Die meisten Menschen arbeiten Tag für Tag vor sich hin. Wenige interessieren sich wirklich für ihre Arbeit. Entsprechend wird nicht über den Tellerrand geschaut. Es wird sich nicht übermäßig weitergebildet und wie die Produktivität angehoben kann ist meist auch irrelevant.
Dabei kann die Arbeit deutlich mehr Spaß machen, wenn man Fortschritte, z. B. in der Geschwindigkeit merkt oder man feststellt, dass man Wissen besitzt, welches andere nicht haben. Aus diesem Grund schauen wir uns in diesem Beitrag 4 Tipps an, wie man die eigene Produktivität steigern kann.
Der Umgang mit PDF-Dateien
Nahezu jeder Mensch in einem Bürojob arbeitet regelmäßig mit PDF-Dateien. Einige greifen dabei auf den Standard-Editor des Computers zurück. Spezielle Programme, die sich auf PDF-Dateien konzentrieren, können hingegen einiges leichter machen.
Gute PDF-Programme lassen einen PDF-Dateien in jeglicher Form bearbeiten und individualisieren. Normale Dateien können schnell in PDF-Dateien konvertiert werden. Ein weitere Anwendungsfall ist, dass man eine große PDF-Datei erhält, welche in einzelne Bereiche heruntergebrochen werden müssen. Anstatt dieses mühselig zu machen können Programme diese mit einem Klick zerteilen.
Mehrere PDF-Dateien zusammenfügen ist ebenso kein Problem und spart einem einiges an Zeit.
Shortcuts und Kurzbefehle lernen
Wer einmal mit Tastaturkürzeln gearbeitet hat, seien es Mac Kurzbefehle oder welche für Windows, möchte nicht mehr zurück. Diverse Mausklick in Programmen kosten einiges an Zeit. Dabei gibt es nahezu für jede Funktion ein Tastaturkürzel.
So kann z. B. im Mailprogramm Outlook eine Mail mit strg+r beantwortet, mit strg+j weitergeleitet und mit strg+enter versendet werden.
Wer mit Kopieren, Einfügen und Ausschneiden muss kann dies mit strg+x, strg+v und strg+x erledigen.
Bei gedrückter Alt Taste und anschließendem Drücken der Tabulatur Taste kann zwischen diversen offenen Tabs und Fenstern hin und her gewechselt werden.
Und das waren nur einige wenige von tausenden Kurzbefehlen.
Mit Vorlagen arbeiten
Seien es Office Programme oder E-Mails. Es gibt Aufgaben, da gibt es Situationen, wo das Grundgerüst immer gleich ist. Das können bestimmte Tabellen sein oder Phrasen in E-Mails.
Hierfür sollte jeder eine Vorlage erstellen, sodass das Grundgerüst auf Abruf erstellt werden kann. Wird für den Chef regelmäßig eine Kalkulation benötigt, kann eine leere Tabelle in Excel als Vorlage gesichert werden.
Im Mailprogramm gibt es je nach Anbieter Vorlagen oder Signaturen. Dort können Phrasen hinterlegt werden. Klickt man nun z. B. auf seine erste gespeicherte Phrase, erscheint mit einem Klick (oder einem Tastaturkürzel) ein ganzer vorgefertigter Text.
Calendar Blocking betreiben
Calendar Blocking ist einer der neusten Trend zum Organisieren des eigenen Tages. Dabei wird jegliche Tätigkeit im Kalender inkl. geschätzter Zeitangabe eingetragen. Von der Mailbearbeitung, über Calls bis hin zu Pausen.
Dadurch, dass für jede Aufgabe ein kleiner Zeitblock reserviert wird, kann man viel effektiver arbeiten und reinkommende Aufgaben besser verteilen und erledigen. Der große Vorteil ist, dass man seine ToDos nicht stumpf in eine Aufgabenliste packt, welche immer und immer länger wird.
Die meisten kennen es wahrscheinlich, dass man sich dann die leichten heraussucht und immer irgendwelche Aufgaben vor sich hergeschoben werden. Mit dem Calendar Blocking kann das nicht mehr passieren.
