In Deutschland gilt seit Januar 2020 die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV 2020). Davon sind alle Unternehmen betroffen, die mit digitalen Abrechnungssystemen oder Registrierkassen arbeiten. Nach einer Umstellungsfrist von 2 Jahren müssen alle Systeme umgestellt sein. Damit werden die Kassenmeldung und die Belegausgabe zur Pflicht.
Zudem muss in den Kassensystemen eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integriert sein. Besonders betroffen sind gastronomische Betriebe.
Was wird unter TSE verstanden?
Eine zügige Abrechnung ist in der Gastronomie von entscheidender Bedeutung. Schließlich sollen die Speisen warm serviert werden und nicht während des Bezahlvorgangs an Qualität und Geschmack verlieren. Mit dem Trend zu Essenslieferungen verschärft sich diese Problematik, weil die Gerichte zusätzlich noch ausgeliefert werden müssen.
Daher schafft ein Kassensystem speziell für Lieferdienste Abhilfe, indem der Bezahlvorgang, die Buchhaltung und die Meldung ans Finanzamt erleichtert und beschleunigt werden. Wer TSE nicht fristgerecht einführt, muss mit Strafen bis zu einer Höhe von 25.000 Euro rechnen.
Manipulationen Einhalt gebieten
In der Gastronomie ist Barzahlung ohne Rechnungsstellung nicht ungewöhnlich. Dem Fiskus entgehen dadurch jährlich Millionen – wenn nicht sogar Milliardenbeträge. Mit TSE soll dies in Verbindung mit einer Belegausgabepflicht sowie einer Kassenmeldepflicht zukünftig nicht mehr möglich sein.
Die Technologie unterbindet nachträgliche Änderungen oder Löschungen, welche von den zuständigen Finanzämtern bisher nicht überprüft werden können. Die Folge davon ist ein hoher Schwarzgeldbestand, welcher eine Strafe für Steuerhinterziehung nach sich ziehen kann. Diese Manipulationen sollen mit der neuen Technik zukünftig unterbunden werden.
Wie funktioniert die Technische Sicherheitseinrichtung?
Maßgeblich für die Ausarbeitung der Details der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung ist die Richtlinie TR-03153 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Richtlinie schreibt zwingend die Bestandteile einer gesetzeskonformen TSE vor.
Das Sicherheitsmodul
Dieses setzt sich aus den Komponenten CSP (Crypto Service Provider) und SMA (Secure Module Application) zusammen. Mit dem Sicherheitsmodul wird gewährleistet, dass alle Belege lückenlos aufgezeichnet werden. Außerdem verhindert es deren nachträgliche Veränderung und Löschung.
Das Speichermedium
In Deutschland müssen alle Aufzeichnungen, die digital durchgeführt werden, über einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert werden. Das Speichermedium dient dazu, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten wird.
Einheitliche digitale Schnittstelle
Eine einheitlich digitale Schnittstelle stellt die störungsfreie Übertragung der Daten sicher. Die gespeicherten Aufzeichnungen werden so ohne Aufwand exportiert und fristgerecht dem Finanzamt zur Verfügung gestellt.
Die Integration von TSE ins jeweilige Kassensystem
Damit die Technologie einwandfrei funktioniert, werden die Kassenhersteller in die Pflicht genommen. Dabei wird zwischen zwei verschiedenen Ansätzen unterschieden:
- Cloud-Lösung: Alle Aufzeichnungen werden in einer Cloud gespeichert. Der Vorteil dabei ist, dass auf die Daten ortsunabhängig zugegriffen werden kann.
- Hardware-Lösung: Dabei werden alle Aufzeichnungen auf einem externen Speichermedium wie einer SD-Karte oder einem USB-Stick erfasst.
Die cloudbasierte Lösung ist im Vorteil, weil es dazu keiner umfangreichen Installation bedarf. Zudem ist der Speicherplatz unbegrenzt und die Daten werden automatisch mit Kopien gesichert.
Die Zertifizierung
Bei allen Lösungen ist es wichtig, dass sie vom BSI zertifiziert worden sind. Dabei geht es nicht darum, die Kasse komplett zu authentisieren, sondern nur die eigentliche TSE. Damit soll gewährleistet werden, dass die angewandte Lösung den rechtlichen Anforderungen entspricht.
Was hat der Gastronom zu beachten?
An sich ist die Einführung der TSE für den Gastronomen oder für Unternehmen, die mit Registrierkassen arbeiten, mit wenig Aufwand verbunden. Verantwortlich sind die Kassenhersteller, zumindest bei den cloudbasierten Lösungen.
Es empfiehlt sich daher, sich mit dem jeweiligen Anbieter in Verbindung zu setzen und zu klären, ob die aktuelle Kasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Sollte dies nicht der Fall sein, wechselt der Hersteller einfach die Kasse aus.
Wie muss vorgegangen werden?
Die Einrichtung einer Cloud-TSE ist in kurzer Zeit vollzogen. Viele Systeme ermöglichen es, TSE in wenigen Sekunden per Mausklick einzurichten. Dann kann schon ab dem nächsten Beleg gesetzeskonform weiter abgerechnet werden.
Ähnliches gilt für die Installation einer Hardware-TSE. Dabei muss das verwendete Kassensystem allerdings kompatibel für eine solche Lösung sein. Im Falle einer Nachrüstung sind Kosten von rund 250 Euro einzukalkulieren.
