In unserer modernen und schnelllebigen Zeit werden Dokumente immer öfter bequem und schnell per E-Mail statt auf dem Postweg versendet. Damit auch der Rückversand einfach und bequemer wird, bietet sich die Nutzung einer elektronischen Unterschrift, kurz E-Signatur an.
Digitale Signatur – Was es zu beachten gilt
In unserem Sprachgebrauch werden die elektronische und die digitale Signatur gern synonym verwendet. Doch ist die digitale Signatur eine besonders sichere Art der elektronischen Signatur.
Daher sollte immer zur Unterzeichnung wichtiger Dokumente die digitale Signatur verwendet werden, um den höchstmöglichen Datenschutz zu wahren. Beispielsweise kann man eine solche Unterschrift bei Docusign erstellen.
Des Weiteren kommt hin und wieder die Frage auf, ob elektronische beziehungsweise digitale Signaturen legal sind. Die Antwort darauf ist eindeutig ja. Die E-Signatur hat rechtliche Bindungskraft, was bedeutet: Eine Unterschrift, die mit dem PC oder online als E-Signatur erstellt wurde, hat den gleichen Stellenwert wie eine händische Unterschrift. Dies wurde in der EU-Verordnung 910/2014 festgelegt und bezieht sich sowohl auf fortgeschrittene wie auch auf qualifizierte elektronische Signaturen.
Eine digitale Unterschrift erstellen – wie es geht
Um eine digitale Unterschrift zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten. So können Word oder Outlook als bekannte Office-Anwendungen dazu genutzt werden. Allerdings kann sich hier das Anlegen einer entsprechenden Unterschrift schwierig gestalten und zeitraubend sein.
Zudem haben diese Anwendungen den Nachteil, dass die Unterschrift nur auf einem Endgerät zur Verfügung steht. Das einfache Unterzeichnen von Dokumenten unterwegs via Handy oder Laptop fordert somit die erneute Erstellung einer entsprechenden Signatur.
Wer es einfach und bequem haben möchte, sollte auf das Erstellen einer Unterschrift bei Docusign zurückgreifen. Hier ist es jederzeit, überall und einfach möglich, Dokumente entsprechend der Standards zu unterzeichnen und an den entsprechenden Empfänger zu übermitteln.
Einfach online signieren – Step by Step
Damit die E-Signatur einfach wird, ist es zunächst nötig, sich ein Probekonto bei einer entsprechenden App anzulegen. Normalerweise führen Apps dabei spielend durch die Eingabe und lassen ein schnelles Registrieren und Anmelden zu. Dabei ist es nicht nötig, sich Gedanken über eventuelle Zahlungen zu machen – das Probekonto birgt normalerweise keine versteckten Kosten.
Ist der Anmeldeprozess abgeschlossen, kann es auch schon losgehen.
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Nach erfolgreichem Hochladen des zu signierenden Dokuments muss man nur noch eine Unterschrift erstellen. Daraufhin lotst die App erneut durch den Prozess und macht es damit leicht und einfach, eine entsprechende digitale Signatur zu erstellen.
Dieses Verfahren eignet sich bei allen gängigen Dokumenten-Typen, die bekanntesten dürften hierbei Word mit .doc/x und das PDF-Format sein.
Das Nutzen einer Webcam für die digitale Signatur
Wenn eine Webcam vorhanden ist, können weitere Signaturen hinzugefügt werden. Wird ein MAC genutzt, gelingt dieses ganz einfach, indem man die eigene Unterschrift mit schwarzem Stift auf ein weißes, unliniertes Blatt schreibt. Wird dann auf dem MAC die integrierte Suchfunktion ausgewählt, kann mit der FaceTime-Kamera die elektronische Signatur erstellt werden. Bei Windows gestaltet sich das Vorgehen ähnlich. Hier wird unter „Start“, dann „Ausführen“ und „Kamera“ ausgewählt.
Das Foto der Signatur kann dann nach Anmeldung in der App hochgeladen werden. Dazu wird die entsprechende ID ausgewählt, gefolgt von der Option „Bearbeiten“. Im Unterpunkt „Signaturen“ wird anschließend „Neue hinzufügen“ ausgewählt und das Foto der Unterschrift einfach und bequem hochgeladen.
Nach erfolgreichem Hochladen kann die Signatur einfach zur Unterzeichnung der Onlinedokumente ausgewählt werden.
