Wachstum und Kostendruck erfordern auch bei KMUs organi-satorische Veränderungen. Helfen kann dabei die Auslagerung von Kerngeschäft-fremden Leistungen an Spezialisten. Bei der Auswahl eines geeigneten Outsourcing-Partners ist aber einiges zu beachten.
Von Nico Wittmann*
Es ist meist ein schleichender Prozess. Ein Mittelständler arbeitet gut und ist erfolgreich. Es gibt neue Aufträge, zum Teil direkte An-schlussaufträge, und das Unternehmen muss wachsen, um alle diese neuen Aufträge ebenso gut erfüllen zu können wie die bishe-rigen. Der wirtschaftliche Erfolg erfordert dann häufig Personal-wachstum. Je mehr Menschen in das Geschäft eines Unterneh-mens involviert sind, desto komplexer und damit intransparenter werden aber die Prozesse. Dass dies an einem gewissen Punkt zum Problem werden kann, wird in der Wachstumseuphorie oft vernachlässigt. Es sind aber organisatorische Veränderungen notwendig, mit denen sich das mittelständische Unternehmen oft zum ersten Mal befassen muss.
strategische Kommunikation mbH
Ein anderer Grund für organisatorische Veränderungen im Mittel-stand ist der steigende Kostendruck. Die Veränderungszyklen im Markt sind kürzer geworden, sei es wegen regulatorischer Ände-rungen oder dem technologischen Fortschritt. Um mithalten zu können, sind Anpassungen notwendig. Dies gerät häufig in Konflikt mit dem Kerngeschäft – auf das man sich aber natürlich weiterhin konzentrieren sollte.
Auslagerung von IT-Leistungen häufig empfehlenswert
Eine wirkungsvolle Möglichkeit, um Wachstum bestmöglich abzu-fangen und dem Kostendruck standzuhalten, ist die Auslagerung von Kerngeschäft-fernen Leistungen an einen Spezialisten. Das sind beispielsweise Abrechnungsprozesse wie Personalabrech-nung, Energieabrechnung oder das Forderungsmanagement. Möglich ist außerdem Auslagerung des Einkaufs, wo ein geeigne-ter Outsourcing-Partner zusätzlich zur Entlastung noch Preisvortei-le durch Mengenbündelung erzielen kann, oder der gesamten Lo-gistik. Empfehlenswert ist aber häufig auch die Auslagerung von IT-Leistungen – vor allem wenn es um die Infrastruktur, System-harmonisierungen oder spezielle Anwendungen geht, bei denen aktuelles Fachwissen gefragt ist.
Zum Beispiel bei ERP-Systemen: Wächst ein mittelständisches Unternehmen, dann ändern sich hier die Mengengerüste und die Anzahl der Prozesse. Das macht einen höheren Automatisie-rungsgrad notwendig und erfordert einen noch engeren Fokus auf die Kernprozesse, die sauber abgebildet sein müssen. Oft ist es auch sinnvoll, Systeme ineinander zu integrieren, um Synergien zu schaffen. Ein Dienstleister kann den Unternehmen das Leben häu-fig schon dadurch vereinfachen, dass er die Infrastruktur und An-wendungen an den konkreten Bedürfnissen ausrichtet. Ist er ent-sprechend spezialisiert, deckt er außerdem zusätzlich viele Anfor-derungen ab, die sich ein einzelnes mittelständisches Unterneh-men nicht leisten kann. Dazu zählt etwa die Bereitstellung hochsi-cherer Server in zertifizierten Rechenzentren oder umfassende Supportdienstleistungen für die IT-Systeme. Verfolgt der Outsour-cing-Partner einen Shared-Services-Ansatz, können KMUs dabei von erheblichen Kostenvorteilen profitieren.
Outsourcing für den Mittelstand noch relativ neu
Die großen Industrieunternehmen haben sich dem Thema Out-sourcing bereits vor längerem gestellt, für den Mittelstand ist es noch relativ neu. Welche ihrer Aufgaben, Leistungen und Prozesse sich konkret für eine Auslagerung empfehlen ist natürlich sehr in-dividuell und von Fall zu Fall verschieden. Entscheidend ist auf je-den Fall, Lösungen zu finden, mit denen sich das Unternehmen voll auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann, indem es von Over-load und unnötigen Belastungen befreit wird. Dabei muss die Aus-lagerung nicht zwangsläufig mit einem Verlust von Arbeitsplätzen einhergehen. Der Outsourcing-Partner prego services etwa über-nimmt häufig – beispielsweise in der Lohn- und Gehaltsabrech-nung ¬¬– nicht nur die Prozesse eines Unternehmens, sondern auch die Mitarbeiter, die bis dato dafür verantwortlich waren.
Bei der Wahl eines geeigneten Dienstleisters sollte man unbedingt darauf achten, dass er eine fachkundige Beratung bietet. In ihrem Rahmen sollte zunächst gemeinsam der konkrete Bedarf analy-siert, und dann im nächsten Schritt daraus die passenden Maß-nahmen entwickelt und umgesetzt werden. Im Idealfall verfügt der Dienstleister über einen modularen Lösungsansatz, der sich indi-viduell an die jeweiligen Bedürfnisse und Budgets anpassen las-sen – vom einfachen Auslagern von Infrastruktur (ITO) über die Übernahme von Anwendungen (AMO) bis hin zu kompletten Ge-schäftsprozessen (BPO) sollte dieser Ansatz alles abdecken. Än-dern sich die Rahmenbedingungen, ist dann jederzeit ein flexibler und nahtloser Übergang gewährleistet.
Trends wie Cloud Computing, Big Data, Virtualisierung und Mobili-ty werden dem Thema Outsourcing künftig noch mehr Bedeutung verleihen. Sie bringen neue Sicherheits-Anforderungen mit sich und verändern auch die Erwartungen der Mitarbeiter. Im Rahmen von „Bring your own Device“-Modellen bei mobilen Endgeräten möchten sie verstärkt Lösungen, die einfach und pragmatisch sind. Für diese Anforderungen fehlen mittelständischen Unternehmen meist die nötigen Ressourcen. Ohne Unterstützung durch einen Spezialisten werden sie ihnen deshalb kaum gewachsen sein.
*Der Autor Nico Wittmann ist Bereichsleiter Organisation und Kommunikation bei prego services in Saarbrücken und Ludwigsha-fen.
