In Deutschland ist die Zeiterfassung im Betrieb rechtlich bereits seit einigen Jahren vorgeschrieben. Unabhängig von der Größe des Unternehmens müssen Arbeitgeber die Arbeits- und Pausenzeiten ihrer Mitarbeiter konsequent dokumentieren. Gespeichert werden diese Daten in der Regel mit Hilfe einer Software zur Zeiterfassung, die oftmals über nützliche Zusatzfunktionen verfügt. Doch wie findet man die passende Software zur Zeiterfassung? Wir erklären, welche Kriterien bei der Entscheidungstreffung helfen und stellen die wichtigsten Zusatzfunktionen vor.
Bedarf und Analyse
Im ersten Schritt sollte der eigene Bedarf definiert werden. Neben der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter und Projekte spielen auch branchenspezifische Anforderungen eine Rolle. An dieser Stelle unterscheidet sich beispielsweise das Bauwesen von der IT-Branche und auch das Gesundheitswesen verfügt über seine speziellen Eigenschaften. Deshalb ist es zunächst wichtig zu wissen, welche Funktionen von der Software zur Zeiterfassung erwartet werden. Neben dem An- und Abmelden können beispielsweise auch Funktionen des Projekt- und Abwesenheitsmanagements genutzt, Überstunden abgerechnet und externe Tools angebunden werden.
Grundsätzliche Funktionen
Grundvoraussetzung einer guten Software zur Zeiterfassung ist die intuitive und benutzerfreundliche Anwendung. Der Nutzer sollte sich ohne Erklärung im System zurechtfinden, sodass auch neue Angestellte problemlos mit der Software arbeiten können.
Viele moderne Systeme lassen sich darüber hinaus sowohl von Terminals als auch von mobilen Endgeräten und Computern aufrufen. Die Daten sind dabei stets sicher und werden in Echtzeit aktualisiert. Mit Hilfe von umfangreichen Reporting-Tools können diese Daten dann zur Analyse verwendet werden und hilfreiche Einsichten über das Unternehmen liefern.
Dank Exportfunktionen können sie problemlos an bestehende Systeme des Unternehmens angebunden werden, zum Beispiel für die Buchhaltung, die Lohnabrechnung oder das Projektmanagement.
Empfohlene Zusatzfunktionen
Eine wichtige Zusatzfunktion ist die Urlaubsplanung. In der Regel kann auch diese über die Zeiterfassungssoftware vorgenommen werden. Mitarbeiter stellen Anträge, Führungskräfte können diese ablehnen oder genehmigen.
Im produzierenden Gewerbe sollte die Zeiterfassungssoftware zudem über eine automatische Schichterkennung verfügen. Sobald ein Mitarbeiter zur Schicht ein- und ausstempelt, weiß das System, welche Zuschläge anfallen.
Die wichtigste Zusatzfunktion aber betrifft die eAU, die elektronische Arbeitsunfähigkeitserklärung. Die Krankheitstage müssen aktuell manuell eingepflegt werden, um anschließend die passende eAU manuell vom Server der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) abrufen zu können. Das ist aufwändig und kostet viel Zeit. Eine gute Zeiterfassungssoftware verfügt über eine automatische eAU-Abfrage, spart Zeit – und damit bares Geld.
Schnittstellen zur Bestandssoftware
Wichtig bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware sind zudem die Schnittstellen. Das ist keine Zusatzfunktion, denn in der Regel verfügen die Softwares über Schnittstellen zu den wichtigsten ERP- und Buchhaltungsprogrammen. Vor dem Kauf sollte trotzdem geprüft werden, ob die Software nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden kann. Erst dann entfaltet sie ihr volles Potenzial.
