Das Thema Software-Lizenzen ist mit vielen Fallstricken verbunden, die für Unternehmen schnell zu hohen Kosten führen können. Dieser Ratgeber verrät, was beim Kauf von Software beachtet werden sollte.
Sich von einem Experten beraten lassen
Die richtige Software ist heutzutage für viele Unternehmensprozesse unabdingbar und zentraler Bestandteil für den Geschäftserfolg. Da das Thema Software und -Lizenzen einen so hohen Stellenwert einnimmt, sollte zum einen darauf geachtet werden, dass man sich nur qualitativ hochwertige Softwareprodukte ins Unternehmen holt und zum anderen, dass man auch auf rechtlicher Seite abgesichert ist. Ersteres impliziert letzteres in vielen Fällen, jedoch nicht immer. Im Zweifel sollte man daher beim Software-Kauf zu einem Experten gehen.
Häufig übersehene Fallstricke bei Software-Lizenzierungen
Wenn ein Unternehmen nicht auf Software-Lizenzierungen achtet, kann das ernstzunehmende Folgen nach sich ziehen. Beim Kauf von Software jeglicher Art muss immer den AGBs und einem Lizenzvertrag zugestimmt werden. Wird eine Software ohne Lizenz genutzt, stellt dies einen Verstoß gegen das Urheberrecht dar, was in Form von Bußgeldzahlungen geahndet wird. Zudem kann es auch zu einem erheblichen Imageverlust kommen und sich negativ auf bestehende oder potenzielle Geschäftsbeziehungen auswirken.
Im täglichen Geschäft eines Unternehmens kann es schnell passieren, dass man unbewusst gegen die Lizenzbestimmungen verstößt. Entweder weil die für den Software-Kauf zuständigen Mitarbeiter es übersehen haben oder es selbst nicht wissen. Ein weiteres Problem ist auch, dass Unternehmen ihre Software dezentral über verschiedene Lieferanten beziehen. Dadurch kann schnell der Überblick über die Software-Lizenzen im Unternehmen verloren gehen. Auch deshalb ist es in vielen Fällen sinnvoll, sich einen erfahrenen Experten an seine Seite zu holen, der diese Aufgabe übernimmt und einen in diesem Bereich entlastet. Das schont nicht nur die Nerven und spart Zeit, sondern auch bares Geld.
Microsoft Lizenzen
Das Unternehmen Microsoft bietet verschiedene Lizenzmodelle an, etwa die Windows 10 Lizenz. Bei der Nutzung in einem Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die Software richtig lizensiert ist, um teure Nachkäufe zu vermeiden.
Ein erfahrener Partner für das Lizenzmanagement
Ein professionelles Lizenzmanagement kann als Prozess verstanden werden, der den legalen, sicheren und effizienten Umgang mit Software im Unternehmen regelt. Wenn ein Unternehmen eine Software von einem Softwareanbieter oder einem Lieferanten erwirbt, muss es in der Regel einen Lizenzvertrag für die legale Nutzung der Software abschließen.
Die Folgen von Lizenzverstößen werden dann im Lizenzvertrag geregelt. Dabei wird zum Beispiel festgelegt, unter welchen Voraussetzungen und wie oft ein Softwareprogramm installiert werden darf.
Ein großer Vorteil, den ein Experte mit dem Lizenzmanagement für ein Unternehmen bieten kann ist, dass man sich auf eine zentrale Anlaufstelle verlassen kann, unabhängig davon, welche Software im Unternehmen benötigt wird. Ein Lizenzexperte kann darüber hinaus über die verschiedenen Angebote auf dem Markt beraten, um einerseits die Details zu den Lizenzierungsmöglichkeiten zu klären und andererseits kann er aufzeigen, wo Kosten eingespart werden können.
Im Rahmen eines Lizenzmanagements können unter anderem folgende Leistungen enthalten sein:
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Foto von Nuthawut@adobe.com Lieferantenmanagement: Suche nach den besten Angeboten bei den verschiedenen Anbietern am Markt.
- Optimierung und Einsparungen bei den Einkaufskonditionen.
- Global Sourcing: Weltweite suche nach den besten Produkten.
- After-Sales Support bei Problemen mit Lizenzen oder der Rechnungsstellung.
- Aktives Renewal Management.
Mit Software-Lizenzierung Kosten einsparen
Ein falsches oder gar fehlendes Lizenzmanagement kann für ein Unternehmen unnötig teuer sein oder Kosten nach sich ziehen. Wer sich hingegen proaktiv um seine Software-Lizenzen kümmert, vermeidet Ärger und kann sogar bis zu 30 Prozent der IT-Kosten in diesem Bereich einsparen.
