Es ist kein Geheimnis, wie produktiv man sein kann, wenn man die Kunst der Planungsorganisation beherrscht. Ehrlich gesagt ist Planung das ultimative Werkzeug für Zeitmanagement, Motivation und Organisation Ihres Kalenders.
Wenn Sie papierlos arbeiten, ist es einfach, Notizen zu machen. Die von Ihnen gewählte Notizen-App hat großen Einfluss darauf, ob und wie Sie Ihre Notizen jemals wieder sehen werden. Die grundlegende Notiz-App, die auf Ihrem Telefon oder Tablet vorinstalliert war, ist wahrscheinlich nicht sehr gut. Sicher, Sie haben es schon einmal verwendet und es funktioniert einwandfrei, aber vielleicht wissen Sie nicht, welche Funktionen Sie vermissen, die lediglich zufriedenstellende Apps von hervorragenden trennen. Drei Funktionen, die Notizen-Apps wirklich nützlich machen, sind:
- Ordner,
- Tags und
- optische Zeichenerkennung (OCR).
Wenn Ihre App über OCR verfügt, kann sie den Text in Bildern, PDFs und anderen Dateien durchsuchen, die Sie in die App hochladen. Um mehr Platz auf Ihrem Gerät zu sparen, können Sie ein Bild oder eine PDF-Datei verkleinern.
Die nächsten Tipps funktionieren nicht nur für digitale, sondern auch für analoge Planern:
1. Planen Sie Termine und Veranstaltungen
Schreiben Sie immer alle Termine und Veranstaltungen auf und planen Sie sie ein. Verwenden Sie die Monats- und Wochenkalender, um Ihre Daten sowie Erinnerungen hinzuzufügen (z. B. wann Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen oder für eine Prüfung lernen sollen).
2. Erstellen Sie Aufgabenlisten
Weisen Sie in Ihrem Planer einen bestimmten Bereich für Ihre Aufgaben zu. Wenn dann eine neue Aufgabe gibt, schreiben Sie die unbedingt in diesen Abschnitt! Das ist hier der Schlüssel! Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sich alle Ihre Aufgaben an einem bestimmten Ort befinden und nicht in Ihrem Leben verstreut sind.
3. Priorisieren Sie Ihre Aufgabenlisten
Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, jede Aufgabe in vier Kategorien einzuteilen: wichtig und dringend (jetzt / bald erledigen), nicht wichtig, aber dringend (delegieren oder zweitens ausführen), wichtig und nicht dringend (drittens ausführen), nicht wichtig und nicht dringend (löschen oder am letztens tun).
4. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben und fügen Sie Zeitzuweisungen hinzu
Das Kategorisieren Ihrer Aufgabenliste ist eine gute Möglichkeit, um besser zu verstehen, was Sie wirklich erreichen müssen. Erstellen Sie eine individuelle Aufgabenliste auf separaten Seiten für jede Kategorie und in der Reihenfolge Ihrer Priorität. Auf diese Weise können Sie ganz einfach durch Ihre Aufgabenseiten blättern, um zu erfahren, was als Nächstes zu tun ist.
Sie können Zeitzuweisungen vornehmen, indem Sie vor jeder Aufgabe einen farbigen Punkt hinzufügen, wobei jede Farbe angibt, wie viel Zeit Ihrer Meinung nach jede Aufgabe in Anspruch nehmen kann. Es hat sich als sehr nützlich erwiesen, wenn man sehr beschäftigt ist.
5. Erstellen Sie eine Top 3 für den Tag
Haben Sie Schwierigkeiten, sich auf all Ihre Aufgaben zu konzentrieren? Vereinfachen Sie Ihren Tag, indem Sie einfach eine Top 3 erstellen. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist!
Tipp: Wenn 3 nicht genug Aufgaben für den Tag sind, können Sie jederzeit eine zusätzliche Liste der zu erledigenden Aufgaben erstellen, nachdem Sie Ihre Top 3 abgeschlossen haben oder während Ihrer kurzen Pausen.
