Wissen und Networking: So organisieren Unternehmen erfolgreiche Konferenzen
Unternehmen können von dem Abhalten einer Konferenz in hohem Maße profitieren. Allerdings sind sowohl die Organisation als auch die Durchführung einer solchen Veranstaltung nicht zu unterschätzen. Eine gute Konferenz ist schließlich nur eine professionelle Konferenz.
Somit stellt die Aufgabe zwar durchaus eine Herausforderung dar, allerdings lässt sich diese mit einer vorausschauenden Planung durchaus meistern. Welche Punkte dabei zu beachten sind, erklärt der folgende Beitrag.
Definition des Themenbereichs
Konferenzen bieten den Raum für fortschrittliche Diskussionen. Sie dienen dem Zweck, zu Forschungen oder Themen wichtige Beiträge und Impulse zu leisten, sodass zu bestimmten Themen oft sogar ganz neue Erkenntnisse gewonnen werden.
Die Basis der Konferenz besteht somit immer in dem jeweiligen Diskussionsthema. Dieses muss daher im ersten Schritt festgelegt werden. Anschließend ist für die Konferenz abhängig von dem Thema noch ein prägnanter, verständlicher Titel zu wählen.
Budget und Preismodell festlegen
Bevor die weiteren Eckpunkte des Events geplant werden können, muss eine genaue Kalkulation der Einnahmen und Ausgaben erfolgen. Steht das Budget von Beginn an fest, ist es gleich wesentlich einfacher, einen passenden Ort, effektive Marketingmaßnahmen und Cateringdienstleister auszuwählen. Ebenfalls ist so bekannt, welcher Verhandlungsspielraum hinsichtlich der Honorare der Redner besteht.
Zu den wichtigen finanziellen Überlegungen gehören auch mögliche Sponsoren und die Teilnehmerzahl. Hinsichtlich des Veranstaltungsortes ist auch die nötige zusätzliche Ausstattung zu bedenken, wie etwa Hocker oder Stehtische für den Empfang.
Kompetentes Team zusammenstellen
Damit es zu keiner Überforderung mit den vielen unterschiedlichen Aufgaben in den einzelnen Planungsphasen kommt, sollte zudem ein kompetentes Konferenz-Team zusammengestellt werden. Dieses behält dann sämtliche Details im Auge.
Jedem Teammitglied sollte ein organisatorischer Bereich zugeteilt werden, beispielsweise Aufbau und Technik, Programm und Aktivitäten, Budget und Verwaltung und der Veranstaltungsort.
Innovative Registrierungsmöglichkeiten nutzen
Um bei der Organisation viel Energie, Zeit und auch Geld zu sparen, stehen heute innovative Ticketing-Lösungen beziehungsweise Registrierungsmasken zur Verfügung. So profitieren auch die Teilnehmer der Konferenz durch einen reibungslosen Prozess. Die Informationsverarbeitung lässt sich wesentlich schneller durchführen, außerdem wird die Kommunikation zu den Teilnehmern maßgeblich optimiert.
Diese Elemente sind ausschlaggebend, wenn es darum geht, das Unternehmen in einem professionellen Licht zu präsentieren. Zudem erhält das Organisationsteam damit wertvollen zeitlichen Freiraum, um sich den jeweiligen Kernaufgaben der Konferenzplanung zu widmen.
Die modernen Systeme bieten unter anderem individuell anpassbare E-Mails, einen direkt erreichbaren Support und Möglichkeiten für eine besonders einfache Teilnehmerkommunikation. Fragen, Sonderwünsche oder anderweitige Anliegen der Teilnehmer lassen sich so nahezu vollkommen automatisiert bearbeiten.
Planung der Technik
Abhängig von der Größe der geplanten Konferenz und ihres Themas, ist der Veranstaltungsort bedacht zu wählen. In diesem Zusammenhang kommt es vor allem auf eine passende Atmosphäre an. Für akademische Themen zeigt sich so etwa der Campus einer Universität geeignet. Auch Hotels versprechen als Veranstaltungsort eine hohe Professionalität, zudem bieten sie gleichzeitig auch Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer.
Abhängig von dem gewählten Ort der Veranstaltung und den dort verfügbaren Räumlichkeiten und technischen Ausrüstungen, ist zu planen, welche zusätzliche Ausstattung gemietet werden muss, wie beispielsweise Mikrofone, Lautsprecher, Projektoren und Bildschirme.
Falls die Konferenz auch von internationalen Gästen besucht wird, ist unter Umständen auch die Nutzung einer Dolmetscheranlage beziehungsweise das Engagieren eines Dolmetschers sinnvoll.
