Social Collaboration Tools am Arbeitsplatz der Zukunft

Produktivitätsbeitrag messbar machen

Die Art und Weise, wie Unternehmen intern zusammenarbeiten und nach außen kommunizieren, wandelt sich zusehends. Ein Grund dafür ist die Geschwindigkeit, mit der viele Märkte sich verändern – und damit meist auch die Betriebsstrukturen samt Kommunikationskultur der Akteure. Weltweite Firmenstandorte sowie der Wunsch nach Mobilität am Arbeitsplatz erfordern flexible Kommunikationswerkzeuge. Diese fördern den abteilungsübergreifenden Informationsaustausch und wirken sich so positiv auf die gesamte Firma aus. Dabei versuchen verschiedene Ansätze, den konkreten Nutzen von Collaboration-Plattformen und Enterprise Social Networks bereits im Voraus zu bestimmen. Einer davon ist der „Business Productivity Index“, der die tatsächlichen Auswirkungen neuer Technologien in diesem Bereich aufzeigt.

Das Angebot an Collaboration Tools hat sich in den letzten Jahren vervielfacht. Neben E-Mails und Telefonkonferenzen setzen Unternehmen heute auf leistungsstarke Plattformen wie Connections Cloud von IBM oder Surface Hub, Sharepoint und Yammer von Microsoft. Solche modernen Technologien machen es überhaupt erst möglich, die effiziente Zusammenarbeit virtueller Teams über große Entfernungen hinweg zu koordinieren. Nachdem Großunternehmen davon bereits vielerorts Gebrauch machen, rüsten nun auch Mittelständler zunehmend auf. Denn nicht nur die Abstimmung zwischen den eigenen Standorten, sondern auch das Zusammenspiel mit Partnerunternehmen erfordert flexible IT-Landschaften und Kommunikationsmittel. Der Austausch von Informationen vereinfacht sich enorm, wenn Dokumente gemeinsam bearbeitet werden können. So wird etwa die interne Abstimmung mit Zuliefer- und Fertigungsunternehmen in Fernost oder Entwicklern in Near- oder Offshore-Regionen mittels aktueller Collaboration-Technologien zum Kinderspiel.

Ineffiziente Zusammenarbeit kostet Zeit und Geld
Der reibungslose Austausch mit Kollegen und Partnern spielt eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Laut einer Studie der Marktforschungsgesellschaft PAC bleiben in der Praxis derzeit jedoch viele Potenziale ungenutzt, Kommunikationswege und Informationsaustausch mit Partnern und Kunden effizient zu gestalten. Zwar registrieren 70 Prozent der Unternehmen, dass nahtlose Kommunikation als Erfolgs- und Kostenfaktor immer wichtiger wird. Gleichzeitig bemängeln 40 Prozent der Beschäftigten, dass sie durch die Vielfalt der Collaboration-Anwendungen überfordert sind.

Die Unzulänglichkeiten bei der Integration solcher Lösungen sowie eine eingeschränkte Nutzbarkeit auf Mobilsystemen haben erhebliche negative Auswirkungen. So geben 69 Prozent der Mitarbeiter an, die Konzentration auf ihre Kernaufgaben leide darunter – was rund 66 Prozent der Befragten frustriert. Besonders schwer wiegt, dass laut PAC durch die mangelhafte Zusammenarbeit und die unzureichende Umsetzung von Collaboration-Projekten die Innovationsfähigkeit des Unternehmens sinkt (49 Prozent). Solche Hemmnisse sind angesichts der rasant fortschreitenden Digitalisierung sowie des immer härteren globalen Wettbewerbs für Unternehmen nicht akzeptabel.

Standardisierte Vorgehensweise ermöglicht individuelle Lösung
Um den Erfolg einer Collaboration-Lösung sicherzustellen, muss sie in erster Linie von den Mitarbeitern akzeptiert und genutzt werden. Zunächst gilt es zu ermitteln, durch welche Instrumente diese bestmöglich in ihrer täglichen Arbeit unterstützt werden können. Dabei hat sich eine stufenweise Vorgehensweise nach der Methode Business Productivity Index bewährt. Anhand verschiedener KPIs wird dabei die Produktivität wissensintensiver Bereiche in Unternehmen betrachtet und daraus ein Ist-/Soll-Index abgeleitet. Im Ergebnis stehen neben technischen und organisatorischen auch „nichttechnische“ Handlungsempfehlungen zur Einführung von Collaboration-Lösungen oder zur Steigerung der oben erwähnten Akzeptanzbereitschaft durch die Beschäftigten. Daneben gilt es, den Unternehmensnutzen genau zu definieren: Welche positiven Effekte sollen sich nach der Implementierung einer entsprechenden Plattform einstellen? Dabei sollten alle Maßnahmen der Implementierung durch intensives Change-Management im Unternehmen begleitet werden.

Aufgaben effektiver delegieren und Ergebnisse leichter nachverfolgen
Wie dann Zusammenarbeit per E-Mail künftig aussehen kann, adressieren beispielsweise die beiden großen Hersteller IBM und Microsoft mit IBM Verse bzw. Microsoft O365. Beides sind Cloud-basierte Hosting-Plattformen für geschäftliche E-Mail und eine SaaS (Software as a Service)-Lösung für Messaging. Die Arbeitsumgebung von IBM Verse vereint alle Kommunikationswege, über die Mitarbeiter tagtäglich zusammenarbeiten: von E-Mail, Aufgabenliste, Meetings und Kalender über File-Sharing, Instant-Messaging und Social-Media bis hin zu Videochats oder anderen Tools. Dabei handelt es sich um das erste E-Mail- und Business-Messaging-System, das Social Analytics und erweiterte Suchfunktionen umfasst, und daher bei einer Suche die einzelnen Facetten aufzeigt: Die Nutzer können Informationen in allen möglichen Content-Formaten in ihrer Inbox einsehen und abrufen. Inhalte und Konversationen, die vorher über unterschiedliche Werkzeuge verteilt waren, hat der Nutzer jetzt sofort auf dem Bildschirm. Um die tägliche Mailflut zu reduzieren, arbeiten die Hersteller verstärkt an künstlicher Intelligenz. Bei der IBM Plattform Watson wird ein persönlicher Assistent einfache Fragen beantworten können. Der Office Graph bei Microsoft “lernt” von den Daten und Aktionen von Benutzern innerhalb von Office 365 und bietet eine Schnittstelle zur Suche und Analyse aktueller Daten von Office 365.

Auch Information-Sharing ist damit für Mitarbeiter einfach: Ein Klick genügt, um die Inhalte als Blog-Post über die Cloud zu teilen – das zeitraubende Anhängen von Dateien an eine elektronische Nachricht entfällt. Der Anwender kann sich außerdem Mitarbeiterprofile anzeigen lassen und lernt die Beziehungen zwischen den Teams und einzelnen Teammitgliedern kennen. IBM Verse hilft den Benutzern, das Gesuchte schnell zu finden und sich auf die Inhalte zu konzentrieren, die am wichtigsten sind. So kann er Aufgaben effektiver delegieren und Ergebnisse leichter nachverfolgen und optimieren.

Quelle: Nils Gräf/Fritz & Macziol