Papierloses Büro – Ein Modell für den privaten Bereich?

Ganze 251 Kilogramm Pappe, Papier und Karton verbraucht der deutsche Durchschnittsbürger im Jahr – umständlich, kostenintensiv und schlecht für die Umwelt. Für Unternehmen ist es in Zeiten von Big Data, Cloud Computing und digitaler Transformation unerlässlich, mit der Digitalisierung Schritt zu halten und die Büro-Organisation in eine papierlose Zukunft zu führen. Aber nicht nur in der Berufswelt, auch im privaten Bereich kann die Digitalisierung Sinn machen: Ein papierloses Büro sorgt für echte Arbeitserleichterung. Meist türmen sich auf dem privaten Schreibtisch Verwaltungspapiere, wie Vertrags-, Versicherungs- oder Immobilienunterlagen. Dennoch hat das zettelfreie Büro bisher kaum Einzug in den privaten Bereich gehalten. Warum wird diese Möglichkeit bisher nur selten genutzt? Wo liegen die Gründe hierfür?

„Wer selbst einmal versucht hat, sein Büro von den administrativen Papierbergen zu befreien, der weiß, wie viele Hürden zu bewältigen sind: Sämtliche Unterlagen müssen digitalisiert und gespeichert werden. Um die eingescannten Unterlagen schnell wiederzufinden, sollte darüber hinaus ein leicht verständliches Ordnungssytem entwickelt und durchgehend verwendet werden. Dieser ganze Ablauf kostet neben dem Alltag und dem anspruchsvollen Job Zeit und Nerven“, erläutert Norbert Kettner, Experte für Privatverwaltung und Geschäftsführer der Private Office GmbH. „Die stressfreiste Lösung ist die Übergabe der gesamten Verwaltungspapiere an ein Dienstleistungsbüro für Privatpersonen. Diese professionellen Verwalter verwahren die Unterlagen, administrieren diese und optimieren nach Bedarf die jeweiligen Vertragsparameter. So lässt sich das private Büro schnell und ohne großen Aufwand von Papier befeien.“

Private Verwalter im Vorteil

„Dienstleistungsbüros betreuen zum einen die Verwaltung sämtlicher Verträge rund ums private Wohnen, wie Hausrat, Strom und Gas, aber auch Mobilfunkverträge und Mitgliedschaften werden verwaltet“, erläutert Kettner. Zum anderen lagert der Kunde seine Versicherungsangelegenheiten aus: von Haus- und Wohnungsversicherungen über Kfz-Versicherungen bis hin zur privaten Krankenversicherung. Ebenso verwalten die Dienstleister für ihre Kunden alle Immobilien, ob eigengenutzt oder fremdvermietet – überwachen Zahlungseingänge, erledigen Zahlungen und erstellen Nebenkostenabrechnungen. „Bei einem Mieterwechsel kümmert sich das Private Office um die Neuvermietung. Den kompletten Schriftverkehr, mit Mietern, Dienstleistern oder Personal wickelt das Dienstleistungsbüro ab“, führt Kettner aus.

Was passiert mit den Unterlagen?

„Nach der Übergabe der Papiere verwahrt das Private Office diese sicher in Stahltresoren. Um dennoch jederzeit den Zugriff auf alle relevanten Unterlagen zu gewährleisten, erfolgt die Einrichtung eines elektronischen Dokumentenservices. So hat der Kunde die Möglichkeit, alle wichtigen Papiere wie Ausweisdokumente, Führerschein oder Versicherungskarten immer in elektronischer Form dabeizuhaben. Das Abrufen dieser Dokumente erfolgt online am Laptop oder unterwegs mit dem Handy“, erklärt Kettner. Alle Adressen der Verträge und Versicherungen werden auf die Büro-Anschrift umgemeldet, so kommt keine Post mehr an die private Adresse. „Zusätzlich richtet das Private Office ein Treuhandkonto ein, über das sämtliche Zahlungen abgewickelt werden. Lediglich die Gesamtsumme wird am Monatsende verrechnet“, so Kettner weiter.

Papierlos ohne Aufwand

„Der größte Vorteil bei Beauftragung eines Dienstleistungsbüros ist die Zeitersparnis. Die selbstständige Umstellung auf ein papierloses Büro kostet wertvolle Freizeit und kann ein zusätzlicher Stressfaktor sein. Zudem sorgt eine gegebenenfalls unstrukturierte Aufbewahrung für zusätzlichen Aufwand. Bei Übergabe sämtlicher Unterlagen an einen privaten Verwalter erledigt sich hingegen alles von selbst – Nach der Beauftragung und Übergabe der Unterlagen hat der Kunde keine Arbeit mehr mit seiner Verwaltung“, so Kettner. Neben der Administration halten die Dienstleistungsbüros die Verträge und Versicherungen auf aktuellen Stand und optimieren die jeweiligen Parameter. „Wer Vertragsunterlagen nicht regelmäßig aktualisiert und mit anderen Angeboten vergleicht, läuft Gefahr, unterversichert zu sein oder auf lange Sicht zu viel zu zahlen. Das Private Office schlägt daher regelmäßig Verbesserungen der Vertragsbedingungen vor. Bei Zustimmung des Kunden passt das Büro die Verträge dessen Wünschen an. Monatlich lässt sich dadurch ein durchschnittlicher Betrag von 7 bis 15 Prozent der ursprünglichen Ausgaben einsparen“, erklärt Kettner. Darüber hinaus erinnert das Dienstleistungsbüro seine Kunden an wichtige Termine, wie TÜV-Prüfungen und Vertragsfristen.

„Das papierlose Büro eignet sich in jedem Fall nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Privatpersonen. Das Modell bietet allerdings nur dann eine wirkliche Arbeitserleichterung, wenn nicht alle Unterlagen selbstständig administriert und digitalisiert werden müssen. Die einfachste und stressärmste Alternative, sich von den Papierbergen zu befreien, ist die Inanspruchnahme eines professionellen privaten Verwalters“, rät Kettner.

Quelle: Borgmeier Public Relations