Die Bedeutung der Personalplanung
Die Personalplanung hat die Aufgabe, die richtige Quantität und Effizienz des notwendigen Personals zur Bewältigung der Unternehmensziele und der damit einhergehenden zu erledigenden Aufgaben zu ermitteln. Dazu muss nicht nur die richtige Anzahl an Personal, sondern auch die Menge an Arbeit effizient optimiert werden, damit kein Mitarbeitender zu viele Aufgaben hat, die im Umfang oder der Menge nicht bewältigt werden können, aber auch kein Leerlauf entsteht. Das Ziel ist der optimale Einsatz der Angestellten.
Mithilfe einer durchdachten Personalplanung und der einhergehenden Ermittlung des Personalbedarfs können frühzeitig Schlüsse über unoptimierte Personalkosten, fehlendes Personal oder notwendige Schulungen gezogen werden. Damit erhöht sich iterativ die Wirtschaftlichkeit der Unternehmung. Es wird unterschieden zwischen quantitativem und qualitativem Personalbedarf, wobei ersterer die Anzahl der notwendigen Mitarbeitenden beschreibt, während zweiterer Auskunft über die Qualifikationen der jeweiligen Angestellten liefert und analysiert.
Untergliederung Personalbedarf
In der Personalplanung wird Personalbedarf unterteilt:
– Einsatzbedarf: Ständig anfallender Grundbedarf an Personal
– Reservebedarf: Personalbedarf, der notwendig zum Ausgleich von Ausfällen ist
– Ersatzbedarf: Bedarf zum Ausgleich von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen
– Neubedarf: Bedarf durch Expandierung der Kapazitäten
– Zusatzbedarf: Vorübergehender Bedarf, z.B. aufgrund saisonaler Spitzen
– Minderbedarf: Rückgängiger Personalbedarf
Personalplanung berechnen – Methoden
1. Statistische Verfahren: Ein typisches Beispiel ist die Korrelationsrechnung, wobei der Personalbedarf beispielsweise an die Herstellung einer bestimmten Stückzahl an Produkten beigemessen wird, insofern der Output auf Anzahl Mitarbeiter bezogen werden kann.
2. Intuitive Verfahren: Mithilfe von Experten-Wissen werden quantitative bzw. qualitative Daten ermittelt, beispielsweise in der sog. Delphi-Befragung. Dabei werden Umfragen und Interviews genutzt, um verschiedene Experten-Meinungen anonym auf gemeinsamen Konsens zu untersuchen, um etwaige optimale Ergebnisse zu ermitteln.
3. Arbeitswissenschaftliche Verfahren: Zur Ermittlung wie viel Zeit ein Vorgang braucht, können Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsvorgänge unterteilt werden. Diese Methode wird üblicherweise in der Produktion angewandt, da quantitative Werte (z.B. Stückzahl) sich gut eignen um ein Zeit-Output-Verhältnis zu ermitteln. Je komplexer ein Projekt, desto schwieriger ist diese Methode.
4. Organisatorische Verfahren: Anhand des bestehenden Mitarbeiterbedarfs inklusiver Hinzunahme geplanter Kennzahlen – beispielsweise Umsatz – wird der Bedarf an Mitarbeitern neu abgeschätzt.
Personalplanung berechnen – Formeln
– Einsatzbedarf = (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit
– Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage
– Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
– Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
– Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand
