Projektmanagement-Tools für KMU

Bei der Planung und Umsetzung von Projekten müssen zahlreiche Ebenen berücksichtigt werden. In digitalen Zeiten eignen sich Pinnwände, Whiteboards und Flipcharts oder Notizzettel nur noch bedingt, um Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten und Projektziele adäquat festzuhalten und zu organisieren. Je größer ein Projekt, desto größer sind in der Regel auch die entsprechenden Herausforderungen.

Effiziente Projektplanung und Umsetzung ist ohne Projektmanagement-Software heute kaum noch möglich. Software-Lösungen unterschiedlicher Anbieter ermöglichen es Einzelpersonen oder ganzen Teams, ihre Arbeit effektiv und unkompliziert zu organisieren. Aber welche Projektmanagement-Tools sind geeignet, um KMUs die Arbeit zu erleichtern?

Was genau ist Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst die Planung, Durchführung, Steuerung sowie den Abschluss eines Projekts, sowie die im Anschluss erfolgende Evaluierung. Der gesamte Prozess muss selbstverständlich auch überwacht und dokumentiert werden. Ziel ist es immer, das Projekt so erfolgreich wie möglich durchzuführen und umzusetzen. Nicht nur in Bezug auf das Ergebnis, sondern auch in puncto Material- und Kosten-Effizienz sowie der Fristeinhaltung. Während in großen Unternehmen und internationalen Konzernen in der Regel Projektmanager mit dieser wichtigen Aufgabe betraut werden, steht kleinen und mittleren Unternehmen oft kein dezidiertes Personal zur Verfügung. Meist übernehmen in KMU Teamleiter oder die Mitarbeiter selbst das Projektmanagement.

Gerade Personen mit wenig Erfahrung sind allerdings eher dazu geneigt, Fehler bei der Projektplanung zu machen, die im Zweifel großen Einfluss auf das Erreichen des Projektziels haben. Typische Fehler sind beispielsweise folgende:

• Fehlende Vorgaben und unklare Zielformulierung
• mangelnde Kommunikation unterhalb der Beteiligten
• Konflikte innerhalb des Teams
• fehlende Verantwortlichkeiten
• unrealistische Fristsetzung
• fehlendes Risikomanagement

Mit einer effizienten Software-Lösung kann man Fehler konsequent vorbeugen. Ein Projektmanagement-Tool zu finden, was optimal zu den Bedürfnissen eines Unternehmens und dem zur Verfügung stehenden Budget passt, kann allerdings mitunter eine Herausforderung darstellen.

Worauf gilt es zu achten?

Die Palette an zur Verfügung stehenden Software-Lösungen ist groß. Der Funktionsumfang der verschiedenen Programme unterscheidet sich mitunter stark, dennoch lassen sich einige Grundfunktionen ausmachen, die alle gemeinsam haben. Im Wesentlichen ermöglichen die Programme eine einfache Aufgabenverwaltung und Steuerung von Projekten. Als Grundfunktionen stehen daher meist folgende zur Verfügung:

Termin und Zeitplanung

Sämtliche Ziele, Aktivitäten und Meilensteine eines Projekts lassen sich übersichtlich zusammenfassen und können so von allen Teammitgliedern und sonstigen Beteiligten jederzeit eingesehen werden.

Kollaboration

Bei der Zusammenarbeit lassen sich in der Regel umfangreiche Tools nutzen, um gemeinsam in Dokumenten zu arbeiten und eine optimale Kommunikation untereinander sicherzustellen. Dazu zählen beispielsweise auch Tools für Videotelefonie oder Chats.

Dokumentation

Benutzerdefinierte Reports und Berichte erlauben einen optimalen Überblick über die bisherigen Ergebnisse. Nur eine absolut lückenlose Dokumentation sämtlicher Prozesse und Fortschritte ermöglicht es, dass potenzielle Risiken sowie sich ergebende Chancen frühzeitig erkannt werden können.

Evaluierung

Um zukünftige Projekte noch besser umzusetzen, ist es notwendig, abgeschlossene Projekte zu evaluieren. Dabei werden die ursprünglichen Ziele mit dem Ergebnis abgeglichen und der Erfolg des Projekts anhand von definierten Kriterien beurteilt. So lassen sich Schlussfolgerungen ziehe und die Qualität des Projekts bewerten. Software-Tools können die Evaluierung stark verbessern.

Welches Projektmanagement-Tool ist das richtige?

Um ein Projektmanagement-Tool zu finden, was den Ansprüchen eines KMU bestmöglich gerecht wird, ist es wichtig zu wissen, welche Funktionen man überhaupt benötigt, und welche technischen Aspekte zu berücksichtigen sind. So kann es beispielsweise sein, dass das Unternehmen bereits ein ERP- oder CRM-System nutzt und das Projektmanagement-Tool mit diesem kompatibel sein sollte. Oft ist es auch sinnvoll, dass die Buchhaltung an das Projektmanagement-Tool angebunden werden kann.

Daher ist es ratsam, vor der Auswahl eines entsprechenden Programms eine genaue Bedarfsanalyse durchzuführen. Neben der Funktionsvielfalt sollten weiterhin auch die Bedienung des Programms, die Datensicherheit und letzten Endes die Kosten unter die Lupe genommen werden. Es ist nicht zu vermeiden, sich unterschiedliche Lösungen verschiedener Hersteller genauer anzuschauen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Einen umfassenden Projektmanagement Software Vergleich für KMU findet man hier – inkl. Verweis auf Studien sowie Auswertungen. Der Digitalisierungsenabler CAYA hat einen umfangreichen und unabhängigen Guide zum Thema erstellt. Neben kostenlosen Varianten, welche die Basisfunktionen zur Verfügung stellen, gibt es auch kostenpflichtige Versionen, die sich an KMU mit höheren Ansprüchen richten. Viele kostenpflichtige Programme können aber gratis getestet werden, was sich empfiehlt, um sich im Vorfeld ein genaues Bild von der Funktionalität und Bedienbarkeit zu machen.

Fazit

Es gibt eine ganze Reihe an Projektmanagement-Tools, die sich speziell an die Bedürfnisse und Ansprüche von kleinen und mittleren Unternehmen richten. Bei der Auswahl einer passenden Software müssen jedoch die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens berücksichtigt werden. Mit einer passenden Software-Lösung können KMU bei der Planung und Umsetzung von Projekten enorm profitieren, schneller ans Ziel kommen, Fehler vermeiden und insgesamt bessere Resultate erzielen.