Spesenabrechnungen müssen nicht kompliziert sein. Mit den passenden Tools lassen sich viele Abläufe automatisieren.

So optimieren Sie die Spesenabrechnung für mehr Transparenz und Kontrolle

Vor allem in großen Unternehmen, in denen zahlreiche Mitarbeiter regelmäßig Geschäftsreisen antreten, fällt schnell auf, dass Spesenabrechnungen und Genehmigungen viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen.

Daher verwundert es nicht, dass sich viele Verantwortliche immer wieder fragen, wie sie ihre Abrechnungen optimieren können.

Das Einhalten interner Vorgaben kann hierbei eine ebenso wichtige Rolle spielen wie die Automatisierung. Bei Letzterem geht es natürlich nicht darum, die Kontrolle komplett aus der Hand zu geben. Vielmehr bieten einschlägige Tools die Möglichkeit, sich die Arbeit rund um Lohn- und Spesenabrechnungen zu erleichtern.

In diesem Artikel erhalten Sie Tipps zur Optimierung von Spesenabrechnungen, die sich sowohl in kleinen als auch in großen Betrieben schnell und unkompliziert umsetzen lassen.

Definition: So funktioniert eine Spesenabrechnung

In einem Unternehmen können Spesen in den unterschiedlichsten Bereichen anfallen. Vielleicht haben Ihre Mitarbeiter einen Geschäftspartner zum Essen eingeladen? Oder im Rahmen einer Geschäftsreise sind Kosten für Hotel und Transport entstanden.

Diese und weitere Kosten müssen im Rahmen einer übersichtlichen Abrechnung dokumentiert werden. Denn: Ohne Beleg ist es Mitarbeitern nicht möglich, Auslagen geltend zu machen. Als „Grundregel“ gilt, dass alle Kosten, die eine geschäftliche Verbindung aufweisen und direkt mit dem Anlass der Geschäftsreise verbunden sind, zur Erstattung beim Arbeitgeber eingereicht werden können. Wichtig ist es hierbei, dass alle Angaben wahrheitsgemäß sind und transparent dargestellt werden. Private Ausgaben während einer Geschäftsreise gehören natürlich nicht in eine Spesenabrechnung!

Die Abrechnung von Reisekosten gestaltet sich heutzutage deutlich einfacher, als es noch vor einigen Jahren der Fall war. So ist es unter anderem möglich, folgende Aufwendungen über moderne Tools an die Buchhaltung zu übertragen:

• Beförderungskosten,
• Verpflegungsaufwand,
• Übernachtungskosten.

Wo früher noch Belege aufgeklebt und händisch beschriftet wurden, geht heute vieles automatisiert vonstatten.

Die wichtigsten Schritte für eine effektive Reisekostenabrechnung

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Start-up oder um eine Firma handelt, die bereits seit Jahren am Markt ist: Nicht immer lassen sich Geschäftsreisen durch Videokonferenzen ersetzen. Wer sich auf eine möglichst effektive Reisekostenabrechnung verlassen möchte, sollte eine Spesensoftware in seinen Geschäftsalltag integrieren. Auf diese Weise ist es möglich, die entsprechenden Prozesse zu automatisieren und sich gleichzeitig ein Bild über den Status Quo zu verschaffen. Fragen, die in diesem Zusammenhang eine Rolle spielen können, sind unter anderem:

• Welche Arten von Ausgaben fallen in meinem Unternehmen an?
• Wie sollen Genehmigungen oder Ablehnungen (in Zukunft) gehandhabt werden?
• Welche Mitarbeiter werden an den entsprechenden Prozessen beteiligt sein?
• Sollen alle Ausgaben gleich behandelt werden oder gibt es – zum Beispiel mit Hinblick auf die Höhe – Abstufungen?
• Wie viele Personen sind am Genehmigungsprozess beteiligt? Muss eine bestimmte Reihenfolge eingehalten werden?

Die Antworten auf diese und weitere Fragen helfen dabei, eine Software zu finden, die den eigenen Ansprüchen gerecht wird und einen großen Schritt in Richtung „effektive Reisekostenabrechnung“ zu gehen.

Tools und Software für die Spesenabrechnung

Die Digitalisierung in Deutschland schreitet immer weiter voran, auch in Bezug auf Spesenabrechnungen – und das aus gutem Grund. Wer ein Tool gefunden hat, das sich auf unkomplizierte Weise integrieren lässt, hat nicht nur mehr Zeit für andere Aufgaben, sondern profitiert zudem von einer gesteigerten Flexibilität.

„Ganz nebenbei“ ist es mithilfe einschlägiger Tools möglich, Geld zu sparen und das berühmte „Papierchaos“ zu vermeiden. Denn Spesenabrechnungen lassen sich bequem online bearbeiten, genehmigen und weiterreichen. Durch Schnittstellen zu einer modernen Lohnabrechnungssoftware können Auslagen bei Geschäftsreisen automatisch mit dem monatlichen Gehalt ausgezahlt werden.

Auch von unterwegs reichen einige Klicks aus, um Ausgaben zu hinterlegen und sich einen Überblick über entstandene Reisekosten zu verschaffen. Auch praktisch: Da die Software-Lösungen regelmäßig aktualisiert werden, können sich alle Nutzer sicher sein, Neuerungen bei Richtlinien, zum Beispiel in Bezug auf Steuern, einzuhalten. Verbindungen zur Buchhaltung stellen somit kein Problem mehr dar.

Kurz gesagt: Automatisierung hilft Ihnen dabei, Spesenabrechnungen unkompliziert und ohne nennenswerten zeitlichen Aufwand zu erledigen.

Best Practices für die Optimierung Ihrer Reisekosten- und Spesenabrechnung

Die gute Nachricht ist, dass sich die Optimierung von Reisekostenabrechnungen leicht umsetzen lässt. Abgesehen davon, dass es wichtig ist, bereits im Rahmen der Planung unter anderem auf eine transparente Kommunikation und eine umfassende Reisekostenkalkulation zu setzen, haben sich die folgenden Best Practices in der Praxis bewährt:

Richtlinien für automatische Genehmigungen festlegen

Um sicherzustellen, dass ein zukünftiges Kostengenehmigungsverfahren Ihre Erwartungen erfüllt, ist es wichtig, sich mit den Details auseinanderzusetzen. Besonders praktisch ist es in diesem Zusammenhang, dass Ihnen eine moderne Reisekosten Software die meisten Schritte abnimmt und ein hohes Maß an Flexibilität bietet.

Ein Beispiel: Sie ärgern sich immer wieder darüber, dass die Bearbeitung von Anträgen so lange dauert? Durch die Nutzung moderner Software-Lösungen können Sie sich in Echtzeit über eingegangene Anträge informieren.

Gleichzeitig haben Sie über digitalisierte Genehmigungen die Chance, sich und Ihre Mitarbeiter zu entlasten. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass alle Spesen bis zur „Summe X“ vom System automatisch bewilligt werden, ohne dass es die explizite Zustimmung eines Verantwortlichen bräuchte. Alternativ können Sie weitere Richtlinien festlegen, dass zum Beispiel alle Spesen

• bestimmter Mitarbeiter,
• rund um ein spezielles Projekt oder
• in einem festgesetzten Zeitraum

genehmigt werden.

Hilfreiche Apps für die digitale Abrechnung unterwegs

Egal, ob als Angestellter oder als Freelancer: Wer heute auf Dienstreise geht, muss mit der Abrechnung seiner Kosten nicht mehr warten, bis er wieder zurück ist. Vielmehr ist es auf Basis von digitalen Abrechnungen und Apps heutzutage möglich, Belege wie Taxikosten, Verpflegung, Geschäftsessen und Co. wahlweise sogar noch am selben Abend hochzuladen.

Genau hieraus ergeben sich zahlreiche Vorteile, wie etwa

• eine schnellere Erstattung,
• die Möglichkeit, Budgets in Echtzeit zu überprüfen,
• eine transparente Arbeitsweise,
• eine deutliche Zeitersparnis.

Mitarbeiter-Schulungen für neue Tools und Prozesse anbieten

Damit gewährleistet ist, dass alle Mitarbeiter die Vorteile der digitalen Abrechnung tatsächlich nutzen, ist es ratsam, Schulungen anzubieten. Obwohl die meisten modernen Tools benutzerfreundlich und selbsterklärend sind, hilft gezieltes Training vor allem in der Einarbeitungszeit, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen.

Spesenprozess regelmäßig überprüfen und anpassen

Wie gut ein Spesenprozess funktioniert, ist von vielen Details abhängig. Zudem kann es sein, dass sich die Ansprüche und Abläufe mit der Zeit verändern. Das bedeutet: Im Idealfall sind Abrechnungsprozesse und die mit ihnen verbundenen Vorgaben nicht in Stein gemeißelt.

Wichtig ist, die unternehmensinternen Regelungen immer wieder zu kontrollieren und bewusst infrage zu stellen.

Spätestens, wenn:

• deutlich mehr Geschäftsreisen als in der Vergangenheit auf der Agenda stehen,
• Genehmigungsprozesse angepasst beziehungsweise vereinfacht werden sollen oder
• sich das Budget einer Kostenstelle verändert,

ist es an der Zeit zu überprüfen, ob die Vorgaben und Abläufe noch up to date sind. Jeder gute Spesenprozess braucht eine gewisse Flexibilität. Auch hier ermöglichen moderne Tools mit ihren individuellen Einstellungsmöglichkeiten eine unkomplizierte Anpassung.

Datenbasierte Analysen für die Bewertung und Kostenplanung nutzen

Eine Schnittstelle zwischen Lohn- und Spesenabrechnungen kann die Basis für zusätzliches Optimierungspotenzial schaffen und dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen – unter anderem, weil es mithilfe der entsprechenden Lösungen möglich ist, Daten in Echtzeit abzurufen und genaue Analysen zu erstellen.

Auf diese Weise helfen die Informationen, die aus Projekten der Vergangenheit gezogen werden können, dabei, in Zukunft noch genauer zu planen und Kostenfallen zu vermeiden. Datenbasierte Analysen liefern eindeutige Zahlen, auf deren Grundlage es kein Problem darstellen sollte, Budgets einzuteilen, wirtschaftlich zu arbeiten und Ausgangssituationen einzuschätzen. Dank genauer Reportings ist es möglich, die unternehmensinterne Kostenplanung zu optimieren.

Fazit: Automatisierte Spesenabrechnungen lohnen sich in vielerlei Hinsicht

Allein im Jahr 2022 wurden in Deutschland rund 222 Millionen Privat- und Geschäftsreisen ins Ausland gebucht. Eine transparente und übersichtliche Spesenabrechnungen unterstützt Unternehmen dabei, alle Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen, sauber abzurechnen, zu buchen und zu dokumentieren.

Wer hier Zeit und Mühe sparen möchte, kommt an einer digitalen Reisekostenabrechnung nicht vorbei. Als effektive Maßnahme zur Kostenkontrolle sorgt sie gleichzeitig dafür, dass die korrekte Abrechnung der Spesen nicht mehr Zeit als nötig in Anspruch nimmt.