Studie von Jabra und Lindberg International: Wie eine produktive Meeting-Kultur gelingen kann

Rosenheim – Nur wenn Knowledge Worker produktiv zusammenarbeiten können, gelingt Wertschöpfung. Dafür teilen sie ihr während des konzentrierten Arbeitens gewonnenes Wissen, beleuchten es kritisch und diskutieren mit Kollegen und Geschäftspartnern. Persönliche Meetings oder Audiokonferenzen sind die bevorzugten Arbeitsmethoden für den Wissenstransfer. Wie die aktuelle Studie des Audioexperten Jabra und des Marktforschers Lindberg International jedoch zeigt, sehen Mitarbeiter ihre persönliche Produktivität durch oftmals schlecht organisierte Meetings, umständliche Inbetriebnahme und mangelnde Audioqualität der verwendeten Freisprechlösungen bei Telefonkonferenzen negativ beeinflusst. Abhilfe können eine klare Agenda, gezielte Vor- und Nachbereitungen von Meetings sowie intuitiv bedienbare und vielseitig einsetzbare Audiolösungen schaffen.

Durchschnittlich 18 Tage im Jahr verbringen Knowledge Worker in Meetings und teilen dort ihr Wissen. In vielen Unternehmen hat sich jedoch eine Meeting-Kultur entwickelt, die Mitarbeiter häufig unmotiviert und dadurch unproduktiv zurücklässt. Für Firmen entstehen dadurch beträchtliche Unkosten: Alleine US-amerikanische Unternehmen beziffern die Kosten ergebnisloser Meetings auf 37 Milliarden US-Dollar jährlich.

Die aktuelle Studie von Jabra und den Marktforschern von Lindberg International untersucht, inwieweit Meetings die persönliche Produktivität beeinflussen und welche Aspekte hinderlich für die produktivere Zusammenarbeit sind.

Produktivitätskiller Meetings?

Mehr als 90 Prozent der Befragten geben an, durch persönliche Meetings entweder nur geringfügig produktiver zu sein oder sehen ihre eigene Produktivität teilweise oder stark verringert. Dennoch will die überwiegende Mehrheit der Befragten an der Meeting-Kultur ihres Unternehmens festhalten, da persönliche Gespräche mit Kollegen oder Geschäftspartnern Vertrauen schaffen und Transparenz fördern. Passende Arbeitsmittel und moderne Technologien können einen wichtigen Beitrag zu produktiven Meetings leisten. Zudem sollten Organisatoren auf einen strukturierten Zeitplan achten, ein Protokoll erstellen, deutliche Zielvorgaben setzen und einen definierten Teilnehmerkreis einladen.

Telefonkonferenzen stellen eine besondere Herausforderung an die produktive Zusammenarbeit dar: Hier ist schlechte Audioqualität der häufigste Grund für Ineffizienz. An erster Stelle führten die Studien-Teilnehmer mit 45 Prozent Verständigungsschwierigkeiten an, gefolgt von störenden Hintergrundgeräuschen mit 43 Prozent und mangelnder Audioqualität am anderen Ende der Leitung mit 39 Prozent. Hinzu kommen häufig technologische Hürden: Mehr als 30 Prozent bemängeln die zeitaufwändige Koordination von Telefonkonferenzen mit drei oder mehr Standorten und für 28 Prozent ist nicht eindeutig zu erkennen, ob die Konferenzlösung einwandfrei funktioniert.

Technologie ist der Schlüssel für erfolgreiche Telefon-Meetings

Die Technologie entscheidet über produktive Meetings: Wie die Untersuchung zeigt, verzögert sich ein Drittel aller Telefonkonferenzen wegen Installationsproblemen und 15 Prozent der Besprechungszeit geht für das Aufsetzen von Konferenzen verloren.

Aufgrund der Studienergebnisse legte Jabra bei der Entwicklung ihrer neuen Konferenzlösung besonderen Wert auf einfache Installation, intuitive Bedienung und klaren Klang. Mit dem Jabra Speak 810 lassen sich Konferenzen jederzeit mühelos aufsetzen: Die Freisprechlösung verbindet sich in sieben Sekunden wahlweise über ihren 3,5mm Klinkenstecker, die USB-Schnittstelle oder funkt schnurlos über Bluetooth. Damit bindet sie vom PC über den Laptop oder Tablet-PC bis zum Smartphone alle Endgeräte ein, lässt sich ohne Treiber oder zusätzliche Software sofort nutzen und ist mit führenden UC-Plattformen kompatibel. ZoomTalk-Technologie mit sechs Mikrofonen, als intelligente Richtmikrofone eingesetzt, erfassen Stimmen im Umkreis von bis zu fünf Metern und decken den kompletten Bereich von 360 Grad ab. Spricht ein Konferenzteilnehmer, fokussiert das Mikrofon auf dessen Stimme und blendet Hintergrundgeräusche aus. Jabra hat das Jabra Speak 810 für den Einsatz in mittelgroßen Konferenzräumen mit bis zu 100 m2 und für bis zu 15 Teilnehmer konzipiert. Über dezidierte Tasten an der Oberseite lassen sich Anrufe annehmen und beenden, die Lautstärke regulieren und die Stummschaltung aktivieren.

„Mit dem Jabra Speak 810 unterstreichen wir unsere Rolle als weltweit führender Hersteller von Freisprechlösungen. Durch unsere Studie wissen wir, wie Nutzer heute gerne arbeiten wollen. Unsere Aufgabe ist es, ihnen maßgeschneiderte Lösungen für die produktive Zusammenarbeit an die Hand zu geben“, sagt Diana Nour El Din, Managing Director, Business Solutions DACH.

Quelle: GN Netcom GmbH / epr