürbare Erleichterung darstellen. Und nicht nur das. Wenn es um Corporate Design geht, sind sie sogar unerlässlich. Man sollte sich deshalb vielleicht professionelle Unterstützung von Spezialisten geben lassen. Diese verstehen ihr Handwerk und helfen, die Ziele der Firma zu verfolgen.