Unternehmen arbeiten wirtschaftlich orientiert und benötigen deswegen ein erfolgreiches Planungsmanagement. Tatsächlich agieren viele Führungskräfte nach ihrem Bauchgefühl, statt feste Planungsprozesse zu implementieren. Diese können aber mehr Sicherheit bieten und Risiken deutlich verringern. Zugleich besteht die Möglichkeit, zahlreiche Projekte mithilfe von modernen Programmen einfacher, schneller und effizienter durchzuführen. Für eine gute Planung spielen also die richtigen Methoden sowie die passenden Instrumente eine wichtige Rolle.
Ziele setzen und regelmäßige Kontrollen durchführen
Zur Planung von Projekten gehören mehrere Aspekte, die erst gemeinsam ein Gesamtbild ergeben. Dabei ist zu bedenken, dass die Planung nicht mit dem Start des Projekts abgeschlossen ist. Vielmehr geht es darum, im Laufe der Zeit immer wieder den Ist-Zustand zu überwachen und ihn mit den vorher gesetzten Zielen abzugleichen. Einzelne Parameter wie die Risikoeinschätzung oder auch Nebenziele können dabei korrigiert werden:
- Zielsetzung: Zunächst gilt es, ein Ziel festzulegen. Welches Ergebnis soll das jeweilige Projekt liefern? Geht es um eine Umsatzsteigerung oder darum, sich als Marktführer zu etablieren? Bei langfristigen Zielen sollten mehrere Zwischenziele eingeführt werden. Dadurch lässt sich das Fortschreiten des Projekts besser überwachen
- Risikoeinschätzung: Ein weiterer Punkt in der Planung ist die Einschätzung der Risiken, die mit dem jeweiligen Projekt verbunden sind. Hier ist individuell zu bewerten, wie schwer verschiedene Risiken wiegen. Außerdem sollte herausgearbeitet werden, welche vorbeugenden Maßnahmen eingeführt werden können.
- Priorisierung: In einem Unternehmen laufen meist mehrere Projekte nebeneinander. Deswegen sollte eine Priorisierung durchgeführt werden, sodass klar ist, welches davon auch bei Lieferschwierigkeiten oder einem hohen Mitarbeiter-Fehlstand weitergeführt und welche vorübergehend auf Eis gelegt werden.
- Kontrolle: Regelmäßig ist zu überprüfen, wie weit das Projekt fortgeschritten ist, ob Zwischenziele erreicht worden sind und ob das Budget eingehalten worden ist. So kann rechtzeitig gegengesteuert werden, wenn etwas aus dem Ruder läuft.
Software zur Vereinfachung von Planungsprozessen nutzen
Viele Unternehmen verwenden eine Projektsoftware, um den Überblick über ihre eigene Planung zu behalten. Sie erlaubt den direkten Zugriff auf alle relevanten Daten und verknüpft sie miteinander. Für manche Branchen gibt es sogar spezielle Programme: BIM steht für Building Information Modeling und ermöglicht die Planung und Bewirtschaftung von Gebäuden verschiedener Art. Das funktioniert, indem ein digitales Abbild des geplanten Objektes kreiert wird. Es handelt sich also um eine besonders visuelle Art einer Planungssoftware. Durch die vorherige digitale Darstellung des Gebäudes lassen sich die Planungskosten verringern und das Fehlerrisiko reduzieren. Die Software bietet zugleich aber auch die Vorteile, die viele andere Programme liefern. Zum Beispiel macht sie es leichter für alle Beteiligten, am Projekt zusammenzuarbeiten und auf den aktuellen Stand der Planung zuzugreifen.
