Per intuitiver Webanwendung effizient Meetings planen, durchführen und nachbereiten
Paderborn – GROUP Business Software (GBS) stellt mit dem GBS Meeting Manager ihre neueste Webanwendung vor. Die moderne und intuitive Weboberfläche will professionelles Meeting Management zum Kinderspiel machen.
Überflüssig, unproduktiv, wenig Problemlösendes, Zeitfresser: Das Urteil deutscher Manager über die Effizienz von Meetings fällt alles andere als positiv aus. Dabei verbringen, laut einer Barco-Studie zur Leistungsfähigkeit von Besprechungen, immerhin 75 Prozent von ihnen mindestens ein Viertel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Bei einem idealen Achtstundentag immerhin zwei Arbeitsstunden, in denen die Produktivität unnötig leidet.
Mit dem GBS Meeting Manager stellt GROUP Business Software nun ein Tool zur Verfügung, welches die effiziente Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Meetings mit jedem Webbrowser ermöglicht. Dabei unterstützt die Lösung Anwender in allen Meeting-Phasen – von der Vorbereitung über die Protokollierung hin zur Nachbereitung – mit strukturierten Abläufen und intuitiver Bedienung. „Die mangelnde Effizienz von Meetings beginnt häufig schon bei der schlechten Vorbereitung ohne Tagesordnungspunkte, führt über die Einladung von zu vielen oder gar den falschen Mitarbeitern bis hin zur unsauberen Protokollierung mit unzureichender Definition von Ergebnissen und Entscheidungen“, macht Andreas Richter, VP Marketing Europe bei GBS, auf die Ursachen aufmerksam.
Tatsächlich setzt der GBS Meeting Manager bereits in der Planungsphase an, wenn Inhalte für das nächste Meeting zusammengestellt werden: An zentraler Stelle erfasst und sammelt die Webanwendung Themen und ermöglicht so einen raschen Überblick über bereits erledigte oder überfällige Themen. Die aus der Planung resultierende Agenda kann automatisch an alle Teilnehmer per E-Mail versendet werden. Neben dem Status zum jeweiligen Agendapunkt lässt sich später im Meeting dann beispielsweise genau festlegen, welcher Mitarbeiter für welches Thema die Verantwortung trägt. Offene Aufgaben können an weitere Mitarbeiter übertragen und eine Fälligkeit festgelegt oder für das Folgemeeting vorgemerkt werden. Anhand sämtlicher Einträge erzeugt der GBS Meeting Manager automatisch ein Protokoll und versendet dieses, wahlweise mit anhängender, detaillierter Aufgabenliste, per E-Mail an die Teilnehmer. Um definierte Deadlines einzuhalten besteht außerdem die Möglichkeit einen mehrstufigen Eskalationsprozess zu definieren.
Erstellt wurde der GBS Meeting Manager übrigens mit dem multiplattform-fähigen GBS AppDesigner für IBM Notes/Domino, IBM Connections, Microsoft SharePoint und Java EE. Der AppDesigner ermöglicht es Anwendern, eigene Web-Anwendungen intuitiv und ohne große Vorkenntnisse zu erstellen.
